[Quản trị viên] Tạo nhóm công khai trong Zoho Mail

Tạo các nhóm công khai từ quyền của quản trị viên Zoho Mail giúp tổ chức quản lý công việc của các đội, nhóm dễ dàng hơn.

Public Groups – nhóm công khai là các tài khoản email chung được sử dụng để liên lạc toàn cầu và có thể được truy cập bởi bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức. Bất cứ ai cũng có thể gửi email đến địa chỉ email của nhóm Công khai.

Loại nhóm thường được sử dụng cho các nhóm có vai trò liên quan đến giao tiếp bên ngoài như HR, PR, Marketing, Support,… nơi mà địa chỉ email của nhóm phải được công khai để bất kỳ ai cũng có thể giao tiếp với tổ chức. Ví dụ: support@yourdomain.com, sales@yourdomain.com.

Các bước để tạo Nhóm công khai:

Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển Zoho Mail bằng quyền Quản trị viên .
Bước 2: Xác định vị trí các nhóm trên khung bên trái.
Bước 3: Chọn Add Group – Thêm nhóm
Bước 4: Ở cấp độ truy cập, chọn Everyone để công khai nhóm với tất cả mọi người.

Bước 5: Cung cấp Tên nhóm, thành viên và người điều hành mong muốn và chọn tên miền từ trình đơn thả xuống.
Bước 6: Cung cấp một mô tả và nhấp vào Create Group để tạo nhóm.

Nhóm được tạo và bạn có thể thêm thành viên từ phần Members. Các nhóm công khai được thiết lập để nhận email mà không cần kiểm duyệt. Tuy nhiên, bạn có thể thêm người điều hành vào nhóm, để cho phép họ quản lý nhóm bằng cách thêm hoặc xóa thành viên trong nhóm.