10 quy tắc tổ chức cuộc họp online bất thành văn nhưng cần ngầm hiểu

Online Meeting hay họp từ xa đã trở thành một tiện ích không thể thiếu của giới văn phòng. Nếu trước đây, nó là “đặc ân” cho một số nhân viên cụ thể thì nay, sau khi trải qua đại dịch Covid-19, doanh nghiệp đã nhận ra sự quan trọng của tính năng họp từ xa.

Nếu bạn đang bắt đầu làm quen với tính năng này thì hãy ghi nhớ 10 quy tắc tổ chức cuộc họp online “bất thành văn” dưới đây để trở nên chuyên nghiệp hơn khi bắt đầu bất kỳ cuộc họp online nào.

1. Đảm bảo sự lịch sự, gọn gàng cá nhân

Mặc dù họp online thoải mái hơn việc gặp mặt hoặc họp trực tiếp, nhưng hãy chắc chắn rằng bản thân luôn chỉn chu và tự tin. Nếu không phải gây ấn tượng thì cũng phải khiến những người tham dự thoải mái khi họp với bạn.

Ngoài ra, nếu bạn lo lắng nền phía sau của mình lộn xộn hoặc muốn bảo vệ sự riêng tư, hãy thử bật nền ảo hoặc làm mờ. Hầu hết các ứng dụng họp online như Zoho Meeting đều có tính năng này.

2. Cập nhật lịch của bạn

Điều này cần thực hiện nếu bạn thường xuyên làm việc và họp online với nhóm. Khi các lịch được chia sẻ, mọi người đều có thể biết được khi nào bạn đang sẵn sàng cho các cuộc họp mà không vướng vào các lịch trình khác.

Cập nhật lịch giúp các thành viên nhóm chủ động hơn trong việc tổ chức họp thay vì phải yêu cầu từng thành viên cho biết thời gian rảnh.

3. Luôn tắt tiếng khi không đến lượt bạn nói chuyện

Đây được xem là hành động nhỏ nhưng lại mang ý nghĩa lớn, thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Hãy tưởng tượng khi bạn đang trình bày, bạn bị gián đoạn bởi tiếng còi xe hoặc tiếng thú cưng ồn ào từ micrô của người khác sẽ như thế nào? Chắc chắn nó sẽ khiến bạn mất tập trung. Ngược lại cũng thế.

Hãy nhớ để micrô của bạn ở trạng thái tắt tiếng khi người khác đang trình bày hoặc nói chuyện. Bạn có thể bật tiếng khi đến lượt chia sẻ của bạn.

Ngoài ra các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace giải pháp làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

4. Đừng ngắt lời khi ai đó đang nói

Nguyên tắc vàng trong giao tiếp trước tiên là lắng nghe trước khi nói. Đây cũng là quy tắc tổ chức cuộc họp online quan trọng. Việc ngắt lời đồng nghiệp sẽ cho thấy bạn không quan tâm đến những gì người khác nói. Hãy chú ý và trả lời phù hợp.

5. Tắt âm thanh thông báo của bạn trong cuộc họp

Thông báo nền như báo email mới, báo tin nhắn đến,… từ các ứng dụng khác có thể gây mất tập trung khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi hoặc cuộc họp quan trọng. Để đảm bảo bạn luôn tập trung vào buổi họp, hãy tắt âm thanh thông báo của bạn trong các cuộc họp online.

6. Tham gia đúng giờ cho các cuộc họp đã lên lịch

Đúng giờ trong các cuộc họp không chỉ nói lên sự đúng giờ của bạn mà còn cho thấy bạn quý trọng thời gian của mình và tôn trọng những người tham dự cuộc họp khác. Cố gắng sẵn sàng ít nhất năm phút trước bất kỳ sự kiện đã lên lịch nào.

7. Đừng lạm dụng các cuộc họp online

Các cuộc họp online rất tốt để cộng tác hiệu quả nhưng cũng tiêu tốn khá nhiều thời gian của mọi người. Đôi khi, cuộc họp vượt quá thời gian đã định gây ra tình trạng kiệt sức nặng nề. 

Trong trường hợp thấy thật sự không cần họp, bạn hãy thay bằng các công cụ giao tiếp khác như email, tin nhắn thoại, chat, gọi video 1 : 1.

8. Không lên lịch họp ngoài giờ làm việc

Điều này có vẻ hiển nhiên nhưng cân bằng giữa công việc và cuộc sống là điều bắt buộc. Nếu bạn đang lên lịch cho một cuộc họp làm việc, hãy cố gắng hết sức để đảm bảo thời gian phù hợp với lịch làm việc của mọi người trước.

9. Luôn ghi lại các cuộc họp hoặc lập biên bản

Một trong những phương pháp hay nhất để làm theo khi tổ chức cuộc họp là lập biên bản cuộc họp để các cuộc thảo luận quan trọng có thể được xem lại sau này . Điều này sẽ hữu ích khi bạn muốn chia sẻ các cuộc thảo luận trong cuộc họp với một thành viên không thể tham dự cuộc họp.

10. Thêm người đồng tổ chức khi có các cuộc họp quan trọng

Các vấn đề về Internet thường phổ biến trong các cuộc họp online. Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố internet nào hoặc có trường hợp khẩn cấp buộc bạn phải rời khỏi cuộc họp, bạn nên cân nhắc việc thêm một người đồng chủ trì để tiếp quản và duy trì cuộc thảo luận.

Trên đây là 1o nguyên tắc tổ chức cuộc họp online mà bạn nên ghi nhớ nếu như thường xuyên là người tạo các cuộc họp từ xa.

Kết

Hầu hết các công cụ giao tiếp trực tuyến đều được tích hợp các tính năng như lịch, ghi chú và các tùy chọn ghi âm sẽ giúp bạn điều phối và tổ chức các cuộc họp một cách hiệu quả.

Zoho Cliq giúp sắp xếp hợp lý các cuộc họp của bạn với các tùy chọn lịch, ghi chú, lên lịch và ghi âm, đồng thời Cliq cũng hỗ trợ các tính năng khác như nền ảo, tin nhắn video và chế độ “không làm phiền” để có trải nghiệm họp online liền mạch.

Bắt đầu bản dùng thử miễn phí Zoho Workplace và khám phá các tính năng này ngay hôm nay!