Email theo tên miền riêng – con “át chủ bài” cho doanh nghiệp phát triển

Doanh nghiệp luôn cần định danh trong mắt khách hàng là một tổ chức chuyên nghiệp. Email theo tên miền riêng vừa là “hình thức” vừa là “công cụ” giúp doanh nghiệp thật sự ghi điểm trong mắt khách hàng ở nhiều khía cạnh.

Thừa nhận đi, có phải chính bạn cũng đánh giá một doanh nghiệp thông qua email của họ? Nhưng chắc bạn không biết một email sẽ tác động như thế nào đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ vẫn cần đến một email theo tên miền riêng.

Lý do vì sao một tổ chức cần có một địa chỉ email tên miền riêng lại quan trọng đến như vậy? Cùng phân tích.

1. 3 khía cạnh doanh nghiệp “bị” tác động mạnh nếu không có email theo tên miền riêng

Mật Mã sẽ đặt email qua ba lăng kính: thương hiệu, kinh doanh và pháp lý của một doanh nghiệp và phân tách để thấy sự ảnh hưởng của nó.

1.1 Về mặt thương hiệu

Trước khi nghĩ đến những chiến lược marketing, PR thương hiệu khủng nào đó, hãy tạo một email riêng trước đã. Trước hết là… rẻ, tiếp theo là SỰ CẦN THIẾT.

1.1.1 Sự chuyên nghiệp

Một địa chỉ email như yourname@yourbrand.com hoặc yourname@yourwebsite.com không chỉ có vẻ chuyên nghiệp hơn mà còn tăng thêm uy tín cho doanh nghiệp của bạn.

Email là một trong những “cầu nối” giữa doanh nghiệp và khách hàng. Khi họ cần liên hệ, email là hình thức họ nghĩ đến đầu tiên. Hãy tạo ấn tượng và ghi điểm với khách hàng thông qua email của bạn.

Nó cũng mang lại sự công nhận ngay lập tức cho doanh nghiệp. Khi bạn sử dụng các dịch vụ email miễn phí, khách hàng sẽ tự hỏi bạn là ai? Có đáng tin không? và hơn 50% số khách hàng quyết định không liên hệ với các tổ chức không có email tên miền cụ thể.

1.1.2 Định danh hình ảnh

“Ấn tượng đầu tiên là ấn tượng cuối cùng”. Khẳng định này vẫn đúng trong môi trường kinh doanh.

Bỏ hết tất cả các yếu tố khác về màu sắc, logo, tên thương hiệu (thường không phải là độc nhất) thì email chính là “hình thức” định danh hình ảnh của thương hiệu nhanh nhất trong tâm trí khách hàng.

1.1.3 Dễ quảng bá

Một địa chỉ email chuyên nghiệp sử dụng tên miền giúp khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin công ty và vào website của bạn khi muốn biết thêm thông tin trước khi liên hệ. Điều này cũng góp phần rất lớn để lấy niềm tin của họ, rằng bạn là một doanh nghiệp hợp pháp.

Đây cũng là một tài nguyên giúp tiếp thị thương hiệu tuyệt vời – bất kỳ email nào bạn gửi hoặc bất cứ khi nào bạn để lại chi tiết liên hệ của mình với ai đó, bạn cũng sẽ cung cấp cho họ một liên kết dễ dàng đến trang web của bạn. Bạn cũng có thể thống kê được lượt truy cập của khách hàng vào web có bắt nguồn từ email hay không (thông qua một số công cụ marketing) và chuẩn bị tốt hơn để phục vụ truy vấn của họ trên website của mình.

Hãy chắc chắn rằng ấn tượng mà khách hàng tiềm năng nhận được về thương hiệu của bạn sẽ không bị hủy hoại bởi một địa chỉ email miễn phí!

1.1.4 Tính minh bạch

Bạn có biết cách kiểm tra tính hợp lệ và uy tín của một doanh nghiệp hoặc một cá nhân vừa gửi email cho bạn không?

Rất đơn giản – chỉ cần kiểm tra phần mở rộng email của nó. Các tổ chức minh bạch, rõ ràng sẽ có website hoặc tính pháp lý khớp với @brandname.com hoặc @websitename.com. 

Khách hàng cũng có nhu cầu kiểm tra tính minh bạch của bạn như vậy.

Ngoài ra, hãy đặt mình vào vị trí khách hàng: nếu bạn đang suy nghĩ về việc chi tiêu một số tiền kha khá vào một công ty, bạn có chắc sẽ đầu tư vào các công ty có email của nhân viên bán hàng kiểu MoonLuv235@gmail.com hay là kiểu sales@mmgroup.vn?

Sử dụng địa chỉ email miễn phí làm giảm giá trị bạn muốn cung cấp cho khách hàng của mình. Và họ quá bận rộn để đi tìm hiểu BẠN LÀ AI trong khi các đối thủ của bạn đã định danh chính mình bằng email tên miền tùy chỉnh.

>>Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết 2021. Giải pháp email doanh nghiệp đám mây ổn định. 

1.2 Về mặt kinh doanh

Chắc hẳn bạn đã từng thấy cái email kiểu sale@brandname.com, chamsockhachhang@website.com,… Sau mỗi email như thế này là cả một hệ thống quản lý tuyệt vời sau đó. Khám phá ngay!

1.2.1 Quản lý đội nhóm

Các địa chỉ email chuyên nghiệp được cung cấp bởi các giải pháp như Microsoft 365, G Suite, Zoho Mail… thường đi kèm với các tính năng như chia sẻ lịch, cộng tác email… giúp việc cộng tác với các đồng nghiệp của bạn dễ dàng hơn nhiều.

Bạn có thể gửi và quản lý các yêu cầu hội họp, xem lịch của đồng nghiệp và kiểm tra tính khả dụng của họ, thậm chí tổ chức các cuộc họp ảo và làm việc trên các tài liệu được chia sẻ cùng một lúc bằng các loại công cụ này.

Ngoài ra, nếu có bất kỳ nhân việc nào nghỉ việc, không thể nào họ mang theo email cá nhân với thông tin doanh nghiệp của bạn chứ?

1.2.2 Quản lý có hệ thống

Các đơn vị cung cấp dịch vụ email theo tên miền luôn phân quyền rõ ràng giữa quản trị viên và người dùng email. Từ quyền này, các quản trị viên có thể kiểm soát email người dùng của tổ chức dễ dàng hơn, hệ thống hơn và nhanh chóng xử lý hoặc khắc phục các lỗi phát sinh nhanh hơn.

Quản trị viên có toàn quyền quản lý cách thức gửi và nhận email của tổ chức, trao từng quyền cụ thể cho từng người dùng có chức năng khác nhau…. Từ đó có thể thấy, tính chuyên môn hóa của doanh nghiệp sẽ cao hơn, quản lý công việc cũng hiệu quả hơn.

1.2.3 Tiết kiệm chi phí

Hầu hết email được mua theo tên miền doanh nghiệp đều là email có phí. Và chỉ có email có phí mới bao gồm nhiều tính năng trên đây.

Khi đã mua, bạn sẽ được hỗ trợ về mặt cài đặt email, thiết lập email cho toàn bộ thành viên tổ chức, thiết lập các bảo mật, đồng bộ dữ liệu… mà không cần đầu tư cho một đội IT (trừ khi doanh nghiệp của bạn đề cao tính bảo mật dữ liệu và hiện có hàng trăm người dùng).

1.2.4 Không bị thư rác làm phiền

Hãy nghĩ đến một trải nghiệm email tốt hơn, tập trung tối đa vào công việc thay vì phải check và loại bỏ tin rác, tin quảng cáo hằng ngày. 

Các email được đăng ký theo tên miền thường giúp doanh nghiệp loại bỏ quảng cáo và lọc thư rác trước khi cho phép chúng xuất hiện trong hộp thư của bạn.

>> Bấm xem ngay: spam mail là gì? không muốn nhận mail từ 1 địa chỉ. Hạn chế tối đa spam mail.

1.3 Về mặt pháp lý

Việt Nam đang nằm trong số các nước có tỉ lệ bị lừa đảo qua email khá cao. Tỷ lệ tấn công cao nhất ở Nga là 18,7%, ở Mỹ là 12,9%, 9,9% ở Ấn Độ, 6,2% ở Đức và 3,34% ở Việt Nam (theo Kaspersky Lab).

Để bảo mật thông tin và tránh các khả năng lừa đảo, hãy sử dụng email theo tên miền riêng ngay.

1.3.1 Bảo mật thông tin cấp độ doanh nghiệp

Nếu bạn chủ yếu dựa vào email để liên lạc với khách hàng của mình thì rủi ro rò rỉ thông tin là rất cao, nhất là khi sử dụng tài khoản email miễn phí. Chúng ta đang buộc hình ảnh của chính mình cho bên thứ ba mà không kiểm soát được.

Ngược lại, dù chúng ta vẫn đang sử dụng dịch vụ email của bên thứ ba, nhưng mua email theo tên miền riêng sẽ trao cho bạn khả năng bảo mật cao hơn với nhiều lớp và quy trình xác thực tài khoản.

Bên cạnh đó, các quản trị viên cũng có quyền thiết lập các chính sách bảo mật email và áp dụng cho người dùng tổ chức, phù hợp nhất với tổ chức của bạn.

1.3.2 Bảo mật dữ liệu

Người ta biết rằng các nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí phải đối mặt với các cuộc tấn công phần mềm độc hại và bị hack liên tục, ngoài ra còn dễ bị spam. Chúng thiếu các biện pháp bảo mật cần thiết và do đó không phù hợp để được sử dụng cho các hoạt động bí mật của một doanh nghiệp, ngoài ra bạn không có toàn quyền kiểm soát email của chính mình.

Tuy nhiên, bạn nhận được nhiều tính năng bảo mật trong địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp bảo vệ bạn khỏi các cuộc tấn công hack, spam và phần mềm độc hại.

Bạn có thể cài đặt các plugin bảo mật thích hợp và duy trì bảo mật cho hệ thống email của bạn như bạn muốn, vì bạn có toàn quyền kiểm soát nó. Bạn có thể thêm, thay đổi mật khẩu và xóa một tài khoản theo ý của bạn.

1.3.3 Sao lưu và bằng chứng

Các dịch vụ email miễn phí có khả năng cao bị sập, bị hack và thậm chí bị đóng cửa mà không có cảnh báo nào cho người dùng.

Nếu bạn không thực hiện sao lưu thường xuyên các email, bạn có thể bị mất thông tin có tầm quan trọng rất cao, gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp của bạn.

Với email doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được một bản sao lưu được cài đặt với công ty lưu trữ email theo SLA (Service Level Agreement – Thỏa thuận cấp độ dịch vụ) và yên tâm về việc bảo vệ dữ liệu quan trọng. Điều này sẽ giữ cho dữ liệu của bạn an toàn, có thể truy cập được, với sự bảo vệ quyền riêng tư hoàn toàn trong tay bạn, do đó không bao giờ khiến doanh nghiệp của bạn bị gián đoạn.

2. Mẹo chọn và sử dụng email theo tên miền riêng sao cho hiệu quả nhất

Làm theo các bước đơn giản dưới đây để tạo cho doanh nghiệp một email chuyên nghiệp ngay từ bây giờ:

2.1 Các bước tạo email theo tên miền tùy chỉnh

Bước 1: Trước khi bạn thiết lập tài khoản email được cá nhân hóa, bạn cần đăng ký tên miền của mình. Phần thứ hai của địa chỉ email của bạn sau biểu tượng @ sẽ là tên miền đã đăng ký của bạn, ví dụ nguyenvana@tenmien.com

Nên nhớ, để email tùy chỉnh của bạn có tác động như bạn muốn, hãy đảm bảo bạn chọn tên hoàn hảo cho tên miền của mình. Xem thêm ở mục bên dưới.

Tìm hiểu, so sánh và lựa chọn các đơn vị cung cấp tên miền uy tín cả trong và ngoài nước. Đừng chú ý quá nhiều đến chi phí, hãy chú ý nhiều đến lợi ích mà họ cung cấp, xem đâu là nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.

Bước 2: Sau khi đăng ký tên miền, bạn cần đăng ký dịch vụ lưu trữ email. Máy chủ email của bạn sẽ xử lý mọi vấn đề kỹ thuật và xử lý việc lưu trữ và quản lý phụ trợ cho email của bạn. Thông thường, máy chủ web của bạn cũng sẽ cung cấp dịch vụ lưu trữ email.

Bước 3: Khi bạn có máy chủ email, bạn có thể quyết định nửa đầu (trước ký hiệu@) của địa chỉ email mới của bạn.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ gắn nhãn hộp thư ảo (bí danh email) của họ theo bộ phận như sales@mydomain.com hoặc bạn có thể sử dụng các tên như honganh@mydomain.com. Bởi vì đây là địa chỉ email tùy chỉnh của bạn, bạn có thể làm cho nó bất cứ điều gì bạn muốn!

Bước 4: Để hoàn tất việc tạo email mới của bạn với một miền tùy chỉnh, bạn cần có phần mềm phù hợp hoặc ứng dụng email để truy cập và quản lý email của bạn.

Thông thường, máy chủ email của bạn sẽ cung cấp cho bạn một ứng dụng email để bạn có thể nhận email tùy chỉnh mới của mình và chạy trơn tru.

>> Xem thêm: Tính năng email doanh nghiệp an toàn chất lượng bộ công cụ làm việc hiệu quả. 

2.2 Sử dụng các định dạng email tiêu chuẩn

Với một tên miền tùy chỉnh, yếu tố tiếp theo của địa chỉ email chuyên nghiệp là tên người dùng và tên hiển thị.

Tên người dùng là phần đầu tiên của địa chỉ email, chẳng hạn như Hồng Anh sẽ là honganh@matma.com.vn chẳng hạn. Tên và tên hiển thị là những gì được hiển thị trong hộp thư đến của người nhận, chẳng hạn như Nguyễn Hồng Anh.

Doanh nghiệp cần chọn tên người dùng và hiển thị định dạng tên để sử dụng trên tất cả các tài khoản email của nhân viên để liên tục và tổ chức.

Ngoài các hộp thư đến chung (ví dụ: support@yourdomain.com), các doanh nghiệp thường được khuyên nên sử dụng định dạng hiển thị email tiêu chuẩn hiển thị tên và họ của người gửi.

2.3 Tạo địa chỉ email chung cho trang web của bạn

Các doanh nghiệp nên thiết lập một địa chỉ email chung cho một nhóm, một đội ngũ có vai trò nhất định, chẳng hạn như sale@matma.com.vn, support@matma.com.vn. Nó không chỉ trông chuyên nghiệp hơn mà còn giúp giảm thư rác đến các hộp thư đến riêng lẻ, vì các địa chỉ email riêng lẻ được giữ kín.

Khi bạn đã tạo một địa chỉ email chung, bước tiếp theo là thiết lập chuyển tiếp email, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các hộp thư đến chung.

2.4 Địa chỉ & Hộp thư đến chung thường được sử dụng

Các hộp thư email chung được sử dụng cho các nhóm, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng hoặc bán hàng, như một cách để cung cấp thông tin cho khách hàng dưới danh nghĩa công ty mà không cung cấp địa chỉ email của một cá nhân.

Điều này giúp không chỉ giúp ngăn chặn các email không mong muốn đến nhân viên của bạn mà còn giúp loại bỏ các thay đổi không cần thiết khi có nhân viên thay đổi công việc.

Một số gợi ý cho các hộp thư chung của doanh nghiệp:

• Yêu cầu chung: lienhe@, thongtin@, hopthugiaidap@, yeucau@
• Dịch vụ khách hàng: support@, return@, billing@, service@
• Bán hàng: sale@, demo@, team@, members@
• Tiếp thị: ví dụ: media@, pr@, marketing@
• Nhân sự: jobs@, career@, hr@, tuyendung@

3. 3 nhà cung cấp dịch vụ email theo tên miền tốt nhất hiện nay

Có khá nhiều nhà cung cấp dịch vụ địa chỉ email chuyên nghiệp để lựa chọn, đơn vị nào còn phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Để hỗ trợ, Mật Mã sẽ thu hẹp danh sách với ba nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất hiện nay, dựa trên các tính năng quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ và những người đang tìm cách cắt giảm hàng loạt các chi phí trong đó có chi phí đầu tư cho CNTT trong bối cảnh hiện nay.

3.1 Google Workspace (G Suite cũ)

Tương tự như Gmail nhưng Google Workspace là phiên bản email doanh nghiệp nâng cấp của Google. Workspace cho phép bạn lưu trữ email sử dụng tên miền riêng với khả năng bảo mật tốt nhất hiện nay. Giá bắt đầu từ $6/người dùng/tháng. Workspace phù hợp với mọi doanh nghiệp muốn nâng cấp lên email đám mây nhưng quen thuộc và dễ sử dụng vì dựa trên giao diện Gmail quen thuộc.

3.2 Zoho Email

Nếu bạn là doanh nghiệp đang bị giới hạn ngân sách và tìm kiếm dịch vụ email vừa chất lượng vừa tiết kiệm, hãy xem xét Zoho Email. Zoho Mail là nhà cung cấp đầu tiên cho phép bạn tạo tối đa 5 tài khoản email doanh nghiệp miễn phí sử dụng tên miền của riêng bạn. Tất nhiên bạn vẫn có thể mua các gói có phí để đăng ký nhiều người dùng hơn với nhiều tính năng hơn với chi phí thấp hơn một nửa so với cả Google Workspace và Microsoft 365.

3.3 Microsoft 365

Đây là dịch vụ phổ biến và được nhiều người sử dụng nhất hiện nay vì Microsoft 365 không chỉ có email như Email Exchange, Outlook mà còn tích hợp các công cụ như bộ ứng dụng Office, Teams, OneDrive đã quá quen thuộc và dễ sử dụng. Microsoft 365 cũng đang rất cạnh tranh vì cung cấp các gói ưu đãi cực lớn cho doanh nghiệp nhỏ tối đa 300 người dùng cho thị trường Việt Nam.

Kết

Vẫn không chắc chắn đó là sự lựa chọn tốt nhất cho bạn? Bạn có thể xem chi tiết tính năng và giá cả của cả 3 giải pháp tại đây: So sánh Google Workspace, Microsoft 365 và Zoho Workplace

Hy vọng bài viết cung cấp đủ kiến thức khách quan để bạn nhận ra tầm quan trọng và sự tác động của email theo tên miền riêng đến sự thành bại của một doanh nghiệp.