Vốn dĩ là 2 đối trọng nặng ký trong làng công nghệ, 2 đại diện của bộ giải pháp đám mây cho doanh nghiệp Google Workspace và Microsoft 365 cũng nghiễm nhiên trở thành đối thủ của nhau.
Microsoft và Google đang tham gia vào một cuộc chiến gay cấn để trở thành lựa chọn của doanh nghiệp bằng các bộ phần mềm và dịch vụ năng suất dựa trên đám mây. Cùng phân tích chi tiết các tính năng và giá cả của 2 bộ ứng dụng điện toán đám mây Google Workspace và Microsoft 365.
Nội dung chính
1. MICROSOFT 365 VÀ GOOGLE WORKSPACE LÀM ĐƯỢC GÌ?
Microsoft 365 và Google Workspace là một bộ công cụ năng suất cho phép bạn thực hiện các tác vụ kinh doanh phổ biến trên “đám mây” (môi trường internet) bằng trình duyệt web.
Bao gồm các tác vụ:
- Gửi email
- Quản lý lịch
- Tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày
- Hop video và hội nghị truyền hình
- Quản lý tập tin
- Cộng tác nhóm
Microsoft 365 cũng cung cấp một loạt các ứng dụng dành cho máy tính để bàn – các chương trình mà bạn cài đặt trên máy tính của mình, thay vì sử dụng trực tuyến.
Cả hai sản phẩm gần đây đã trải qua một lần thay đổi tên – Microsoft 365 được gọi là Office 365, Google Workspace được gọi là G Suite – tất nhiên đi kèm nhiều tính năng được cải tiến.
Điện toán đám mây nói chung và 2 giải pháp đặc thù này nói riêng, về giá trị, chúng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn chi phí khổng lồ đầu từ cho hệ thống cơ sở vật chất công nghệ, đội ngũ kỹ thuật viên chuyên dụng, chuyên gia vận hành và bảo trì thiết bị cũng như các rủi ro về rò rỉ dữ liệu, hỏa hoạn hay lũ lụt…
2. TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT 365 VÀ GOOGLE WORKSPACE
Email doanh nghiệp Google Workspace hay Microsoft 365 luôn là bộ ứng dụng văn phòng được chọn lựa hàng đầu bởi tính phổ biến và độ tin cậy. Tuy nhiên, chúng vẫn có những đặc tính khác biệt. Chúng tôi sẽ chia nhỏ những ưu nhược điểm của mỗi giải pháp để giúp bạn chọn giải pháp đám mây phù hợp nhất.
2.1 Google Workspace là gì?
Google Workspace là bộ phần mềm cung cấp email doanh nghiệp và các công cụ làm việc cho dân văn phòng dựa trên đám mây được “nâng cấp” từ ứng dụng G Suite quen thuộc. Hiện tại, các gói G Suite chỉ còn khả dụng đến hết ngày 31/3/2021.
Google Workspace – một G Suite ngày càng hoàn thiện hơn
Để đơn giản hơn định nghĩa thì, các ứng dụng bạn đã quen thuộc như Gmail, Google Drive, Google Meet… đã được nâng cấp lên tầm cao mới với nhiều tính năng thông minh và dung lượng lưu trữ lớn. Các tính năng này chỉ có khi bạn sử dụng Google Workspace.
Sau nhiều lần cải tiến, Google App đến Google App For Work và G Suite, thì nay Google Workspace đã gần như toàn diện với các tính năng:
- Dịch vụ email doanh nghiệp với Gmail quen thuộc nhưng giàu tính năng hơn, thay đổi cách thức giao tiếp và hoạt động của toàn công ty.
- Lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây dễ dàng, mọi nơi với Google Drive, Google Sheet, Google Docs…
- Không gian lưu trữ lớn từ 30GB cho mỗi người dùng cho gói cơ bản Starter đến bộ nhớ không giới hạn các gói Standard, Plus và Enterprise (1TB cho mỗi người dùng cho nhóm dưới 5 người).
- Các ứng dụng kinh doanh nổi tiếng và hữu ích, tăng cường khả năng cộng tác với Gmail, Google Meet, Google Site, Google Current… để giúp giao tiếp nhóm và kết nối với khách hàng dễ dàng.
2.2 Microsoft 365 là gì?
Microsoft 365 là bộ giải pháp đám mây giúp với các ứng dụng làm việc dành cho dân văn phòng nổi tiếng nhất hiện nay. Đây cũng là giải pháp có hơn 1.2 tỷ người dùng toàn cầu. Các công cụ “nhẵn mặt” với người dùng là bộ Office, Outlook, OneDrive và Microsoft Teams (nhưng giàu tính năng hơn trong đám mây).
Cùng điểm qua một số điểm nổi bật của Microsoft 365:
- Microsoft Teams – Cho phép chia sẻ tệp, gọi thoại, tổ chức các cuộc họp trực tuyến,… nhanh chóng và liền mạch cho hàng nghìn người cùng lúc.
- Bộ nhớ OneDrive – Nhận 1TB bộ nhớ OneDrive được xây dựng trên đám mây, cho phép bạn truy cập tài liệu của mình bất cứ khi nào.
- Các ứng dụng Office mạnh mẽ – Có quyền truy cập vào các ứng dụng Office thông minh như Word, Excel và PowerPoint trong Microsoft 365.
- Outlook và Exchange – Nhận email thông minh và khả năng lên lịch trình đồng bộ với Outlook và Exchange.
Với Microsoft 365, bạn có thể bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của mình bằng các tính năng bảo mật tích hợp cho công việc từ xa, được hỗ trợ bởi các tiêu chuẩn bảo mật toàn cầu của Microsoft. Microsoft 365 bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn bằng cách:
- Bảo vệ chống lại các mối đe dọa trực tuyến – Bảo vệ doanh nghiệp của bạn chống lại lừa đảo, phần mềm độc hại, ransomware, spam và các mối đe dọa an ninh mạng khác.
- Cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu – Cho phép bạn bảo vệ thông tin doanh nghiệp của mình chống lại tội phạm mạng và truy cập trái phép.
- Bảo mật công việc từ xa – Bảo vệ dữ liệu của công ty bạn ngay cả khi dữ liệu đó được truy cập từ các thiết bị cá nhân của nhân viên.
- Thiết lập danh tính và quản lý truy cập – Thiết lập, quản lý người dùng và thiết bị khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Tóm lại, Microsoft 365 giúp bạn tập trung nhiều hơn vào việc đổi mới, tập trung ít hơn vào việc quản lý nhân sự và giảm thiểu các công việc thủ công, rườm rà.
3. SO SÁNH CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA MICROSOFT 365 VÀ GOOGLE WORKSPACE
Luôn là “kỳ phùng địch thủ” trên hầu hết các mặt trận, vậy xét ở khía cạnh ứng dụng cho doanh nghiệp Microsoft 365 hay Google Workspace thắng thế hơn? Cùng phân tích chi tiết:
3.1 So sánh đặc điểm email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp Google Workspace với đại diện là Gmail, Microsoft 365 với đại diện là Outlook và Exchange.
| Tính năng | Gmail | Outlook và Exchange |
| Email doanh nghiệp | Email theo tên miền | Email theo tên miền |
| Bộ nhớ email | 30GB – không giới hạn (theo gói) | 30GB |
| Giới hạn kích thước tệp đính kèm | 25MB | 150MB |
| Lưu trữ đám mây | Google Drive 30GB | OneDrive 1TB |
| Chia sẻ thư mục | không | không |
| Chia sẻ email | không | có |
| Thu hồi email | không | có |
| App trên điện thoại và máy tính | Có trong mọi gói | Có (trừ gói Basic ko có ứng dụng cho máy tính) |
Gmail của Google đã quá quen thuộc. Gmail trong Google Workspace cung cấp hàng loạt các tính năng thông minh nhờ sức mạnh của đám mây. Ví dụ, bạn có thể đăng nhập nhiều email trong cùng một ứng dụng và chuyển đổi dễ dàng mà không cần phải đăng suất, đăng nhập; Google sẽ gửi cảnh báo cho bạn khi tài khoản của bạn được truy cập trên một thiết bị để tăng cường bảo mật.
Ngoài ra, giao diện thân thiện, trực quan, dễ sử dụng của Gmail giúp bạn làm việc nhanh hơn, giúp tổ chức triển khai và đưa vào sử dụng nhanh hơn mà không cần đào tạo. Mặc dù Outlook và Exchange đã quá quen thuộc với người dùng nhưng nhìn chung bảng điều khiển của email vẫn còn khá rối.
Về dung lượng lưu trữ, Outlook và Exchange có dung lượng khá lớn, đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng cho cả các doanh nghiệp lớn, có khối lượng dữ liệu khổng lồ. Gmail bị giới hạn hơn vì tùy thuộc vào từng gói đăng ký, bản thấp nhất chỉ cung cấp 30GB dung lượng mail và bảo cao nhất (gói Business dưới 300 người dùng) mới được 5TB.
Về khả năng sử dụng, Gmail dễ sử dụng hơn vì dùng chung giao diện với Gmail miễn phí – nền tảng mail đã quá quen thuộc đi kèm với bố cục trực quan, dễ hiểu ngay cả với những người lần đầu sử dụng email. Outlook hay Exchange của trong Microsoft 365 tích hợp nhiều tính năng đi kèm với cấu trúc rườm rà. Đây chưa phải là lựa chọn tốt cho những người mới sử dụng ứng dụng mail lần đầu.
Giao diện sử dụng của Outllook
Đánh giá điểm số 1 : 0 nghiêng về Gmail Google Workspace.
3.2 So sánh về giá cả
Cả Microsoft 365 và Google Workspace đều được cung cấp dưới dạng SaaS nhiều tùy chọn gói với giá khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, cụ thể:
Google Workspace cung cấp các gói Business cho doanh nghiệp dưới 300 người dùng bao gồm:
- Google Workspace Business Starter: 1.320.000 VND/user/năm
- Google Workspace Business Standard: 3.016.000 VND/user/năm
- Google Workspace Business Plus: 5.655.000 VND/user/năm
- Google Workspace Enterprise dành cho doanh nghiệp trên 300 người dùng (giá liên hệ hãng hoặc đối tác của hãng).
(Giá theo giá thị trường Việt Nam, giá đa giảm, xem bảng giá toàn cầu tại đây)
Microsoft 365 cung cấp các gói Business cho doanh nghiệp dưới 300 người dùng:
- Microsoft 365 Business Basic: 786.000 VND/user/năm
- Microsoft 365 Business Standard: 3.142.000 VND/user/năm
- Microsoft 365 Business Premium: 6.284.000 VND/user/năm
- Microsoft 365 Apps for Business: 2.600.000 VND/user/năm
(Giá theo giá thị trường Việt Nam, giá đã giảm xem bảng giá toàn cầu tại đây)
Có thể thấy, với các gói tương đương (như Microsoft 365 Business Basic và Google Workspace Business Starter), Microsoft chỉ bằng 60% chi phí của Google. Ngay cả khi gói Business Starter đang có chương trình giảm phí 20% tại Việt Nam (còn 1.320.000 vnd) thì giá vẫn cao hơn Microsoft 365 Business Basic.
Ngoài ra, Microsoft 365 cho phép bạn mua các gói hỗn hợp sao cho đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng. Ví dụ, bạn có thể mua 50 giấy phép Basic; 50 giấy phép Business Premium cho các đội nhóm có nhu cầu cộng tác và làm việc nâng cao. Trong khi đó, Workspace không có gói hỗn hợp, bạn chỉ có thể mua một loại giấy phép cho một domain.
Tuy nhiên, cả Google Workspace và Microsoft 365 đều giới hạn dưới 300 người dùng. Đăng ký trên 300 người dùng bạn phải liên hệ để chọn giải pháp cao cấp hơn, với chi phí đắt đỏ hơn. Riêng về khoản này Google và Microsoft chưa tối ưu bằng Zoho Workplace.
Đánh giá điểm số: 1 : 0 cho Microsoft 365.
>> So sánh giá Google Workspace | Microsoft 365 | Zoho Workplace
3.3 So sánh số lượng tính năng tích hợp
Xét về tính năng, cả Microsoft 365 và Google Workspace gần như “full option”.
Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều là hệ sinh thái đám mây ấn tượng khi có thể tích hợp hàng trăm công cụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau ngay trong một gói duy nhất! Cả 2 giải pháp không chỉ giúp bạn từng bước số hóa môi trường làm việc để tập trung tốt hơn vào mục đích duy nhất là: làm sao để tăng trưởng doanh thu!
Ngay cả khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba Microsoft 365 và Google Workspace đều làm rất rất tốt! Tuy nhiên, Microsoft 365 có phần nhỉnh hơn với hơn 400 ứng dụng có sẵn (mua giấy phép và không mua giấy phép) được tích hợp trong Microsoft Teams. Đồng thời khả năng tích hợp của Microsoft cũng dễ thực hiện hơn Google Workspace.
Ngược lại, khả năng tùy biến và sử dụng của Workspace lại hiểu quả hơn. Một phần nhờ giao diện thân thiện, một phần nhờ sự phổ biến.
Việc cung cấp một trải nghiệm làm việc, cộng tác và giao tiếp liền mạch hiệu quả cho chính bạn cũng đồng thời đem lại một dịch vụ/sản phẩm tốt hơn cho chính khách hàng. Nó góp phần sâu sắc vào việc nâng cao trải nghiệm số cho khách hàng và mang sự tin cậy giá trị cho doanh nghiệp của bạn.
Đánh giá điểm số 1 : 1
3.4 So sánh khả năng bảo mật
Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu của mọi giải pháp đám mây. Và có lẽ, không dịch vụ nào có thể làm tốt được điều này giống như các tập đoàn lớn là Microsoft, Goolge và Zoho.
Google Workspace và Microsoft 365 đều được hãng tích hợp hàng loạt các giải pháp bảo mật tuân thủ chính sách của ngành và luôn kèm cam kết. Dữ liệu của bạn thuộc về bạn, và an toàn với chính nhân viên hãng.
Xét trên góc độ người dùng, bạn sẽ sử dụng email không có quảng cáo và spam bởi bộ lọc và các tính năng chống spam, chống lại các mối đe dọa của Google Workspace và Microsoft 365 hoạt động rất tốt.
Với cấp độ quản trị viên, bạn có toàn quyền kiểm soát email đến và đi, người dùng nào được phép hoặc không được phép chia sẻ | nhắn tin | gửi tài liệu đến một đối tượng cụ thể. Ví dụ, bạn có quyền không cho người dùng bên trong tổ chức gửi mail đến các miền không thuộc tổ chức. Email chỉ được sử dụng trong nội bộ nhằm ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
Google Workspace và Microsoft 365 đều giúp bạn an tâm hơn khi sử dụng email đám mây của họ.
Xét trên góc độ pháp lý, với các gói cao cấp, Google Workspace và Microsoft 365 cung cấp tính năng eDiscovery (Vault trong Google Workspace) và sao lưu dữ liệu nhằm phục vụ cho các vấn đề pháp lý, bằng chứng trước tòa nếu có tranh chấp xảy ra. Sao lưu dữ liệu nhằm giảm thiệt hại do thiên tai như lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do con người. Dữ liệu của bạn được sao lưu an toàn trên đám mây, có thể sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào. Tuy nhiên, các tính năng này chỉ có sẵn trên các gói cao cấp.
Cả hai phần mềm đều có các cam kết ràng buộc trong hợp đồng là không sử dụng dữ liệu người dùng trái phép. Tuy nhiên Google có thể bất lợi hơn vì điều tiếng “bán dữ liệu người dùng cho bên thứ ba” vẫn tồn tại. Điều này cũng ảnh hưởng không ít đến đánh giá của khách hàng về Google Workspace.
Đánh giá điểm số 1 : 1
>> Các dịch vụ đám mây uy tín sẽ bảo vệ dữ liệu của bạn như thế nào?
3.5 So sánh khả năng mở rộng và nâng cấp
Nhìn chung, các dịch vụ đám mây dưới dạng SaaS đều dễ dàng mở rộng, nâng cấp hoặc hạ cấp mà không gây tổn thất gì cho doanh nghiệp. Google Workspace và Microsoft 365 cũng vậy.
Bạn chỉ cần mua đúng số lượng giấy phép theo nhu cầu. Nghĩa là chỉ trả tiền cho những gì sử dụng mà không cần nâng cấp cơ sở hạ tầng, thiết bị máy móc gì thêm. Bạn cũng có thể bổ sung người dùng, dung lượng theo nhu cầu hoặc theo thời vụ (như các ngành du lịch, bất động sản).
Tại Việt Nam, Workspace và Microsoft 365 là giải pháp đám mây cung cấp tùy chọn mua theo năm (không tính theo tháng). Cách này giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn so với việc trả hàng tháng và cũng giảm áp lực con số cho bộ phận tài chính, kế toán.
Nếu bạn chỉ cần thêm dung lượng email hoặc dung lượng lưu trữ, cả Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các gói riêng. Bạn chỉ cần trả phí cho gói dung lượng mua thêm.
Đánh giá điểm số 1 : 1
3.6 So sánh khả năng sử dụng cho người dùng
Không khó để Google được điểm cộng bởi người dùng không còn xa lạ với Gmail, Google Drive hay Google Docs…. Thiết kế giao diện của Google cũng tinh giản. Mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất. Đây cũng là một trong các lý do quan trọng khiến người dùng ưa chuộng Gmail doanh nghiệp của Google Workspace.
Microsoft 365 mặc dù cải tiến khá nhiều nhưng giao diện sử dụng vẫn giữ nét đặc trưng như bộ Office. Điều này giúp bạn tiếp cận nhanh hơn. Nhưng cấu trúc hệ thống có phần phức tạp. Bạn cần được đào tạo để có thể khai thác triệt để tính năng của các ứng dụng MS365.
Còn với ai chưa sử dụng cả Microsoft 365 và Google Workspace thì Zoho là lựa chọn “dễ thở” hơn.
Đánh giá điểm số 1 : 0 cho Google Workspace.
3.7 So sánh khả năng hỗ trợ khách hàng
Trên phương diện là đối tác, chúng tôi dành lời khen cho cả Microsoft 365 và Google Workspace. Họ luôn giải đáp thắc mắc của khách hàng ngay khi có thể với thông tin chi tiết nhất.
Với người dùng thông thường hoặc các tổ chức nhỏ lẻ, họ sẽ phải mất thời gian để tìm người hỗ trợ. Việc đăng ký Microsoft 365 và Google Workspace thông qua đối tác và sử dụng quyền lợi hỗ trợ từ đối tác sẽ giúp bạn khắc phục vấn đề nhanh hơn.
Về phía Google Workspace, thời gian hỗ trợ sẽ tùy vào theo gói đăng ký. Với gói Business dưới 300 người dùng, bạn được hỗ trợ 8h/5 ngày (giờ hành chính). Trong khi đó, MS365 cung cấp khả năng hỗ trợ như nhau cho mọi gói.
Microsoft 365 và Google Workspace có cung cấp các gói dùng thử lên đến 30 ngày.
Đánh giá điểm số 1 : 0 cho Microsoft 365.
4. KHI NÀO NÊN CHỌN GOOGLE WORKSPACE? KHI NÀO CHỌN MICROSOF 365?
Dựa trên điểm số của 7 tiêu chí đánh giá trên đây thì… vẫn không phân được thắng bại. 2 giải pháp đều được 4 điểm.
Microsoft 365 phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên Microsoft 365 đòi hỏi bạn cần có nhân viên IT. Kỹ thuật có thể hỗ trợ sử dụng, tùy chỉnh chính sách người dùng và quản lý tốt hơn. Trong trường hợp này thì chỉ có các doanh nghiệp lớn mới có thể đầu tư đội IT. Ngoài ra, ngoài các công cụ quen thuộc như bộ Office, Outlook, OneDrive, các công cụ như Teams, SharePoint, Planner cần được đào tạo để bạn khai thác hiệu quả các tính năng của chúng.
Trong khi đó, bạn có thể triển khai Workspace nhanh chóng cho tổ chức lên đến vài nghìn người dễ dàng. Workspace cũng không đòi hỏi quá cao về nhân viên IT. Các hướng dẫn sử dụng dành riêng cho quản trị viên và người dùng của Workspace rất chi tiết.
>> Microsoft, Google và Zoho: Trận chiến chiếm ưu thế bộ ứng dụng văn phòng và hơn thế nữa
Lời kết
Nhìn chung, cả Google Workspace và Microsoft 365 cung cấp các chức năng tương tự. Cả hai đều là bộ ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây hàng đầu hiện nay. Chúng giúp các doanh nghiệp làm việc hiệu quả và dịch chuyển lên môi trường kỹ thuật số dễ dàng.
Theo đánh giá từ khách hàng thì:
- Khoảng 50% người dùng thích Google Workspace bởi độ thân thiện và dễ sử dụng, họ không cần mất thời gian để nghiên cứu.
- Khoảng 50% người dùng còn lại thích Microsoft 365 hơn bởi giúp họ tiết kiệm ngân sách hơn, có kèm bộ Office và Outlook quen thuộc.
Vẫn chưa chọn được giải pháp phù hợp? Hãy gọi ngay cho chuyên gia đám mây của MMGROUP để được tư vấn.
Bạn sẽ không thể tìm thấy ở đâu nguồn tư liệu so sánh trực quan hơn ngoài kinh nghiệm thực tiễn của MMGROUP. Chúng tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp 3 giải pháp này cho hàng triệu người dùng. Đăng ký dùng thử, trải nghiệm thật email doanh nghiệp nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng từ Google, Microsoft và Zoho:
Nguồn: https://mmgroup.vn/dich-vu-dien-toan-dam-may-google-workspace-microsoft-365/
