Mỗi một dịch vụ email đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Ví dụ, Google Workspace và Microsoft 365 có đầy đủ các tính năng đáp ứng các yêu cầu về cộng tác và quản lý cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, 2 dịch vụ này có nhược điểm là không có giải pháp email tách biệt với các giải pháp còn lại.
Điều này vô hình chung gây đắt đỏ cho các doanh nghiệp nhỏ, các công ty mới thành lập chỉ cần email theo tên miền.
Dựa trên thực tế, Mật Mã đã từng triển khai phân phối kép email cho nhiều khách hàng. Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phân phối kép email là gì? Khi nào nên định cấu hình phân phối kép với Zoho Mail & Workplace?
Cùng tìm hiểu.
Nội dung chính
1. PHÂN PHỐI KÉP EMAIL LÀ GÌ?
Hiểu đơn giản thì việc phân phối kép email chính là việc bạn sử dụng 2 dịch vụ email cùng lúc cho cùng một tên miền.
Với phân phối kép, thư sẽ được gửi đến hộp thư mặc định và hộp thư khác hoặc máy chủ lưu trữ.
Ví dụ: các email được gửi đến 1 địa chỉ của bạn là uyen.vu@matma.com.vn nhưng bạn đều nhận được trên cả 2 hệ thống mail Zoho Mail và Gmail mà tổ chức bạn đã đăng ký hoặc chỉ nhận trên một hệ thống mà admin của bạn chỉ định.
2. KHI NÀO NÊN THIẾT LẬP PHÂN PHỐI KÉP EMAIL
Bạn có thể tìm hiểu thêm giải pháp phân phối kép email nếu bạn đang có các nhu cầu dưới đây:
- Tổ chức của bạn muốn sử dụng đồng thời 2 hệ thống email khác nhau, cho các mục đích gửi nhận khác nhau
- Tổ chức muốn định tuyến email nhân viên đến hộp thư hoặc máy chủ khác nhằm kiểm soát việc truy xuất dữ liệu của công ty
- Phân loại dịch vụ email cho các nhân viên hoặc nhóm người dùng cụ thể, theo nhiệm vụ cụ thể để tối ưu năng suất làm việc.
- Thiết lập dùng thử một dịch vụ email khác trước khi quyết định chuyển đổi
- Đa dạng dịch vụ email để tránh phụ thuộc vào một nhà cung cấp nhất định
- Sử dụng các tính năng tốt nhất của các dịch vụ email khác nhau. Ví dụ: Zoho Mail để tiết kiệm chi phí, Google Workspace để bảo mật và cộng tác.
3. CÁCH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÂN PHỐI KÉP EMAIL
Cấu hình thường rất phức tạp, nên bạn có thể hiểu cơ bản thế này:
Sau khi được phân phối kép, email sẽ được gửi đến máy chủ chính trước tiên. Máy chủ chính sẽ gửi từng email đến hộp thư được liên kết với nó. Sau đó, nó sẽ chuyển tiếp tất cả các thư này đến máy chủ phụ. Máy chủ phụ sẽ gửi email đến hộp thư đến của máy chủ phụ này.
Ví dụ: Nếu bạn chọn Zoho Workplace là dịch vụ email chính và Google Workspace là dịch vụ thứ hai thì Zoho Mail sẽ là hộp thư chính và Gmail sẽ là hộp thư phụ.
>>Xem thêm: Email doanh nghệp bộ công cụ làm việc lưu trữ an toàn dành cho doanh nghiệp.
4. ƯU ĐIỂM CỦA PHÂN PHỐI KÉP EMAIL
Phân phối kép email nên được xem là giải pháp được đầu tư nhiều hơn trong tương lai của doanh nghiệp bởi hàng loạt lợi ích sau:
4.1 Tiết kiệm tối đa chi phí
Chúng tôi lấy một ví dụ thế này để bạn dễ hình dung về khả năng tối ưu chi phí của việc phân phối kép email.
Google thông báo sẽ khai tử G Suite Legacy vào đầu tháng 5/2022. Hàng triệu doanh nghiệp đang rất hoang mang bởi chi phí nâng cấp lên Google Workspace là rất cao. Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng hàng trăm email miễn phí nhiều năm nay.
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng phân phối kép: dùng thêm một giải pháp Zoho Mail cùng lúc với Google Workspace. Zoho Mail chỉ cung cấp tính năng mail để gửi, nhận và cộng tác dựa trên thư. Bạn có thể mua dịch vụ này với giá 360.000đ/người dùng/năm cho các nhân viên chỉ cần email.
Với nhóm người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp, bạn vẫn có thể duy trì gói Google Workspace để tiếp tục sử dụng dịch vụ như từ trước tới nay và đảm bảo bảo mật dữ liệu tốt hơn vì Google không cung cấp Gmail riêng.
Cụ thể, nếu bạn có 200 người dùng. Chúng tôi có thể chia thành 2 trường hợp sau:
- TH1: 170 người dùng cơ bản sử dụng Zoho Mail + 30 người dùng quản lý sử dụng Google Workspace
- TH2: 200 người dùng sử dụng Google Workspace
Chi phí 1 năm sử dụng cho 2 trường hợp tạm tính như sau:
- TH1: 170 x 360.000 + 30 x 1.885.000 = 61.200.000 + 56.550.000 = 117.750.000 VND
- TH2: 200 x 1.885.000 = 377.000.000 VND
Vậy, chi phí có thể tiết kiệm được lên đến 259.250.000 vnd. Một con số không hề nhỏ.
4.2 Chuyên môn hóa nhiệm vụ người dùng
Ngoài chi phí, phân bổ đúng công cụ cho đúng người nhằm tránh lãng phí các tính năng không dùng đến cũng là cách tối ưu giúp doanh nghiệp.
Ví dụ, với đội sales hoặc chăm sóc khách hàng, tính năng email cần được chú trọng. Với đội ngũ marketing inhouse thì các công cụ cộng tác, chia sẻ dữ liệu hoặc hop video cần được đầu tư chuyên nghiệp. Đội ngũ cộng tác viên outsource thường chỉ cần khả năng chia sẻ tài liệu online. Đội ngũ IT hoặc các bộ phận nòng cốt như kế toán thì các công cụ tăng cường bảo mật, bảo vệ dữ liệu lại cần được đầu tư.
Chúng tôi cũng đã gặp nhiều trường hợp khách hàng chỉ muốn sử dụng tính năng email nhưng giải pháp hiện tại của họ lại tích hợp quá nhiều tính năng không dùng đến. Hoặc, giải pháp hiện tại không đáp ứng đủ các công cụ cộng tác nâng cao như họp video lên đến 24h và không giới hạn người tham gia. Hoặc, khả năng bảo mật cấp cao đi kèm chi phí quá cao.
Với phân phối kép email, bạn có thể chọn chức năng tốt nhất của dịch vụ đó cho từng đối tượng nhân viên. Ví dụ:
- Zoho Mail Lite cho người dùng chỉ cần email + Google Workspace Business Standard dung lượng lưu trữ cao, bảo mật cao
- Zoho Mail Lite cho người dùng chỉ cần email + Microsoft 365 Basic để dùng Microsoft Teams nâng cao đi kèm bộ Office Online
- Zoho Workplace Standard email và bộ công cụ cộng tác + OneDrive for Business (Plan 2) nhận dung lượng lưu trữ 5TB
4.3 Kiểm soát tối đa dữ liệu người dùng
Phân phối kép cũng được dùng trong trường hơp tổ chức muốn định tuyến email người dùng.
Với quyền Quản trị viên, bạn có thể cài đặt định tuyến cho toàn bộ tổ chức, và người dùng có trách nhiệm chỉ tuân thủ. Người dùng sẽ không biết được cụ thể email của họ có được định tuyến hay không hoặc email định tuyến đến địa chỉ nào.
Tổ chức có thể kiểm soát dữ liệu mà người dùng gửi và nhận đến email tên miền của họ, nhằm hạn chế các rủi ro tiết lộ các dữ liệu nhạy cảm của công ty.
5. NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHÂN PHỐI KÉP EMAIL
Sử dụng cùng lúc nhiều dịch vụ email khác nhau cũng có thể dẫn đến một số vấn đề sau:
5.1 Không đồng nhất nền tảng
Mỗi dịch vụ email sẽ có các tính năng và cấu hình khác nhau, thế nên việc xung đột hệ thống là điều có thể diễn ra trong suốt quá trình sử dụng. Ví dụ, email có thể đến hộp thư của máy chủ chính nhưng lại không vào máy chủ email phụ hoặc ngược lại.
Chúng tôi cũng đã support khách hàng các trường hợp này. Tuy nhiên tần suất xảy ra sự cố và mức độ nghiêm trọng là không đáng kể.
5.2 Khó chia sẻ dữ liệu
Định dạng dữ liệu của các dịch vụ thường khác nhau, ví dụ Microsoft Words, Google Docs và Zoho Sheets là công cụ soạn thảo văn bản của 3 nền tảng. Mặc dù các nhà cung cấp này đều có sẵn các tính năng chuyển đổi liền mạch tuy nhiên lỗi chia sẻ hoặc xuất file sai định dạng là có thể xảy ra.
5.3 Thay đổi thói quen người dùng
Nếu một người dùng được phép sử dụng cả 2 dịch vụ email cùng lúc thì việc phải làm quen và thao tác khác nhau trên các nền tảng này có thể đốt thời gian. Giao diện Mail Outlook hoàn toàn khác biệt với Gmail Google hay Zoho Mail.
Tuy nhiên với phân phối kép này, doanh nghiệp thường sẽ phân ra email chính (sử dung nhiều hơn) và email phụ (sẽ dùng ít hơn) hoặc một nhóm nhân viên sẽ chỉ được phép sử dụng một dịch vụ email.
Nhược điểm này cũng không quá ảnh hưởng.
6. 2 LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI CHỌN PHÂN PHỐI KÉP EMAIL
Việc lựa chọn phân phối kép email cho doanh nghiệp cần được quan tâm và nghiên cứu cẩn trọng vì nó liên quan đến toàn bộ dữ liệu của bạn. Có 2 vấn đề lớn bạn cần quan tâm:
6.1 Thứ nhất, chọn dịch vụ email uy tín và cấp cao
Thực chất, việc phân phối kép email rất khó để thực hiện được trên hệ thống các email server có máy chủ đơn giản. Các dịch vụ email nổi tiếng như Microsoft, Zoho và Google với hệ thống máy chủ vĩ mô mới có thể tích hợp và cam kết thiết lập quy trình này cho khách hàng.
Thêm nữa, các cài đặt bảo mật, sao lưu và định tuyến dữ liệu rất phức tạp, đòi hỏi trình độ cao đến từ các chuyên gia IT.
Thế nên, nếu đã muốn phân phối email 2 hay nhiều dịch vụ cùng lúc, bạn nên chọn các dịch vụ email lớn, có thể đảm bảo việc thực hiện và cam kết bảo mật.
6.2 Thứ hai, chọn đối tác thực thi có kinh nghiệm
Việc thiết lập phân phối kép khá phức tạp về mặt kỹ thuật. Bạn có thể nhờ hỗ trợ trực tiếp từ các chuyên gia kỹ thuật Google, Zoho hoặc Microsoft. Tuy nhiên việc thiết lập có thể xảy ra các khó khăn như bất đồng ngôn ngữ, khác múi giờ, các vấn đề phát sinh không thể giải quyết tức thời,…
Để giảm thiểu các phát sinh này, bạn có thể đăng ký dịch vụ qua đối tác như Mật Mã. Chúng tôi cũng đã triển khai phân phối kép giữa 2 hoặc nhiều dịch vụ cho nhiều khách hàng của mình.
Nếu bạn chọn đăng ký Zoho Mail, Google Workspace và Microsoft 365 qua Mật Mã, bạn sẽ nhận được toàn bộ dịch vụ và quyền lợi khách hàng giống như cam kết từ các hãng.
Kết
Với hơn 10 năm chuyên trách dịch vụ email cho hơn 60.000 người dùng, Mật Mã có thể hiểu rõ nhu cầu của từng cá thể doanh nghiệp. Chúng tôi nhận thấy phân phối kép email và phân phối chia nhỏ email nên được xem là giải pháp công nghệ ấn tượng mà doanh nghiệp nên nghiên cứu sử dụng ngay từ bây giờ.
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần thêm thông tin.
