Việc hết dung lượng và mua bổ sung không quá khó khăn khi bạn sử dụng Zoho Mail. Tuy nhiên, bạn vẫn có cách để giải phóng dung lượng và tối ưu bộ nhớ hơn mà không cần mua.
Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp của bạn cần xác định loại dữ liệu nào cần được lưu trữ và lưu trữ trong bao lâu.
5 mẹo dưới đây do chuyên gia Zoho Mail đúc kết sẽ giúp bạn tối ưu bộ nhớ ngay hôm nay.
Nội dung chính
1. TÙY CHỈNH THỜI GIAN LƯU TRỮ EMAIL VÀ TRÁNH LƯU TRỮ MỌI THỨ
Quản trị viên có quyền cài đặt “Lưu trữ lại mọi thứ”. Khi bật tính năng này, vô tình mọi dữ liệu của người dùng sẽ được lưu lại toàn bộ.
Tuy nhiên, hãy thử tưởng tượng, nếu bạn muốn giữ lại mọi thứ mãi mãi? Giống như nhà kho của bạn, mọi thứ đều được tống hết vào đây thì sao?
Lượng dữ liệu trong “kho” không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của kho lưu trữ mà còn có thể làm tăng chi phí lưu trữ và làm sai lệch thông tin chi tiết về dữ liệu của bạn.
Vậy cần làm gì?
Đầu tiên, bạn cần phân loại người dùng. Với những người là quản trị viên, quản trị viên cấp cao hay các quản lý bộ phận, bạn có thể bật tính năng “retain forever” để lưu trữ mọi dữ liệu của họ. Với các nhân viên khác, bạn có thể bật lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định.
2. TUÂN THỦ CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LÝ VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU THEO NGÀNH
Việc tuân thủ các quy định pháp lý chung đòi hỏi các tổ chức phải giữ lại dữ liệu nhạy cảm và cung cấp dữ liệu đó khi được yêu cầu. Các chính sách này sẽ yêu cầu khoảng thời gian lưu trữ giữ liệu thích hợp cho các loại thông tin khác nhau.
Ví dụ: Luật HIPPA yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu chăm sóc sức khỏe trong thời gian 7 năm. Luật FINRA và SEC cũng yêu cầu cá nhân hoặc công ty kinh doanh chứng khoán lưu dữ liệu trong 6 và 7 năm ở định dạng không thể ghi và không thể xóa.
Tính năng tùy chỉnh chính sách của Zoho Mail cho phép quản trị viên có thể chọn lưu trữ “Tất cả tài khoản người dùng” hoặc chọn “Tài khoản cụ thể” bao gồm các email bị xóa khỏi hộp thư của người dùng hoặc lưu trữ cả những trường hợp đặc biệt như email spam,.
Chính sách lưu trữ tốt phải cho phép lọc các email phù hợp với các tiêu chí nhất định (chẳng hạn như lọc theo người gửi, người nhận, chủ đề, nội dung, loại tệp đính kèm hoặc nội dung tệp đính kèm,…) và cho phép các email này được lưu trữ trong thời gian nhất định.
Các doanh nghiệp không lưu giữ dữ liệu đủ lâu để đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý có thể bị phạt rất nghiêm trọng. Các doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào các giải pháp lưu trữ tốt như Zoho Mail.
3. ÁP DỤNG CÁC TIÊU CHÍ KHÁC NHAU CHO NGƯỜI DÙNG KHÁC NHAU
Ngoài tuân thủ chính sách ngày, tùy thuộc vào đối tượng lưu trữ mà bạn cần có các tiêu chí lưu trữ khác nhau.
Ví dụ: các trao đổi email từ các ban quản lý, lãnh đạo và các nhóm pháp lý sẽ khác với các trao đổi nội bộ với khách hàng.
Chính sách tùy chỉnh lưu trữ mạnh mẽ của Zoho cho phép bạn đặt một số điều kiện lưu trữ nhất định như bật tùy chọn “Lưu trữ mãi mãi” cho nhiều đối tượng cụ thể.
4. GIẢI PHÓNG DUNG LƯỢNG LƯU TRỮ EMAIL
Ngoài các dữ liệu quan trọng nhất, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh hoặc các kiện cáo pháp lý có liên quan, bạn nên thường xuyên yêu cầu nhân viên xóa các dữ liệu không còn cần đến nữa, các tài liệu đã hết hạn hoặc các file, tệp hết giá trị.
Ngoài ra, các dữ liệu hết giá trị về thời gian cũng cần được “giải phóng” ngay để lấy lại bộ nhớ.
5. CÀI ĐẶT QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG NHƯ MỘT CHUYÊN GIA
Nhu cầu của mỗi người dùng trong tổ chức của bạn không hề giống nhau. Có người “tràn” dung lượng rất nhanh lên đến 1TB, nhưng có cũng người chưa bao giờ dùng 15GB mặc định chẳng hạn.
Zoho Mail cung cấp các báo cáo về lưu trữ của người dùng. Với quyền quản trị viên, các báo cáo này có thể giúp bạn xác định được các nhu cầu lưu trữ và chủ động chia sẻ không gian lưu trữ dùng chung hợp lý cho người dùng.
Mẹo tối ưu chi phí: Nếu nhu cầu về dung lượng lưu trữ của doanh nghiệp cao, bạn có thể đăng ký gói hỗn hợp giữa Zoho Mail + Zoho Mail Premium (bao gồm lưu trữ lưu trữ với eDiscovery và bộ nhớ 50GB). Ngoài ra, bạn có thể đăng ký Zoho Workplace Standard hoặc Zoho Workplace Professional để có thể chia sẻ bộ nhớ dung chung lên đến 100GB.
Hãy biến những mẹo và thủ thuật này thành một phần trong bộ công cụ quản trị của bạn để sử dụng hiệu quả dung lượng lưu trữ. Hãy thử các tùy chọn lưu trữ của Zoho Mail và eDiscovery để bảo vệ dữ liệu của tổ chức của bạn nhưng vẫn tối ưu ngân sách.
