Tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail Free trong 10 bước

Zoho Mail Free – Email tên miền doanh nghiệp miễn phí trọn đời, không mất thêm bất kỳ khoản phí nào

Dù sử dụng cho mục đích kinh doanh hay cá nhân, email vẫn là phương thức liên lạc đơn giản, tiết kiệm chi phí và hiệu quả nhất hiện nay.

Bất kể trong giai đoạn kinh doanh nào, email doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng, giống như địa chỉ văn phòng – duy nhất và đặc thù nhất của mỗi doanh nghiệp.

Email có thể được thiết lập thông qua nhiều nhà cung cấp email doanh nghiệp cả miễn phí và trả phí. Miễn phí tất nhiên là không mất tiền nhưng tiện ích rất hạn chế. Có phí đi kèm với nhiều ưu điểm vượt trội nhưng cũng tùy nhà cung cấp mà chi phí ban đầu là rất lớn.

Vậy nếu có một dịch vụ email tên miền doanh nghiệp miễn phí hoàn toàn lại vừa tích hợp nhiều tính năng vượt trội như những email có phí thì bạn có sử dụng không? Tất nhiên là có, bạn hoàn toàn có thể dùng thử, nếu hợp lý thì dùng tiếp không thì dừng, bạn chả mất gì cả!

Và email mà chúng tôi muốn nói đến chính là gói Zoho Mail Free. Cùng phân tích những ưu nhược điểm của gói này và cách để bạn đăng ký sử dụng ngay!

1. SƠ LƯỢC VỀ ZOHO

Mặc dù Zoho là cái tên còn xa lạ tại thị trường Việt, nhưng trên thế giới, Zoho đang là công ty cung cấp nhiều dịch vụ và phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây “đáng gờm” và đáng xem là đối thủ nhất hiện nay. Ngay cả Google hay Microsoft cũng phải đánh giá cao sự phát triển thần tốc của Zoho.

Về Zoho Mail, họ đã có hơn 50 triệu người dùng trên toàn cầu. Zoho Mail nhận được rất nhiều đánh giá tốt từ nhiều người dùng trên toàn thế giới, bạn có thể đọc tại getapp.com và trustradius.com.

ZOHO MAIL FREE là gói dịch vụ email doanh nghiệp mà Zoho muốn thông qua đối tác của họ là công ty Công Nghệ Mật Mã hỗ trợ đến doanh nghiệp siêu nhỏ tại Việt Nam.

2. GÓI ZOHO MAIL FREE CÓ ĐẶC ĐIỂM GÌ?

Một ưu thế nổi bật của Zoho Mail miễn phí chính là bạn được phép tạo email theo tên miền tổ chức của bạn, ví dụ sale@matma.com.vn.

Trên thị trường, chưa có bất kỳ dịch vụ nào cung cấp tính năng tạo email doanh nghiệp mà miễn phí cả. Đây có lẽ là “cứu cánh” cho các doanh nghiệp nhỏ, các start up cần sử dụng vốn vào việc đầu cơ thay vì đầu tư vào mua email. 

Để biết email ảnh hưởng như thế nào đến sự thành bại của một tổ chức thì mời bạn xem ngay: Email theo tên miền riêng – con “át chủ bài” cho doanh nghiệp phát triển

2.1 Ưu điểm của Zoho Mail Free

• Được tạo email theo tên miền doanh nghiệp tối đa 5 người dùng
• Dung lượng lưu trữ lên tới 1TB và 5GB lưu trữ miễn phí cho một tài khoản người dùng
• Giới hạn tệp đính kèm lên tới 25MB
• Hỗ trợ truy cập POP và IMAP
• Xác thực hai yếu tố
• Sắp xếp thư đến và đi sạch sẽ, an toàn và không bị quảng cáo, tin spam làm phiền
• Tuân thủ chính sách dịch vụ và bảo mật dữ liệu của Zoho
• Cung cấp lưu trữ email cho một tên miền

2.2 Nhược điểm của Zoho Mail Free

(Lưu ý: nhược điểm của gói Zoho Mail miễn phí được đánh giá dựa trên các tính năng tương tự chỉ có trên các gói có phí của Zoho Mail.)

• Bộ lọc thư rác hạn chế
• Thiếu các tìm kiếm đã lưu và các thư mục thông minh như bản có phí.
• Không thể sử dụng các mẫu email để trả lời tự động.
• Phải trả tiền nếu muốn thêm dung lượng lưu trữ bổ sung.
• Chỉ dùng trên web, không hỗ trợ các app trên di động
• Không có các tính năng cài đặt nâng cao và quyền quản lý của Quản trị viên như trong các gói có phí

Việc hạn chế một vài tính năng cũng là điều dễ hiểu. Tuy nhiên với một doanh nghiệp nhỏ, các tiện ích được cung cấp trong Zoho Mail miễn phí được đánh giá là khá đầy đủ. Khi doanh nghiệp phát triển, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp lên các gói Zoho có phí hoặc chuyển dữ liệu sang gói email có phí của nhà cung cấp khác đều tiện lợi và dễ sử dụng hơn.

>>Xem thêm: So sánh Zoho Mail miễn phí và Zoho Mail có phí: ngoài chi phí thì có gì khác biệt?

3. CÁCH TẠO EMAIL TÊN MIỀN DOANH NGHIỆP MIỄN PHÍ VỚI ZOHO MAIL

Làm theo các bước dưới đây để tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí với Zoho.

3.1 Các bước chuẩn bị

Trước khi đăng ký, bạn cần có tên miền.

Bạn cần mua một tên miền mới thông qua các dịch vụ tên miền ở Việt Nam. Nếu thấy chưa cần thiết, zoho free có cung cấp một email theo tên miền của Zoho là username@zohomail.com trong khi cài đặt.

Nếu đã có tên miền thì tiếp tục làm theo các bước dưới đây.

3.2 Các bước thực hiện

Bước 1: Truy cập vào link này, điền thông tin và nhấn Sign up

Bước 2: Xác minh qua điện thoại.

Bước 3: Chọn username@yourdomain.com và chuyển qua bước tiếp theo.

Bước 4: Khi quá trình đăng ký kết thúc, bạn sẽ được hướng dẫn đến trang xác minh tên miền. 

Zoho mail cần xác minh quyền sở hữu tên miền của bạn để hoàn tất quy trình. Điều hướng đến Verify Domain và sau đó di chuyển đến Select your DNS Manager.

Mở rộng menu thả xuống và chọn nhà cung cấp tên miền cụ thể. Bạn có thể chọn Others nếu nhà cung cấp email không được đề cập trong các tùy chọn có sẵn.

Zoho Mail cho phép bạn xác minh tên miền bằng:

• Phương pháp CNAME
• Phương pháp TXT
• Phương pháp HTML

Bước 5: Chọn phương pháp mà bạn muốn và làm theo hướng dẫn. Trong bài, chúng tôi ví dụ xác thực bằng CNAME.

Bước 6: Đăng nhập vào tài khoản tên miền. Sau đó điều hướng đến tab DNS trong tên miền.

Bước 7: Thêm bản ghi CNAME mới và nhập các giá trị được cung cấp bởi Zoho Mail như hình dưới đây:

Bước 8: Sau khi được cấu hình đúng cách, hãy quay lại Cài đặt tên miền của Zoho Mail và nhấp vào Proceed to CNAME Verification.

Bước 9: Trong cửa sổ bật lên, hãy xác nhận rằng mọi thứ được cấu hình đúng, chỉ cần nhấp vào nút Verify Now.

Bước 10: Sau khi bạn hoàn thành các bước xác minh, bạn sẽ được hướng dẫn đến một trang mới yêu cầu tạo một địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã tạo admin@wpcomxxxx.com. Sau khi tạo, truy cập phần vào Zoho Workplace và chọn mail. Hoặc vào trực tiếp bằng link này.

2. KIỂM TRA EMAIL GỬI ĐẾN TỪ TÀI KHOẢN ZOHO MAIL

Để xem tài khoản Zoho Mail của bạn đã hoạt động chưa, hãy gửi một email đến một email khác của bạn.

Đây là cách email Zoho hiển thị khi đã hoạt động.

>> Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết 2021. Giải pháp email doanh nghiệp hàng đầu thế giới. 

3. CÀI ĐẶT NHẬN EMAIL ĐẾN TÀI KHOẢN ZOHO MAIL FREE

Để nhận email đến tài khoản Zoho Mail vừa tạo, bạn cần đặt bản ghi MX trong tên miền.

Hãy truy cập vào Bảng điều khiển Zoho Mail và vào tab Domains. Tại đây, bạn sẽ thấy các giá trị khác nhau cho các bản ghi MX. Nếu bạn không chắc chắn cách thiết lập bản ghi MX cho tên miền tương ứng của mình hãy liên hệ với công ty đăng ký tên miền của bạn.

Lưu ý: Có thể mất tới 24 giờ để cập nhật các bản ghi MX. 

KẾT

Zoho Mail cũng chỉ là một trong hàng trăm các dịch vụ email tên miền khác, bạn hoàn toàn có các lựa chọn thay thế.

Tuy nhiên yếu tố đáng để bạn cân nhắc Zoho ở đây là: Không nhiều dịch vụ email đám mây bỏ rất nhiều thời gian và chi phí để khai thác sức mạnh của điện toán đám mây nhưng lại cung cấp hoàn toàn miễn phí!

Đây thật sự là phương án bạn có thể cân nhắc và sử dụng, nhất là trong giai đoạn mới thành lập, đang phát triển và dồn sự quan tâm vào các vấn đề khác thay vì phải bận tâm tìm cách tạo email theo tên miền doanh nghiệp.

Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm: Các giải pháp email doanh nghiệp nổi tiếng khác từ Google, Microsoft và Zoho.