Giải pháp điện toán đám mây cho doanh nghiệp đang chứng kiến cuộc đua từ nhiều nhà cung cấp mà trong đó, Microsoft, Google và Zoho đang giành thế thượng phong. Vậy đâu mới là lựa hoàn hảo nhất cho mọi người dùng văn phòng?
Nội dung chính
1. Tổng quan về bộ giải pháp cho doanh nghiệp của Microsoft, Google và Zoho
Thời gian gần đây, người dùng đang chứng kiến vị trí đứng đầu từ bộ Office của Microsoft – bộ ứng dụng cho doanh nghiệp nổi tiếng nhất đang bị lung lay. Bộ ứng dụng cho PC có phần lỗi thời vì không thể sử dụng online. Hàng loạt các ông lớn công nghệ đang lấn sang thị trường này.
Tận dụng lợi thế có thể lưu trữ online của điện toán đám mây nhưng tiết kiệm chi phí hơn, Microsoft, Google và Zoho không chỉ dừng lại ở bộ công cụ cho dân văn phòng như soạn thảo tài liệu, bản trình chiếu, bản trình bày, chat nhóm… mà còn tích hợp cả email doanh nghiệp (tenban@tendoanhnghiep.com) và các công cụ bổ trợ khác.
Nói cách khác, cả 3 nhà cung cấp giải pháp điện toán đám mây này đều muốn người dùng sử dụng toàn bộ giải pháp của họ mà không cần đến một giải pháp nào khác.
Chúng tôi có thể tóm tắt tổng quan về 3 dịch vụ này:
- Zoho Workplace – giải pháp cho doanh nghiệp có giá tốt nhất hiện nay
- Google Workspace (trước đây là G Suite) – giải pháp bảo mật hàng đầu hiện nay
- Microsoft 365 – giải pháp có số lượng người dùng lớn nhất hiện nay
2. Nhận định rõ hơn về vị thế của Microsoft, Google và Zoho
Không phải ai cũng am tường công nghệ, có nhiều người lại rất “mù công nghệ”. Nhưng Microsoft, Google và Zoho đã cung cấp các bộ phần mềm giúp việc sử dụng dễ dàng hơn. Điều này góp phần tạo nên sự thành công với hàng triệu triệu người dùng của cả 3 hãng trên toàn cầu.
2.1 Zoho Workplace – giải pháp điện toán đám mây cho doanh nghiệp của Zoho
Zoho nổi tiếng với Zoho CRM và điều này khiến nhiều người cho rằng Zoho là một công cụ tiếp thị. Nhưng nền tảng này có thể làm được nhiều điều hơn cho bạn chứ không là chỉ giúp đỡ các nhóm tiếp thị.
Zoho cũng cung cấp các giải pháp làm việc trong văn phòng với Zoho Workplace tương tự như Google Workspace và Microsoft 365.
Về email doanh nghiệp, Zoho có gói Zoho Mail Free miễn phí tối đa cho 5 người dùng với các tính năng: 5GB cho mỗi người dùng, giới hạn tệp đính kèm 25MB, được lưu trữ email cho một tên miền, tuân thủ chính sách dịch vụ của Zoho. Đây được xem là sự hỗ trợ rất có giá trị của Zoho cho các doanh nghiệp siêu nhỏ vì hầu hết email doanh nghiệp hiện nay đều là gói trả phí.
Về các ứng dụng khác như soạn thảo văn bản, gọi thoại và video, chat nhóm,… Zoho Workplace cũng có các giải pháp tương tự. Zoho cũng có thể cung cấp dịch vụ lưu trữ tích hợp với cả các ứng dụng từ Google và Microsoft, do đó, có rất nhiều tính linh hoạt.
Nhìn chung, khả năng tích hợp và đồng bộ nhiều ứng dụng khác nhau trong cùng một nền tảng của Zoho vượt trội hơn hẳn Google và Microsoft. Đội ngũ kỹ thuật của Zoho đã dành rất nhiều tâm huyết để hoàn thiện một “bảng điều khiển mọi trong một” rất mượt mà và dễ sử dụng. Đây cũng là châm ngôn hoạt động mà Zoho Workplace được ra đời: tích hợp mọi thứ trong một, đơn giản để sử dụng, dễ dàng trong mọi thao tác.
Đăng ký ngay Zoho Mail Free tại đây – sở hữu tên miền doanh nghiệp cho 5 người dùng! Gói hỗ trợ cho doanh nghiệp siêu nhỏ từ Zoho Corporation qua công ty Mật Mã – đối tác ủy quyền của Zoho tại Việt Nam.
2.2 Google Workspace – giải pháp điện toán đám mây của Google
Google Workspace là một tập hợp các công cụ và ứng dụng mà Google cung cấp, với các tùy chọn nâng cao có sẵn. Google đã làm việc chăm chỉ trong nhiều năm để phát triển nhiều công cụ khác nhau. Có thể bạn đã quen thuộc với một số trong số chúng như Gmail và Google Docs.
Bất kỳ doanh nghiệp nào, từ một người làm việc tự do đến một công ty lớn, đều có thể sử dụng Google Workspace để tạo, cộng tác, giao tiếp và nói chung là làm việc hiệu quả trong nhiều tình huống.
Một số tính năng của Google Workspace ở cấp độ cơ bản như:
- Gmail dành cho doanh nghiệp
- Google Meet cho hội nghị truyền hình
- Google Calendar để thiết lập các sự kiện và cuộc hẹn
- Google Docs để tạo nội dung trực tuyến
- Google Keep để tạo và lưu ghi chú
- Google Sheet để tạo bảng tính và tổ chức
- Google Drive cho bộ nhớ đám mây của Google
- Google Chat để nhận tin nhắn nhóm nhanh
- Truy cập vào các ứng dụng Google Workspace qua Google Marketplace
- …và hơn thế nữa
Từ quan điểm của quản trị viên CNTT, giao diện người dùng (UI) của Google Workspace rất sạch sẽ và đơn giản.
Về mặt bảo mật, vì tài khoản Workspace của công ty đi kèm với email nên việc quản lý hiệu quả người dùng trở thành một nhiệm vụ cơ bản, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể không cần chức năng sâu hơn do nền tảng IDM quy mô đầy đủ cung cấp. Mặc dù vậy, Google vẫn hỗ trợ một số tính năng khá phức tạp ở đây, bao gồm xác thực hai yếu tố (2FA) ở cấp tài khoản.
Còn với cấp độ doanh nghiệp lớn trên 300 người dùng, Google Workspace bổ sung một số tính năng khác, bao gồm các chính sách lưu trữ email và trò chuyện, eDiscovery cho email, cuộc trò chuyện lên đến 1TB dung lượng lưu trữ và báo cáo kiểm toán. Cung cấp bổ sung tính năng ngăn chặn mất dữ liệu cho Gmail và Google Drive, tích hợp lưu trữ của bên thứ ba và bảo mật nâng cao, cùng với phân tích nhật ký bằng BigQuery.
Và có thể nói, khả năng bảo mật dữ liệu trên đám mây đang là ưu thế của Google.
Xem chi tiết Bảng giá Google Workspace mới nhất 2021 giảm đến 40% độc quyền tại Mật Mã.
2.3 Microsoft 365 – dịch vụ điện toán đám mây của Microsoft
Microsoft 365 cũng cung cấp nhiều tính năng tương tự Google Workspace với các ứng dụng để giao tiếp, cộng tác, làm việc nhóm, email, bảo mật và bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Microsoft 365 là một nền tảng lớn hơn và phức tạp hơn Workspace. Một số công cụ của nó không tích hợp tốt với nhau như các ứng dụng của Google và các tính năng cộng tác không dễ sử dụng. Người dùng sẽ phải dành nhiều thời gian hơn để tìm hiểu cách mọi thứ trong Microsoft 365 khớp với nhau.
Về khả năng tích hợp ứng dụng, Google Workspace chủ yếu được thiết kế để sử dụng độc lập mà không cần tích hợp nhiều với các ứng dụng bên ngoài. Mặt khác, Microsoft 365 có khả năng tương thích với hàng trăm ứng dụng dành cho doanh nghiệp của bên thứ ba. Microsoft cũng thường xuyên mua lại các công ty và thêm các ứng dụng đã được đổi thương hiệu vào dịch vụ của mình, ví dụ như Wunderlist.
Đây cũng là định hướng để G Suite được đổi tên thành Google Workspace. Vì họ hiểu rằng, người dùng không thích bị bó buộc vào một sản phẩm/dịch vụ nào cả, chi bằng cung cấp thêm cho họ cách để sử dụng các ứng dụng khác ngay trong dịch vụ của mình.
Xét về giao diện người dùng, bạn sẽ thấy rằng các ứng dụng của Microsoft có xu hướng phức tạp hơn rất nhiều. Họ có thể làm được nhiều việc hơn, nhưng thật khó để sử dụng chúng ngay lập tức.
Microsoft 365 cũng giúp các chuyên gia CNTT dễ dàng kết hợp bộ năng suất văn phòng cơ bản với các công cụ nâng cao hơn để mang lại cho người dùng nhiều khả năng hơn vì nó dễ dàng tích hợp với nhiều nền tảng kinh doanh khác của Microsoft. Các nền tảng này bao gồm nền tảng kế toán và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) Dynamics 365, ứng dụng Microsoft Power BI dành cho doanh nghiệp thông minh (BI) và nền tảng Microsoft SharePoint Online.
3. Bảng tổng hợp một số tính năng của Microsoft 365, Google Workspace và Zoho Workplace
TÍNH NĂNG | Microsoft 365 | Google Workspace | Zoho Workplace |
|---|---|---|---|
| Giá cả (VND/user/năm) | 1.885.000 | 1.885.000 | 960.000 |
| Email theo tên miền doanh nghiệp | ✔ | ✔ | ✔ |
| Chia sẻ email | ✔ | - | ✔ |
| Thu hồi email | ✔ | ✔ | ✔ |
| Nhiệm vụ nhóm | ✔ | - | ✔ |
| Lưu trữ trực tuyến | OneDrive 1TB | Google Drive 30GB - không giới hạn | Zoho WorkDrive 5GB - Không giới hạn |
| Lịch | ✔ | ✔ | ✔ |
| Group Tasks | ✔ | - | ✔ |
| Group Notes | ✔ | - | ✔ |
| Gọi thoại và video | MS Teams | Google Meet | Zoho Cliq |
| Giới hạn tệp đính kèm | 150MB | 25MB | 1GB |
| Bộ ứng dụng trực tuyến | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mạng nội bộ của nhóm | MS Sharepoint | Google Site | Zoho Connect |
| Trình xử lý văn bản | MS Word | Google Docs | Zoho Writer |
| Bảng tính | MS Excel | Google Sheet | Zoho Sheet |
| Bảng thuyết trình | MS PowerPoint | Google Slide | Zoho Show |
| Ứng dụng di động | ✔ | ✔ | ✔ |
| Phiên bản cho PC | ✔ | ✔ | ✔ |
Tổng kết
Bạn hoàn toàn có thể dùng thử trước khi mua vì cả 3 dịch vụ điện toán đám mây này đều cung cấp bản miễn phí từ 15 – 30 ngày. Tuy nhiên, bản miễn phí thường bị giới hạn khá nhiều tính năng nên trải nghiệm sẽ không trọn vẹn.
Bạn có thể mua gói 1 năm hoặc theo tháng, trải nghiệm, đánh giá và sau đó quyết định chuyển qua dịch vụ khác cũng không phải là vấn đề. Vì phải nói rõ, chi phí có thể khác nhau, nhưng các tính năng của một bộ ứng dụng văn phòng là tương quan nhau.
Bên cạnh đó, vì đang bán chung một “chiếc bánh”, cả 3 nhà cung cấp đều muốn khẳng định mình là dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, cho nên cả 3 đều cung cấp công cụ hỗ trợ di chuyển dữ liệu từ nhà cung cấp bất kỳ trước đó sang dịch vụ của họ mà không ảnh hưởng đến quá trình làm việc của bạn Hãy thoải mái trong việc lựa chọn vì chẳng có gì là tuyệt đối cả.
Tham khảo thêm bảng so sánh chi phí của 3 gói trên tại đây.
Tuy nhiên, trên cương vị là đối tác của Zoho tại Việt Nam, đồng thời đã sử dụng Google Workspace và Microsoft 365 trước đó, Mật Mã nhận thấy sự phù hợp và tương thích hoàn toàn của Zoho với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp mới thành lập. Zoho không chỉ gỡ bỏ nỗi lo về chi phí mà còn giải quyết các vấn đề về công nghệ. Có lẽ, bộ giải pháp của Zoho được sinh ra là để dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hi vọng bạn sẽ có sự lựa chọn phù hợp. Hoặc đăng ký dùng thử cả 3 giải pháp trên miễn phí:
Đội ngũ Mật Mã sẵn sàng hỗ trợ.
