Trước đại dịch, làm việc từ xa chỉ là “đặc quyền” của một số ít nhân viên. Giờ đây, làm việc từ xa đang trở thành xu thế của thời đại nhờ sự trợ giúp của công nghệ hiện đại.
Một câu hỏi lớn đặt ra, có cách nào tốt nhất để thúc đẩy sự hợp tác của mọi người trong nhóm?
Đối với hầu hết các công ty, câu trả lời là sử dụng tính năng chia sẻ tệp dựa trên đám mây, nền tảng quản lý tài liệu và các công cụ năng suất khác. Nhìn chung, các nền tảng dựa trên đám mây là một món quà “trời cho” đối với những người làm việc từ xa vì chúng tương thích trên mọi thiết bị.
Nội dung này sẽ thảo luận về các ứng dụng văn phòng của Zoho Workplace – Zoho Writer, Zoho Sheet và Zoho Show và tại sao chúng là những lựa chọn thay thế tuyệt vời cho các nền tảng cồng kềnh hơn khác.
Nội dung chính
1. ZOHO WRITER – Soạn thảo văn bản thông minh, giàu tính năng
Zoho Writer là nền tảng hoàn hảo để tạo tài liệu văn bản và dễ dàng chia sẻ phản hồi trong thời gian thực.
Một trong những điểm hấp dẫn độc đáo Writer là nó loại bỏ chức năng thanh công cụ khi bạn đang soạn thảo. Một giao diện “sạch” và “không bị phân tâm” để bạn chỉ tập trung hoàn toàn vào văn bản trước mắt.
Writer cũng được trang bị các công cụ hỗ trợ để giúp bạn khai thác tối đa bài viết của mình. Nền tảng sẽ cho bạn gợi ý về chính tả, ngữ pháp và một số tiêu chí quan trọng khác nhưng thường bị bỏ qua.
Mức độ dễ đọc và văn phong được cho điểm dựa trên số lượng các câu trong một tài liệu. Nhìn chung, Writer giúp bạn tối ưu văn bản một cách hiệu quả hơn.
Ứng dụng có thể được sử dụng trong bất kỳ trình duyệt nào và tính năng chia sẻ tài liệu tương thích với Google Drive, iCloud, Dropbox và thậm chí cả WordPress.
Một trong những lợi thế của việc chia sẻ tệp bằng Zoho Writer là tài liệu có thể được cộng tác cho cả những người bên ngoài tổ chức.
Ví dụ: Trong khi phỏng vấn, bạn có thể chia sẻ một tài liệu cho một ứng viên với quyền được chỉnh sửa nhưng được bảo vệ với mật khẩu và ngày giờ hết hạn. Khi hết giờ, ứng viên này sẽ tự động không thể truy cập vào tài liệu nữa.
2. ZOHO SHOW – Diễn thuyết với hình ảnh và nội dung sinh động
Zoho Show là một trong những ứng dụng ấn tượng nhất được tìm thấy trên Zoho.
Zoho Show cho phép người dùng tạo các bài thuyết trình bằng slide độc đáo và hấp dẫn với khả năng chia sẻ bằng URL. Cộng tác viên cũng có thể nhận xét trên file và theo dõi các thay đổi thông qua chức năng lịch sử.
Nền tảng trình chiếu cho phép người thuyết trình tạo ra các hình ảnh động ấn tượng. Nhưng có lẽ tính năng tốt nhất là chức năng cho phép người dùng ghi lại các bài thuyết trình của họ như thể chúng đang được thực hiện trực tiếp.
Zoho Show có thể được xuất bản, phát trực tiếp trong thời gian thực và có thể được chia sẻ cho những người không phải là thành viên của tổ chức.
>>Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí dành cho doanh nghiệp chi tiết.
3. ZOHO SHEET – Nhiều dữ liệu hơn với ít công việc hơn
Sheet cho phép bạn tạo bảng tính tương tự như Google Sheer nhưng với một tính năng bổ sung được gọi là Zia Insights có thể chuyển đổi dữ liệu của bạn ngay lập tức và tự động thành biểu đồ hình tròn và các đồ họa khác để thêm một chút hứng thú trực quan và khả năng đọc cho dữ liệu của bạn.
Các số liệu hoặc báo cáo được thống kê dưới dạng biểu đồ giúp việc theo dõi và đánh giá dễ dàng hơn. Ngoài ra còn có hơn 350 công thức tích hợp cũng như khả năng tạo các hàm tùy chỉnh của riêng bạn.
Bạn thậm chí có thể lập trình Zoho Sheet để lấy dữ liệu từ Zoho Mail, Zoho Books và nhiều ứng dụng Zoho khác. Chia sẻ và cộng tác liền mạch giữa các ứng dụng của Zoho mà chỉ cần kết nối internet ổn định, an toàn để hoàn thành công việc.
4. ZOHO WORKDRIVE – “Nhà kho” dữ liệu an toàn bảo mật trên đám mây
Zoho WorkDrive tích hợp cả ba ứng dụng văn phòng trực tuyến này và hơn nữa hoạt động như một ngôi nhà duy nhất cho tất cả các dữ liệu văn phòng của bạn.
Bạn có thể lưu các file của mình trong một nhóm, tập thể hoặc thư mục cá nhân tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Ngay cả khi bạn muốn tạo tài liệu trong Thư mục nhóm, Zoho WorkDrive cho phép bạn cài đặt đây là tài liệu nháp hay đã được xuất bản chính thức. Bạn cũng có thể kiểm soát mức độ truy cập mà mỗi thành viên có thể có.
Tất cả các ứng dụng này đều đã có sẵn app cho các thiết bị iOS và Android. Bạn có thể tạo, chia sẻ, đánh giá và cộng tác với team của mình mọi lúc, mọi nơi.
Kết
Mọi công cụ mới đều cần thời gian để trải nghiệm và so sánh. Từ đó bạn mới có thể chọn được công cụ phù hợp nhất với nhu cầu và sở thích của mình.
Và nếu đang có ý định đăng ký sử dụng Zoho Workplace, chúng tôi hoàn toàn tin rằng, ngoài email, Workplace cũng sở hữu các ứng dụng làm việc rất ấn tượng và thông minh. Nó giúp bạn làm việc nhanh và hiệu quả hơn thay vì cứ manh mún từng nhiệm vụ trên những nền tảng khác nhau.
Thêm nữa, dữ liệu của bạn luôn được đảm bảo an toàn với cả Zoho. Dữ liệu của bạn không được bán cho bên thứ ba để thu lợi nhuận.
Hãy trải nghiệm!
