Email Retention và eDiscovery từ Zoho Mail
Dữ liệu là tài nguyên quý giá nhất của bạn. Hầu hết các thông tin quan trọng này nằm trong các trao đổi email. Tính năng Email Retention và eDiscovery của Zoho sẽ giúp bạn theo dõi, lưu trữ, tìm kiếm và khám phá dữ liệu ngay khi cần.
Tại sao cần đến eDiscovery - khám phá điện tử?
Mọi thành viên trong tổ chức không phải lúc nào cũng thực hiện theo chính sách email của doanh nghiệp. Hãy tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và luật duy trì email bằng cách thiết lập một cổng thông tin khám phá điện tử mạnh mẽ. Không chỉ giữ hộp thư của bạn được an toàn mà Zoho còn giữ các email được bảo mật chặt chẽ.
Đặc điểm Email Retention và eDiscovery từ Zoho Mail
Với quy trình lưu trữ Email và eDiscovery của Zoho, email của bạn sẽ được bảo mật và bảo vệ tốt nhất chưa từng có từ trước đến nay!
Tùy chỉnh lưu trữ dữ liệu quan trọng
Zoho Mail giúp quản trị viên dễ dàng tạo chính sách lưu trữ mặc định để giữ và bảo vệ email trên toàn tổ chức. Bạn có thể chọn Retain forever (luôn giữ lại) hoặc xác định khoảng thời gian giữ mail.
Tùy chỉnh chính sách lưu trữ
Chính sách mặc định có thể không phù hợp với một số nhu cầu lưu trữ. Tạo Custom retention policy – chính sách lưu trữ tùy chỉnh cho các yêu cầu cụ thể bằng cách thiết lập các điều kiện. Nó sẽ ghi đè lên chính sách mặc định và áp dụng cho tất cả các email phù hợp với điều kiện này.
Tự xác lập quy tắc
Tự động kiểm soát cách lưu trữ và khám phá điện tử của mình. Có thể chọn chỉ giữ lại email trong các thư mục hoặc email cụ thể được gửi từ một số tên miền nhất định, tùy thuộc vào set up của bạn.
Tìm kiếm nhanh chóng
Tìm kiếm những gì bạn cần nhanh chóng và chính xác với eDiscovery search. Bạn có thể tìm kiếm toàn bộ tổ chức hoặc chỉ các tài khoản cụ thể, bao gồm hoặc loại trừ thư rác hay email đã xóa. Bạn cũng có một danh sách các điều kiện để lựa chọn cho các truy vấn tìm kiếm.
Chuẩn bị dữ liệu
Doanh nghiệp của bạn hãy luôn sẵn sàng đối mặt với các cuộc điều tra pháp lý. Hãy chuẩn bị một tìm kiếm với các điều kiện truy vấn để tìm thấy những gì bạn cần. Giữ kết quả tìm kiếm ghi đè lên bất kỳ chính sách nào cho đến khi nó bị xóa.
Theo dõi mọi hoạt động
Mọi hoạt động bên trong cổng thông tin khám phá điện tử đều được theo dõi. Các báo cáo kiểm toán có thể được xem trước và tải xuống bất cứ khi nào cần thiết. Bạn cũng có thể xuất các tìm kiếm đã lưu và email lưu trữ để làm bằng chứng.
Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng Email Retention and eDiscovery
Email Retention and eDiscovery là gì?
Email Retention – Giữ lại email nghĩa là lưu lại một bản sao của tất cả các email trong tổ chức trong một khoảng thời gian được xác định trước.
eDiscovery – khám phá điện tử là quá trình mà tất cả các email được giữ lại có thể được tìm kiếm và truy cập với mục đích để lưu trữ chứng cứ pháp lý đề phòng cho các tình huống tiêu cực như ăn cắp bản quyền, đánh cắp dữ liệu, vu khống…
Tại sao một giải pháp khám phá điện tử là rất quan trọng khi sử dụng email?
Chính sách Email retention và eDiscovery giúp doanh nghiệp tuân thủ luật duy trì, xử lý các vụ kiện tụng, tránh làm giả nhân chứng và điều tra hành vi trộm cắp thông tin hoặc tranh chấp hợp đồng nếu có.
Các email từ tài khoản bị treo có được giữ lại không?
Email từ các tài khoản bị treo hoặc bị vô hiệu hóa cũng sẽ được giữ lại theo chính sách lưu giữ được xác định. Nhưng dữ liệu từ các tài khoản bị xóa sẽ bị xóa khỏi hệ thống của Zoho sau thời gian đã mặc định.
