[Quản trị viên] Tạo nhóm tổ chức trong Zoho Mail

Các nhóm email của tổ chức nhằm bảo mật thông tin và phân chia quyền hạn cho một số nhiệm vụ của tổ chức được chặt chẽ và dễ quản lý hơn.

1. ĐỊNH NGHĨA NHÓM TỔ CHỨC TRONG ZOHO MAIL

Organization Groups – Nhóm Email của tổ chức là các nhóm email để liên lạc nội bộ từ các nhân viên của tổ chức đến một bộ phận hoặc nhóm nhân viên cụ thể, có vai trò giải quyết các yêu cầu của mọi người trong cùng một tổ chức. Chỉ người dùng trong tổ chức mới có thể gửi email đến tài khoản email của Tổ chức này.

Các nhóm email tổ chức phù hợp với các chức năng như quản trị hệ thống, bảng lương, bảo trì, những người chỉ cần tương tác với các nhân viên trong cùng một tổ chức. Nhóm tổ chức có các tùy chọn để kiểm duyệt hoặc từ chối các email được tạo bên ngoài tổ chức.

Vd: admin@yourdomain.com, ketoan@yourdomain.com.

Các email sẽ được gửi bởi nhân viên từ địa chỉ email chính thức của họ (user@yourdomain.com).

Quản trị viên có thể cài đặt kiểm duyệt email bên ngoài tổ chức trong trường hợp một số nhân viên gửi email từ tài khoản email cá nhân. Do đó dựa trên chính sách email công ty của bạn, bạn có thể thiết lập các email bị từ chối hoặc được giữ lại để phê duyệt trong những trường hợp như vậy.

2. CÁC BƯỚC TẠO NHÓM TỔ CHỨC

Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển Zoho Mail bằng quyền Quản trị viên
Bước 2: Xác định vị trí các nhóm trên khung bên trái.
Bước 3: Chọn Add Group – Thêm nhóm
Bước 4: Ở cấp độ truy cập, chọn Organization Members như hình bên dưới.

Bước 5: Cung cấp Tên nhóm, thành viên và người điều hành mong muốn và chọn tên miền từ trình đơn thả xuống.

Bước 6: Cung cấp một mô tả và nhấp vào Create Group để tạo nhóm.

Quản trị viên có thể tùy chỉnh các tùy chọn gửi email, cho các email đến từ bên ngoài tổ chức. Theo mặc định, nếu bạn không chỉ định người điều hành, các email cho nhóm sẽ được gửi lại cho người gửi. Các tùy chọn khả dụng là kiểm duyệt các email từ bên ngoài tổ chức, nơi người điều hành hoặc quản trị viên sẽ xem xét các email và chấp nhận hoặc từ chối chúng trong Advanced Settings – Cài đặt nâng cao.

Quản trị viên có thể cài đặt từ chối các email từ bên ngoài tổ chức. Trong trường hợp này, các email từ địa chỉ email bên ngoài sẽ bị trả lại cho người gửi. Bạn có thể chọn trả lại các email bên ngoài, trong Cài đặt nâng cao của các nhóm.

Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết 2021. Giải pháp email doanh nghiệp hàng đầu thế giới. 

3. TÙY CHỈNH TRẢ LỜI EMAIL TỪ TÀI KHOẢN BÊN NGOÀI TỔ CHỨC

Nhóm tổ chức luôn chấp nhận các email gửi đến từ các thành viên trong tổ chức (khi chưa cài đặt bất kỳ chính sách nào). Bên cạnh đó, khi một email đến từ một địa chỉ bên ngoài tổ chức, Quản trị viên có thể chọn kiểm duyệt hoặc từ chối những email đó dựa trên tính chất của nhóm và yêu cầu của tổ chức.

Các bước từ chối email bên ngoài tổ chức:

Các hướng dẫn bên dưới giúp bạn từ chối email từ tài khoản email bên ngoài gửi đến Email nhóm tổ chức:

Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển Zoho Mail với tư cách quản trị viên
Bước 2: Vào phần Group trên khung bên trái.
Bước 3: Chọn Nhóm mà bạn muốn thực hiện thay đổi.
Bước 4: Chuyển đến tab Advanced như hình bên dưới để sửa đổi cài đặt gửi email.
Bước 5: Chọn Bounce back emails để từ chối các email từ tài khoản bên ngoài tổ chức.

Các bước kiểm duyệt email bên ngoài tổ chức:

Bạn có thể thiết lập kiểm duyệt các email được gửi đến các nhóm tổ chức từ email bên ngoài. Quản trị viên có thể chọn đặt email từ các tài khoản bên ngoài vào Moderation Queue để kiểm duyệt các email từ các tài khoản bên ngoài được gửi đến các nhóm của tổ chức.

Quản trị viên có thể chọn người kiểm duyệt cho các nhóm, những người có thể xem lại các email đó để chấp nhận email hoặc từ chối email.

Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển Zoho Mail với tư cách quản trị viên
Bước 2: Vào phần Group trên khung bên trái.
Bước 3: Chọn Nhóm mà bạn muốn thực hiện thay đổi.
Bước 4: Chuyển đến tab Advanced như hình bên dưới để sửa đổi cài đặt gửi email.
Bước 5: Chọn Hold Mail for moderator Approval để kiểm duyệt các email từ tài khoản bên ngoài tổ chức.

Khi bạn chọn tùy chọn trên, hãy đảm bảo rằng có người kiểm duyệt được thêm vào Nhóm. Trong trường hợp không có người kiểm duyệt, Quản trị viên hoặc Quản trị viên cấp cao cần xem và xóa các email đang chờ kiểm duyệt.