Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng trong mỗi cá nhân, việc học cách quản lý thời gian một cách khoa học sẽ giúp bạn tăng cường sự tập trung và năng suất làm việc. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ, phần mềm trực tuyến để sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ khác nhau như Zoho Calendar, Google Calendar, Outlook Calendar, iCloud Calendar…
Zoho Calendar là một phần mềm miễn phí được tích hợp sẵn trong các giải pháp email doanh nghiệp của Zoho. Với nhiều tính năng tiện ích và dễ sử dụng, Zoho Calendar đang trở thành một công cụ giúp người dùng có thể quản lý thời gian và sự kiện một cách hiệu quả nhất. Cùng MMGROUP tìm hiểu chi tiết các tính năng của Zoho Calendar.
Nội dung chính
1. Một số tính năng của Zoho Calendar
Zoho Calendar là một ứng dụng lịch biểu trực tuyến của Zoho Corporation, tích hợp một vài tính năng cơ bản hỗ trợ giúp người dùng có thể quản lý thời gian và sự kiện một cách hiệu quả như:
- Tạo lịch biểu, cuộc họp, sự kiện
Người dùng có thể tạo lịch biểu cá nhân hoặc lịch biểu nhóm và chia sẻ với các thành viên khác trong cùng một tổ chức hoặc đội nhóm.
Người dùng cũng có thể sử dụng Zoho Calendar để lên kế hoạch, xếp lịch họp chi tiết bằng Smart Add hoặc lên lịch cho một sự kiện, đặt lời nhắc và gửi lời mời. Là quản trị viên, bạn cũng có thể xem được các lịch trình của người tham dự để có thể lựa chọn thời điểm phù hợp nhất.
Zoho Calendar cũng cho phép bạn gửi email mời mọi người tham dự trên các nền tảng khác nhau hoặc bên ngoài tổ chức, và đặt múi giờ phụ cho lịch biểu dạng lưới và lên lịch sự kiện trực tuyến với các nhóm trên toàn cầu.
- Thêm thông tin chi tiết, chỉnh sửa lịch trình
Bạn có thể xem lịch trình cá nhân hoặc chia sẻ, tạo, sửa đổi hoặc xóa các sự kiện một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập các mô tả chi tiết như địa điểm, thông tin liên lạc, tập tin đính kèm và cài đặt nhắc nhở cho các sự kiện trong lịch.
- Đồng bộ hóa với các ứng dụng khác
Zoho Calendar có thể đồng bộ hóa với Gmail, Google Calendar, Apple Calendar và Microsoft Outlook. Người dùng hoàn toàn có thể tích hợp lịch của Zoho với các ứng dụng lịch khác, chọn đồng bộ hóa bằng CalDAV, Exchange ActiveSync hoặc với Google Calendar để duy trì sự đồng bộ với các thiết bị và công cụ lịch khác.
Ngoài ra, việc đồng bộ hóa cũng giúp người dùng cập nhật thông tin mới nhất về các sự kiện và lịch biểu trên tất cả các ứng dụng lịch.
- Tích hợp tính năng chia sẻ, nhắc nhở
Zoho Calendar tích hợp tính năng chia sẻ lịch cho phép người dùng cập nhật thông tin đến các đội nhóm. Đồng thời, thiết lập tạo lịch công khai hoặc lịch nhóm để cộng tác với nhau trong cùng một sự kiện. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ lịch riêng tư với một số người hoặc nhóm cụ thể.
Zoho Calendar cũng có tính năng nhắc nhở giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ sự kiện quan trọng nào. Bạn có thể đặt lời nhắc cho các sự kiện và Zoho Calendar sẽ gửi thông báo cho bạn trước khi sự kiện diễn ra
- Công cụ tìm kiếm
Bạn có thể tìm kiếm các sự kiện, lịch biểu theo các từ khóa trên công cụ tìm kiếm trong Zoho Calendar. Tính năng này hỗ trợ người dùng có thể tìm kiếm các sự kiện theo từ khóa, thời gian hoặc danh sách một cách nhanh chóng.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Zoho Calendar hỗ trợ đa ngôn ngữ, người dùng có thể lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với mình bằng cách điều chỉnh cài đặt trong tài khoản của mình trên Zoho Calendar.
- Chính sách bảo mật dữ liệu
Để bảo mật dữ liệu cũng như ngăn người khác truy cập lịch riêng, bạn có thể thiết lập đặt lại URL riêng của lịch đó. Bằng cách này, bạn có thể tránh được nguy cơ bị xâm nhập dữ liệu.
2. Các mẹo sử dụng Zoho Calendar hiệu quả trong công việc
Để sử dụng Zoho Calendar đạt hiệu quả trong công việc, bạn có thể tham khảo các mẹo như sau:
2.1 Thiết lập lời nhắc và bật thông báo
Sau khi tạo các lịch biểu hoặc sự kiện trong Zoho Calendar chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập lời nhắc và bật thông báo, để bạn không bị “lãng quên”. Bạn có thể thiết lập lời nhắc cho tất cả các sự kiện và chọn nhận thông báo lời nhắc qua email hoặc cửa sổ bật lên hoặc thậm chí là thông báo trên màn hình.
Các bước để cài đặt Lời nhắc trong Zoho Calendar:
- Nhấp chuột phải hoặc nhấp vào biểu tượng (…)
- Trong tab Chỉnh sửa lịch, nhấp vào Thêm lời nhắc
- Tùy chọn lời nhắc trên Email, Popup, hoặc bằng thông báo
- Thiết lập nếu bạn muốn nhận lời nhắc trước hoặc sau sự kiện.
- Chọn thời gian bạn muốn nhận lời nhắc
Các bước cài đặt lời nhắc sự kiện cũng sẽ tương tự các bước cài đặt lời nhắc trong lịch.
>>Xem thêm: Google Workspace giải pháp email doanh nghiệp an toàn bảo mật.
2.2 Đồng bộ hóa lịch trên các thiết bị
Bạn có thể sử dụng tính năng đồng bộ hóa hóa lịch trên các thiết bị như máy tính làm việc, máy tính xách tay cá nhân và thiết bị di động… Tất cả các sự kiện, lịch sẽ đều được đồng bộ hóa, đồng thời bạn cũng có thể tạo, chỉnh sửa các sự kiện từ bất kỳ thiết bị nào. Người dùng cũng sẽ không phải cập nhật từng sự kiện trên từng lịch biểu, tiết kiệm thời gian.
2.3 Lên lịch các cuộc họp định kỳ
Nếu bạn thường xuyên có các cuộc họp định kỳ theo tháng theo tuần, bạn có thể lập kế hoạch và lên lịch trước. Việc lên lịch các cuộc họp định kỳ giúp bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Đồng thời còn giúp các thành viên trong nhóm có thể chuẩn bị tốt hơn cho cuộc họp và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có thời gian để tham gia.
Ngoài ra, các thành viên trong nhóm có thể đồng bộ lịch trên các thiết bị khác nhau để có thể theo dõi được các cuộc họp định kỳ.
Tính năng này còn đặc biệt hữu ích cho cá nhân, để bạn tự nhắc mình về các công việc hàng ngày như họp nhóm hàng tuần và họp đánh giá, kiểm tra email, gửi báo cáo cho khách hàng,…
2.4 Tích hợp nhiều ứng dụng khác
Tương tự như tính năng đồng bộ hóa lịch trên các thiết bị, Zoho Calendar cho phép bạn tích hợp các ứng dụng yêu thích trong hệ sinh thái Zoho hoặc các ứng dụng từ bên thứ 3…
Ví dụ, khi bạn tích hợp Zoho Meet và Zoom thì các ứng dụng này sẽ giúp bạn có thể lên lịch các cuộc họp với nhóm hoặc khách hàng ngay trong Zoho Calendar.
2.5 Thiết kế nhiều lịch phù hợp với nhu cầu
Zoho Calendar cho phép bạn phân tách lịch phù hợp cho nhiều nhu cầu và mục đích khác nhau như:
- Lịch cá nhân: Lịch dành riêng cho cá nhân sử dụng, hỗ trợ tạo và quản lý các sự kiện, lịch biểu của cá nhân.
- Lịch nhóm: Là lịch được cài đặt cho một nhóm người trong Zoho Calendar. Tất cả các thành viên trong nhóm sẽ có thể xem các sự kiện, thêm sự kiện và gửi lời mời đến các thành viên trong nhóm. Bạn có thể tạo lịch nhóm từ giao diện Zoho Calendar hoặc tạo nhóm trong Zoho Mail, sau đó lịch nhóm sẽ được tạo tự động với các thành viên trong nhóm. Khi tạo nhóm trong Zoho Mail, bạn có thể chọn: Nhóm cá nhân và Nhóm tổ chức.
- Nhóm cá nhân: Là nhóm được tạo bởi bất kỳ người dùng nào bằng tài khoản Zoho. Các nhóm này chỉ có thể thiết lập cho các thành viên từ bên trong tổ chức. Mục đích chính của các nhóm cá nhân là hỗ trợ giao tiếp cho các mục đích nội bộ.
- Nhóm tổ chức: Là thuộc về tổ chức/công ty mà bạn là thành viên. Các nhóm này được tạo để liên lạc hoặc gửi thông báo cho các thành viên trong một bộ phận hoặc tổ chức cụ thể. Chỉ quản trị viên mới có thể tạo các nhóm này.
>> Xem thêm: Mail Zoho là gì? Có nên chọn Mail Zoho cho doanh nghiệp không?
3. Ứng dụng Zoho Calendar được tích hợp trong các giải pháp nào?
Ứng dụng Zoho Calendar được tích hợp trong các giải pháp email doanh nghiệp của Zoho Workplace. Bạn có thể đăng ký sử dụng các giải pháp Zoho Mail và Zoho Workplace để sử dụng trọn các tính năng hữu ích trong Zoho Calendar.
Nhìn chung, các công cụ lịch trực tuyến của bạn sẽ giúp bạn tăng năng suất hàng ngày và làm việc hiệu quả hơn. Có rất nhiều công cụ lịch trực tuyến trên các nền tảng khác nhau và Zoho Calendar là một trong những ứng dụng lịch trực tuyến tích hợp nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao.
Hy vọng rằng các thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn khai thác tối đa các tính năng của Zoho Calendar để tối ưu hiệu suất công việc
