Với doanh nghiệp, khách hàng có thể được xem là tài sản quý giá nhất. Việc hiểu rõ khách hàng của bạn cần gì và mong muốn gì từ tổ chức có thể giúp bạn đưa ra các chiến lược kinh doanh mang lại doanh thu hiệu quả hơn.
Thế nhưng sự thật là, hơn 60% doanh nghiệp hiện tại chưa biết cách quản lý dữ liệu khách hàng đúng cách. Hầu như tổ chức vẫn đang quản lý dữ liệu thủ công hoặc bằng các phần mềm đơn giản như Google Sheet hay Microsoft Excel.
Các phần mềm này không phải là không tốt. Nhưng không hiệu quả. Đã đến lúc bạn nên khai thác sức mạnh của công nghệ, của AI vào quản lý thông tin khách hàng. 5 phần mềm hàng đầu thế giới dưới đây sẽ giúp bạn làm điều đó.
1. Salesforce
2. Zoho CRM
3. HubSpot CRM
4. Microsoft Dynamics 365
5. Zendesk Sell
Trước hết, hãy tìm hiểu một số thông tin về phần mềm quản lý khách hàng là gì.
Nội dung chính
- 1. Phần mềm quản lý khách hàng là gì?
- 2. Tại sao nên có phần mềm quản lý khách hàng cho sales?
- 3. Một số bất lợi khác cho đội sales khi không có phần mềm quản lý khách hàng
- 4. Cách phần mềm quản lý khách hàng hoạt động để tăng hiệu quả cho đội sales
- 5. Cách chọn phần mềm quản lý khách hàng cho sales uy tín
- 6. Top 5 phần mềm quản lý khách hàng cho sales tốt nhất hiện nay
1. Phần mềm quản lý khách hàng là gì?
Phần mềm quản lý khách hàng hay phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng – CRM được hiệu là giải pháp quản lý và lưu giữ mọi thông tin liên hệ của khách hàng ở một nơi, tập trung, gọn gàng và dễ quản lý.
Ngay khi khách hàng có tương tác với tổ chức của bạn – phát sinh cuộc gọi, gửi email, chat, truy cập web, bình luận trên mạng xã hội, điền form… – phần mềm CRM sẽ ngay lập tức nắm bắt thông tin và tự động đưa vào bảng quản lý.
Từ bảng này, đội kinh doanh của bạn có thể nắm bắt toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng mà không phải điền thông tin theo dõi thủ công.
2. Tại sao nên có phần mềm quản lý khách hàng cho sales?
Tìm kiếm khách hàng là giai đoạn đầu tiên chúng ta tiếp xúc với khách hàng tiềm năng. Nhưng hầu hết các khách hàng tiềm năng của bạn chưa sẵn sàng để mua hàng ngay lập tức. Họ cần thời gian cũng như cần thêm nhiều thông tin để đưa ra quyết định.
Dựa vào các hành động mà khách hàng tương tác với doanh nghiệp của bạn, bạn có thể tăng thêm giá trị và tạo quy trình xây dựng mối quan hệ được cá nhân hóa hơn cho khách hàng, để họ cảm thấy được quan tâm tận tình và hào phóng “mở ví”.
Đó chính là lợi thế mà một phần mềm CRM mang lại cho tổ chức của bạn.
Nhưng tiếc thay, thay vì thiết lập mối liên hệ đó với khách hàng tiềm năng, một số công ty lại bỏ bê hoàn toàn và không bao giờ tương tác với khách hàng ngay cả khi họ đăng ký dịch vụ. Do đó, bạn đang tự mất đi một khách hàng có khả năng chuyển đổi cao thành khách hàng trung thành.
>> Xem thêm: Đề xuất phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
3. Một số bất lợi khác cho đội sales khi không có phần mềm quản lý khách hàng
1. Một sự thật là “40% đội ngũ bán hàng vẫn sử dụng các bảng tính và email để lưu trữ dữ liệu khách hàng”.
2. Mọi người lưu trữ dữ liệu ở những nơi khác nhau. Các kho dữ liệu khác nhau dẫn đến thông tin không đồng nhất. Điều này khiến việc theo dõi hoạt động của khách hàng tiềm năng trở nên khó khăn, khó hiểu và tốn thời gian. Chưa kể nó dẫn đến trùng lặp khách hàng và có thể dẫn đến xung đột, cạnh tranh trong đội ngũ.
3. Đội ngũ bán hàng không biết về hoạt động của khách hàng tiềm năng do quản lý dữ liệu không đúng cách và khả năng kết nối với khách hàng thấp hơn.
4. Khách hàng tiềm năng được tạo ra hầu hết không đủ tiêu chuẩn như thiếu các thông tin quan trọng. Đội sales không thể phân loại phù hợp và có thể dành hàng tháng trời cho những khách hàng không bao giờ chuyển đổi thành doanh số bán hàng, lãng phí công sức và thời gian.
Để tăng doanh số bán hàng và giữ chân khách hàng đồng thời cắt giảm chi phí, việc theo dõi các hoạt động bán hàng là rất quan trọng. Nó cần độ chính xác và quản lý hợp lý tất cả thông tin trong quá trình tạo Khách hàng tiềm năng.
4. Cách phần mềm quản lý khách hàng hoạt động để tăng hiệu quả cho đội sales
Hầu hết các phần mềm CRM sẽ thực hiện các nhiệm vụ dưới đây:
4.1 Thu thập thông tin khách hàng
Đây là một trong những vấn đề mà hầu hết các tổ chức đều phải đối mặt: thu thập dữ liệu của khách hàng tiềm năng từ nhiều nơi một cách tự động.
CRM giải quyết vấn đề này một cách thông minh. Phần mềm sẽ tự động ghi nhận thông tin khách hàng và phân bổ vào các trường cụ thể trong bảng quản lý. Một số phần mềm CRM nổi tiếng như Zoho CRM còn giúp bạn đồng bộ hóa dữ liệu từ tất cả các kênh khác nhau của doanh nghiệp, chứ không riêng gì khách hàng từ website.
CRM cho phép đội ngũ bán hàng của bạn theo dõi khách hàng hiệu quả, thu hút và nuôi dưỡng mọi khách hàng tiềm năng và cuối cùng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành doanh số bán hàng.
4.2 Đánh giá, phân khúc và phân phối
Hãy ngừng lãng phí thời gian vào những khách hàng không phù hợp – không phải đối tượng của bạn. Hãy chọn lọc và tập trung vào các khách hàng tiềm năng nhất.
Bằng các tiêu chí và bộ lọc thông minh, các phần mềm quản lý khách hàng CRM sẽ giúp bạn tự động hóa nhiệm vụ này.
Hệ thống sẽ phân đoạn khách hàng tiềm năng khi họ phát sinh tương tác. Việc phân đoạn này diễn ra dựa trên vị trí, sở thích, tính sẵn có của đại lý bán hàng và các tiêu chí khác do bạn xác định. Chúng dựa trên số liệu chứ không phải cảm nhận chủ quan của riêng nhân viên nào.
Sau đó, phần mềm sẽ chỉ định những khách hàng tiềm năng này cho nhân viên của bạn theo kiểu vòng tròn, cho phép mọi nhân viên bán hàng đều đạt được mục tiêu của họ.
4.3 Theo dõi hoạt động
Sau khi được phân khúc và nhân viên của bạn thực hiện các hành động phù hợp như gửi email chào mừng, gửi báo giá, gọi điện hay chat với khách hàng, các hoạt động này đều được ghi lại theo trình tự thời gian.
Bằng cách dựa vào các hoạt động này, đội ngũ của bạn có thể xác định các cơ hội tăng tốc tương tác/bán thêm/bán chéo nhằm thúc đẩy khách hàng tạo ra doanh thu nhiều hơn.
Hệ thống quản lý khách hàng cũng cho phép công ty của bạn đảm bảo tỷ lệ giữ chân khách hàng nhiều hơn, từ đó mang lại nhiều cơ hội bán hàng hơn vì lợi ích của bạn.
4.4 Tự động hóa nhiệm vụ và lời nhắc
Đừng bao giờ để nhân viên của bạn bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào. CRM sẽ được tự động hóa lời nhắc bằng cách gửi thông báo cho nhân viên của bạn các đối tượng nào cần được chăm sóc ngay.
Mặt khác, nó còn giúp đội ngũ bán hàng của bạn sắp xếp công việc bằng cách thông báo cho họ về bước tiếp theo trong quy trình bán hàng.
5. Cách chọn phần mềm quản lý khách hàng cho sales uy tín
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm CRM tốt, đồng bộ liền mạch với nhu cầu kinh doanh của mình, bạn phải lựa chọn một cách sáng suốt. Đảm bảo đánh dấu tất cả các thuộc tính quan trọng này trước khi xác nhận nó là phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
- Dễ sử dụng
- Thao tác dễ dàng
- Di chuyển dữ liệu dễ dàng từ bảng tính hoặc các công cụ CRM khác sang.
- Giao diện người dùng trực quan và đơn giản
- ROI cao
- Có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
- Có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm khác nhau
- Được đánh giá cao
- Lời chứng thực từ khách hàng hiện tại.
- Hỗ trợ sau bán hàng tận tình.
6. Top 5 phần mềm quản lý khách hàng cho sales tốt nhất hiện nay
Phần quan trọng và cuối cùng trong bài viết này là giúp bạn tổng hợp các phần mềm CRM tốt nhất hiện nay. Tìm hiểu ngay:
6.1 Salesforce
Ngay cả khi ngày càng nhiều phần mềm quản lý khách hàng ra đời hiện đại hơn, chi phí cạnh tranh hơn, Salesforce vẫn luôn duy trì vị trí dẫn đầu.
Có lẽ không có tính năng nào từ hệ thống CRM bạn muốn mà Salesforce lại không thể cung cấp. Salesforce là một CRM hạng nặng nổi tiếng. Nhờ khả năng trí tuệ nhân tạo (AI), người dùng Salesforce có thể tự động hóa nhiều tác vụ và hợp lý hóa quy trình làm việc của họ.
Tuy nhiên, với cấu trúc phức tạp và đòi hỏi trình độ kỹ thuật để vận hành, Salesforce phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn.
ƯU ĐIỂM:
- Một loạt các tính năng nâng cao và tùy chỉnh
- Tự động hóa từ báo giá thành hóa đơn
- Quy trình làm việc vượt trội và hiệu suất ổn định
- Dự báo doanh thu bán hàng trong tương lai, phân bổ nguồn lực hiệu quả và đưa ra quyết định thông minh hơn với các phân tích nâng cao
NHƯỢC ĐIỂM:
- Phần mềm phức tạp
- Chi phí cao
6.2 Zoho CRM
Zoho cung cấp một bộ phần mềm kinh doanh SaaS phong phú và Zoho CRM chính là công cụ nổi bật trong nhóm ứng dụng này.
Tính năng của Zoho CRM hoàn toàn đánh bại mọi đối thủ khác, ngay cả Salesforce cũng thất thế bởi Zoho CRM có lợi thế về giá cả.
Zoho CRM đã giành được giải thưởng phần mềm CRM được yêu thích nhất trên thế giới.
Có thể bạn quan tâm:
ƯU ĐIỂM:
- Bộ tính năng CRM hạng nặng chuyên sâu
- Khả năng tùy chỉnh gần như hoàn toàn, đưa Zoho CRM thành CRM của riêng bạn
- Hỗ trợ nâng cao bởi AI
- Các tính năng tích hợp ưu việt
- Khả năng mở rộng và tích hợp thêm rất mạnh
NHƯỢC ĐIỂM:
- Hầu hết các tính năng nâng cao chỉ có các phiên bản cao hơn với giá cao hơn
6.3 HubSpot CRM
HubSpot là công cụ kết hợp giữa CRM với marketing. Sự kết hợp này có thể giúp HubSpot trở nên hấp dẫn với nhiều doanh nghiệp, ngay cả khi bộ tính năng CRM của nó không phong phú bằng.
HubSpot cũng ghi điểm nhờ khả năng tiếp cận nhanh chóng, đưa vào sử dụng chỉ trong vòng vài tuần.
Nếu bạn đang bắt đầu từ đầu với CRM và muốn có các công cụ hỗ trợ marketing đi kèm, HubSpot có thể là một lựa chọn tốt. Cách tiếp cận tích hợp của nó có nghĩa là nhóm của bạn sẽ không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ. Tuy nhiên, cần tính toán ngân sách của bạn vì HubSpot có mức giá cao.
ƯU ĐIỂM:
- Bộ tính năng mạnh mẽ
- Phiên bản miễn phí hào phóng
- Hỗ trợ mới cho xử lý thanh toán tích hợp
NHƯỢC ĐIỂM:
- Một số tính năng phổ biến chỉ có ở mức giá cao hơn
- Một số tính năng phức tạp
6.4 Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 không chỉ đơn thuần là CRM, nó còn là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đa ngôn ngữ, đa tiền tệ.
Giải pháp này được thiết kế cho các công ty vừa và lớn, đồng thời hoàn toàn có thể tùy chỉnh và mở rộng thông qua nền tảng và công cụ phát triển phong phú. Dynamics 365 cung cấp nhiều công cụ để bán hàng, dịch vụ khách hàng, quản lý dịch vụ tại hiện trường, thu hút nhân tài, tài chính và vận hành, bán lẻ, tự động hóa dịch vụ dự án, tiếp thị, trí tuệ nhân tạo,…
Với Microsoft Dynamics 365, doanh nghiệp có thể hợp nhất các hoạt động, dự án, quy trình công việc và nhiệm vụ của mình trong một nền tảng tập trung nhằm hỗ trợ việc ra quyết định, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và hoạt động hiệu quả.
ƯU ĐIỂM:
- Phần mềm ấn tượng, dễ sử dụng
- UI tốt, gọn gàng và sạch sẽ
- Hỗ trợ nhanh và chi tiết
- Dễ dàng tích hợp với các công cụ khác
NHƯỢC ĐIỂM:
- Khả năng tùy chỉnh không cao
- Đòi hỏi kiến thức chuyên sâu
6.5 Zendesk Sell
Zendesk Sell cung cấp một hệ thống CRM hiện đại, dễ cài đặt và sử dụng, bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào. Zendesk được tích hợp rất nhiều công cụ CRM giúp doanh nghiệp của bạn tối đa hóa doanh thu bằng cách tăng năng suất, quy trình và khả năng hiển thị quy trình.
Zendesk Sell thậm chí còn có ứng dụng di động thân thiện với người dùng, đồng bộ hóa với trải nghiệm trên máy tính để bàn.
Nhìn chung, giao diện trực quan và có thể tùy chỉnh đồng nghĩa với việc ít rắc rối hơn: Nhóm của bạn có thể nhanh chóng tìm hiểu cách sử dụng tất cả các tính năng CRM bán hàng mạnh mẽ.
ƯU ĐIỂM:
- Chi phí tốt
- Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng
- Cung cấp khả năng xác định danh mục của riêng tổ chức để xây dựng quy trình bán hàng.
NHƯỢC ĐIỂM:
- Đồng bộ dữ liệu chậm
- Truy vấn dữ liệu chậm
- Khả năng tùy chỉnh thấp
Kết
Hi vọng bài viết đã cung cấp đủ chi tiết về các phần mềm quản lý khách hàng cho sales cũng như giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của việc có một phần mềm CRM cho tổ chức của mình.
Nếu vẫn còn băn khoăn, đừng ngần ngại cho chúng tôi biết vì sao tổ chức của bạn vẫn chỉ đang quản lý khách hàng thủ công và nhập liệu mỗi ngày. Chúng tôi sẽ có phương án cho vấn đề của bạn.
