[Quản trị viên] Tạo nhóm riêng tư trong Zoho Mail

Tổ chức có thể tạo nhóm riêng tư cho một đội, phòng ban cụ thể nhằm bảo mật thông tin mà vẫn giúp mọi người trao đổi, cộng tác hiệu quả hơn.

1. ĐỊNH NGHĨA NHÓM RIÊNG TƯ TRONG ZOHO MAIL

Tính năng tạo Private Groups – nhóm riêng tư hoặc nhóm kín là các nhóm email trong Zoho Mail chỉ có thể nhận email từ các thành viên của cùng một nhóm.

Các nhóm này được tạo ra nhằm mục đích liên lạc nhóm nội bộ, thiết lập cảnh báo, hợp tác công việc trong các nhóm,…

Private Groups có các tùy chọn để kiểm duyệt/từ chối các email được tạo bên ngoài nhóm. Vd: các nhóm có email chung là myteam@yourdomain.com, gamers@yourdomain.com, content@yourdomain.com. Theo mặc định, nếu bất kỳ ai ngoài nhóm gửi email đến Nhóm này, email sẽ được giữ để kiểm duyệt.

2. CÁC BƯỚC TẠO NHÓM RIÊNG TƯ

Các bước để tạo nhóm riêng tư:

Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển Zoho Mail bằng quyền Quản trị viên

Bước 2: Xác định vị trí các nhóm trên khung bên trái.

Bước 3: Chọn Add Group – Thêm nhóm

Bước 4: Ở cấp độ truy cập, chọn Group Members như hình bên dưới.

Bước 5: Cung cấp Tên nhóm, thành viên và người điều hành mong muốn và chọn tên miền từ trình đơn thả xuống.

Bước 6: Cung cấp một mô tả và nhấp vào Create Group để tạo nhóm.

Quản trị viên có thể tùy chỉnh các tùy chọn gửi email cho các email đến từ một người không phải là thành viên của nhóm. Theo mặc định, nếu bạn không chỉ định người điều hành nhóm, các email cho nhóm sẽ được gửi lại cho người gửi. Bạn có thể cài đặt kiểm duyệt email từ các thành viên bên ngoài trong Cài đặt nâng cao, nơi người điều hành hoặc quản trị viên sẽ xem xét email và chấp nhận hoặc từ chối chúng.

Cài đặt có thể được đặt để từ chối các email từ người khác. Trong trường hợp này, các email từ những người không phải là thành viên sẽ bị trả lại.

Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết 2021. Giải pháp email doanh nghiệp hàng đầu thế giới. 

3. CÀI ĐẶT GỬI EMAIL TRONG NHÓM RIÊNG TƯ

Các hướng dẫn bên dưới giúp bạn từ chối email từ tài khoản email bên ngoài gửi đến Email nhóm riêng tư.

Các bước từ chối email từ các thành viên không thuộc nhóm của bạn:

Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển Zoho Mail với tư cách quản trị viên
Bước 2: Vào phần Group trên khung bên trái.
Bước 3: Chọn Nhóm mà bạn muốn thực hiện thay đổi.
Bước 4: Chuyển đến tab Advanced như hình bên dưới để sửa đổi cài đặt gửi email.
Bước 5: Chọn Bounce back emails để từ chối các email từ tài khoản bên ngoài.

Khi bạn chọn tùy chọn này, tất cả các email bao gồm email trong tổ chức nhưng không thuộc nhóm sẽ bị trả về. Email chỉ từ các thành viên của nhóm sẽ được gửi.

Các bước kiểm duyệt email từ các thành viên không thuộc nhóm của bạn:

Khi người dùng bên ngoài Tổ chức gửi email đến Nhóm của bạn, email sẽ được giữ lại để phê duyệt và sẽ được gửi hoặc trả lại dựa trên quyết định của người quản lý email nhóm.

Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển Zoho Mail với tư cách quản trị viên
Bước 2: Vào phần Group trên khung bên trái.
Bước 3: Chọn Nhóm mà bạn muốn thực hiện thay đổi.
Bước 4: Chuyển đến tab Advanced như hình bên dưới để sửa đổi cài đặt gửi email.
Bước 5: Chọn Hold Mail for moderator Approval để kiểm duyệt các email từ tài khoản không thuộc nhóm.

Trong trường hợp bạn chọn tùy chọn Giữ email để phê duyệt nhưng nhóm không có bất kỳ người kiểm duyệt hoạt động nào thì Quản trị viên hoặc Quản trị viên cấp cao sẽ phải kiểm duyệt email cho nhóm.