[Quản trị viên] Tùy chỉnh chính sách email Zoho Mail

Chính sách email giúp Quản trị viên kiểm soát các nội dung sau:

• Kiểm soát tham số gửi và nhận email của tổ chức
• Tùy chỉnh nhiều chính sách email và áp dụng cho những nhóm người dùng khác nhau
• Tùy chỉnh chính sách email để hạn chế quyền truy cập email từ các thiết bị khác hay mạng khác
• Thêm chính sách hạn chế tài khoản
• Thiết lập và áp dụng các mức quyền hạn và hạn chế khác nhau cho người dùng dựa trên vai trò, yêu cầu và quyền của họ trong tổ chức

Theo dõi chi tiết các chính sách email có thể tùy chỉnh dưới đây:

1. CÁC BƯỚC TẠO CHÍNH SÁCH EMAIL MỚI

Bước 1: Đăng nhập vào http://mailadmin.zoho.com

Bước 2: Bấm vào Control Panel >> chọn Mail Administration >> chọn Mail Policy >> chọn Add New Policy

Bước 3: Nhập Policy Name – Tên chính sách và nhấn enter để lưu chính sách

Bước 4: Nhấp vào Mail and chọn Add new mail restriction – Thêm mail hạn chế mới từ trình đơn thả xuống để thiết lập chính sách hạn chế mail mới.

Bạn cũng có thể chọn bất kỳ mục hạn chế mail có sẵn từ trình đơn thả xuống.

Bước 5: Nhấp vào Account và chọn select Add new account restriction – Thêm hạn chế tài khoản mới từ trình đơn thả xuống, để thiết lập chính sách hạn chế tài khoản mới.

Bạn cũng có thể chọn bất kỳ mục hạn chế tài khoản có sẵn từ trình đơn thả xuống.

Bước 6: Nhấp vào Access và chọn Add new access restriction – Thêm hạn chế truy cập mới từ trình đơn thả xuống để thiết lập chính sách hạn chế truy cập mới.

Bạn cũng có thể chọn bất kỳ mục hạn chế truy cập có sẵn từ trình đơn thả xuống.

Bước 7: Nhấp vào Mail Forward chọn Add new Mail Forward restriction – Thêm hạn chế chuyển tiếp mail mới từ trình đơn thả xuống, để thiết lập chính sách hạn chế chuyển tiếp thư mới.

Bạn cũng có thể chọn bất kỳ mục chuyển tiếp mail có sẵn từ trình đơn thả xuống.

Khi bạn thiết lập các hạn chế, bạn có thể tiến hành áp dụng Chính sách mail lên người dùng.

Lưu ý:

Zoho Mail Suite sẽ áp dụng chính sách email mặc định cho người dùng khi mới tạo.

Bạn có thể tạo chính sách mới bằng cách nhấp vào Add Mail Policy – Thêm chính sách mail từ trang Chính sách mail của Zoho.

Khi bạn tạo một chính sách mới, chính sách đã tạo sẽ được áp dụng mặc định cho các thành viên trong tổ chức.

Bạn có thể tạo bất kỳ số lượng chính sách nào và áp dụng chúng cho các nhóm người dùng khác nhau.

Ở bất kỳ thời điểm nào, bạn chỉ có thể áp dụng một chính sách email cho một người dùng cụ thể.

2. THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH HẠN CHẾ EMAIL

Trong phần này, bạn có thể xác định tên miền, địa chỉ email, tệp đính kèm và văn bản chủ đề được phép hoặc bị chặn trong hộp thư đến và hộp thư đi.

2.1 Các bước thiết lập chính sách hạn chế email mới

Bước 1: Chọn Chính sách thư mà bạn muốn xác định hạn chế email mới

Bước 2: Nhấp vào Mail và chọn Add New từ trình đơn thả xuống

Bước 3: Cung cấp tên và nhấn Enter

Bước 4: Nhấp vào Incoming/Outgoing tùy theo loại hạn chế (Tên miền/Địa chỉ email/Chủ đề/Tệp đính kèm).

Bước 5: Chọn các tùy chọn có liên quan và cung cấp các giá trị Allowed/ Blocked.

2.2 Chính sách hạn chế tên miền

Các tùy chọn khả dụng trong giới hạn tên miền bao gồm:

• No restrictions – Không hạn chế
• Org Domains only – Chỉ cho phép email trong tổ chức
• Blocked domains – tên miền bị chặn
• Allowed domains – tên miền được phép

Bạn có thể xác định các hạn chế/cho phép/chặn cho cả domain đến và đi hoặc cả hai.

Allow – Cho phép: Khi bạn chỉ định một tên miền là tên miền chỉ được phép gửi đi, nhóm người dùng trong chính sách này chỉ có thể gửi email đến các tên miền đó. Khi họ gửi email đến các tên miền khác, máy chủ gửi đi sẽ từ chối chúng và trả lại email cho người gửi.

Block – Chặn: Khi bạn chỉ định một tên miền là một tên miền bị chặn, các email có thể được gửi đến tất cả các tên miền ngoại trừ các tên miền được liệt kê trong danh sách chặn.

Org Domains only – Chỉ tên miền tổ chức: Bạn cũng có thể chỉ cho phép gửi hoặc nhận email cho các tên miền tổ chức. Khi hạn chế này được áp dụng. Không thể gửi email cho tên miền ngoài tổ chức cũng như không thể nhận email từ các email tên miền ngoài tổ chức.

Bạn có thể chọn không hạn chế để cho phép gửi và nhận email mà không có bất kỳ hạn chế tên miền nào.

>> Xem thêm: Email doanh nghiệp Zoho với chi phí thấp nhưng tính năng thì không hề thấp.

2.3 Chính sách hạn chế địa chỉ email

Các tùy chọn khả dụng trong hạn chế địa chỉ email bao gồm:

• Không hạn chế – No restrictions
• Địa chỉ email bị chặn – Blocked Email Addresses
• Địa chỉ Email được phép – Allowed Email Addresses

Bạn có thể xác định các hạn chế/cho phép/chặn cho cả địa chỉ email đến và email đi hoặc cả hai.

Cho phép – Allow: Khi bạn chỉ định một địa chỉ email là địa chỉ email được phép gửi đi, người dùng được áp dụng chính sách sẽ chỉ có thể gửi email đến các địa chỉ email đó. Khi họ gửi email đến các địa chỉ email khác, máy chủ gửi đi sẽ từ chối họ và trả lại email cho người gửi.

Điều tương tự có thể được áp dụng cho email đến. Khi hạn chế được áp dụng, các email đến chỉ được gửi từ các địa chỉ email được phép. Bất kỳ email từ các địa chỉ email khác không được chỉ định trong danh sách sẽ bị từ chối (bị trả lại).

Chặn – Block: Khi bạn chỉ định địa chỉ email bị chặn, email có thể được gửi đến tất cả các địa chỉ email trừ địa chỉ email được liệt kê trong danh sách bị chặn.

Bạn có thể chọn không hạn chế để cho phép gửi và nhận email từ bất kỳ địa chỉ email nào.

2.4 Chính sách hạn chế tập tin đính kèm

Các tùy chọn khả dụng trong hạn chế tệp đính kèm bao gồm:

• Không hạn chế – No restrictions
• Tệp đính kèm bị chặn – Blocked Attachments
• Tệp đính kèm được phép – Allowed Attachments

Bạn có thể xác định các hạn chế/cho phép/chặn cho cả tệp đính kèm đến và đi hoặc cả hai.

Cho phép – Allow: Khi bạn chỉ định một số loại tệp đính kèm là loại được phép gửi đi, người dùng được áp dụng chính sách sẽ chỉ có thể gửi email với tệp đính kèm này. Khi họ gửi email với các loại tệp đính kèm khác, máy chủ gửi đi sẽ từ chối chúng và trả lại email cho người gửi.

Chặn – Block: Khi bạn chỉ định một loại là tệp đính kèm bị chặn, các email có thể được gửi cùng với bất kỳ tệp đính kèm nào khác ngoài trừ các tệp đính kèm có trong danh sách chặn.

Bạn có thể đảm bảo rằng các tệp đính kèm với tên tệp cụ thể bị chặn hoặc được phép cho cả email đến và đi.

Ví dụ: nếu bạn muốn chỉ định tệp có tên kiểm tra., hãy làm theo các hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chọn điều kiện cho tệp đính kèm bạn muốn áp dụng là gửi đến hay gửi đi.

Bạn cũng có có thể chọn No restrictions để cho phép gửi và nhận email mà không có bất kỳ hạn chế tệp đính kèm nào.

Bước 2: Nếu bạn chọn tùy chọn Allow hoặc Block, hãy nhập tên tệp mà bạn muốn chỉ định.

Bước 3: Thực hiện theo các quy ước dưới đây để đề cập đến tên tệp:

• Đề cập kiểm tra nếu tập tin có chứa tên kiểm tra
• Đề cập “kiểm tra” nếu tên của tệp có thể bị kiểm tra
• Đề cập *kiểm tra nếu tên tệp có thể kết thúc với từ kiểm tra
• Đề cập kiểm tra* nếu tên tệp có thể bắt đầu bằng từ kiểm tra

Các hạn chế sẽ được áp dụng theo thông số kỹ thuật của bạn.

2.5 Chính sách hạn chế chủ đề

Các tùy chọn có sẵn theo các hạn chế địa chỉ email là:

• Không hạn chế – No restrictions
• Chủ đề bị chặn – Blocked Subjects
• Chủ đề được phép – Allowed Subjects

Bạn có thể xác định các hạn chế/cho phép/chặn cho cả chủ đề được gửi đến và gửi đi hoặc cho cả hai.

Cho phép –  Allow: Khi bạn chỉ định một số chủ đề được phép gửi đi, người dùng được áp dụng chính sách sẽ chỉ có thể gửi email với chủ đề đó. Khi họ gửi email với các chủ đề khác, máy chủ gửi đi sẽ từ chối và trả lại email cho người gửi.

Chặn – Block: Khi bạn chỉ định một tên miền như một chủ đề bị chặn, các email có thể được gửi với bất kỳ chủ đề nào khác, ngoài các chủ đề được liệt kê trong chủ đề bị chặn.

Ví dụ: Nếu bạn chỉ định từ “hiệu thuốc” bị chặn, nó sẽ chặn các email bất kỳ nếu xuất hiện từ hiệu thuốc trong chủ đề.

Bạn có thể chọn không hạn chế để cho phép gửi và nhận email mà không có bất kỳ hạn chế chủ đề nào.

3. CHÍNH SÁCH HẠN CHẾ TÀI KHOẢN

Bạn có thể xác định các hạn chế tài khoản trong phần này.

Bạn có thể cung cấp quyền để thêm tài khoản bên ngoài dưới dạng POP trong Zoho và các tùy chọn để tùy chỉnh chữ ký của họ trong Zoho Mail.

Bạn cũng có thể hạn chế số lần đăng nhập/thoát email của người dùng. Các hạn chế được xác định ở đây sẽ được áp dụng cho người dùng được áp dụng chính sách.

Tìm hiểu chi tiết các thiết lập chính sách hạn chế tài khoản dưới đây:

3.1 Truy cập tài khoản bên ngoài

Theo mặc định, Zoho Mail cho phép người dùng định cấu hình tài khoản bên ngoài của họ thông qua POP.

Là quản trị viên, nếu bạn không muốn người dùng truy cập vào các tài khoản khác của họ thông qua POP bạn có thể tắt nó trong phần này. Khi tắt, người dùng áp dụng chính sách sẽ không thể thêm tài khoản bên ngoài qua POP. 

3.2 Chữ ký tùy biến

Zoho Mail cho phép người dùng định cấu hình và sử dụng nhiều chữ ký cho tài khoản của họ. 

Là quản trị viên, bạn có thể tắt tính năng này. Khi tùy chọn bị tắt, người dùng được áp dụng chính sách sẽ không thể tùy chỉnh Chữ ký của họ từ bảng điều khiển webmail.

3.3 Nhập/Xuất email

Trong webmail, người dùng có một tính năng để di chuyển email ở định dạng eml hoặc zip bằng cách sử dụng Nhập/Xuất Email 

Vì lý do bảo mật và truy cập, bạn có thể tắt tính năng này cho người dùng thông qua Chính sách email. Khi tắt, người dùng sẽ không thể nhập email vào Zoho Mail hoặc xuất email từ Zoho Mail. 

3.4 Đính kèm từ Đám mây/Thêm vào Đám mây

Người dùng có thể lưu tệp đính kèm đến Zoho Docs và các dịch vụ đám mây khác như Google Drive. Tuy nhiên, quản trị viên có thể tắt tùy chọn đính kèm bằng Chính sách hạn chế để không cho phép người dùng lưu tệp đính kèm vào đám mây và ngược lại.

3.5 Các bước thiết lập hạn chế tài khoản mới

Bước 1: Chọn Chính sách thư mà bạn muốn thiết lập hạn chế tài khoản

Bước 2: Nhấp vào Tài khoản và chọn Add New – Thêm mới từ trình đơn thả xuống

Bước 3: Cung cấp tên và nhấn Enter

Bước 4: Nhấp vào On/Off để bật hoặc tắt các tùy chọn liên quan đến tài khoản tương ứng

4. CHÍNH SÁCH HẠN CHẾ TRUY CẬP

Trong phần này, bạn có thể cung cấp quyền truy cập vào tài khoản qua POP, IMAP và hoặc Active Sync. Ngoài ra, bạn cũng có thể quyết định liệu người dùng có thể thiết lập chuyển tiếp email từ tài khoản hay không.

Các hạn chế được xác định ở đây sẽ được áp dụng cho người dùng được áp dụng chính sách.

4.1 Truy cập giao thức POP

Zoho Mail cho phép người dùng kích hoạt quyền truy cập POP của họ và truy xuất email qua POP trong các ứng dụng email như Outlook, Thunderbird,….

Nếu bạn muốn bật hạn chế bất kỳ quyền truy cập nào, bạn có thể tắt quyền truy cập POP cho nhóm người dùng cụ thể. Khi tắt, người dùng, người áp dụng chính sách sẽ không thể truy cập tài khoản Zoho qua POP. Nếu họ cố gắng bật POP trong webmail, họ sẽ nhận được thông báo lỗi.

4.2 Truy cập giao thức IMAP

Khi tắt, người dùng áp dụng chính sách sẽ không thể truy cập tài khoản Zoho qua IMAP trong các ứng dụng khách khác như iPhone, K9,… Sau khi bật, quyền truy cập IMAP sẽ tự động được bật cho tất cả người dùng trong cơ quan.

4.3 Truy cập giao thức Exchange Active Sync

Khi tắt, người dùng áp dụng chính sách sẽ không thể truy cập tài khoản Zoho qua Active Sync trong các máy khách khác như iPad, Android,…

4.4 Chuyển tiếp email

Khi tắt, người dùng được áp dụng chính sách này sẽ không thể định cấu hình chuyển tiếp email từ tài khoản Zoho sang tài khoản bên ngoài.

4.5 Hiển thị cài đặt POP/IMAP

Các tùy chọn POP/IMAP sẽ hiển thị cho người dùng trong Trang cài đặt của họ. Tuy nhiên, nếu quản trị viên tắt Display in Mail Policy – Hiển thị trong chính sách email, người dùng sẽ không thể thay đổi trạng thái POP/IMAP của họ. Chỉ quản trị viên mới có thể bật/tắt quyền truy cập POP/IMAP cho tài khoản của người dùng.

4.6 Hiển thị cài đặt chuyển tiếp email

Các tùy chọn Chuyển tiếp Email sẽ hiển thị cho người dùng trong Trang Cài đặt của họ. Tuy nhiên, nếu quản trị viên tắt Display in Mail Policy – Hiển thị trong chính sách email, người dùng sẽ không thể thay đổi cài đặt Chuyển tiếp email của họ. Chỉ quản trị viên mới có thể thêm hoặc xóa Chuyển tiếp email cho tài khoản của người dùng.

Bạn cũng có thể chỉ định các hạn chế IP nếu có đối với người dùng được áp dụng chính sách.

4.7 Số phiên tối đa

Trong phần này, có thể đặt số lượng phiên mở tối đa cho một tài khoản người dùng cụ thể.

Bật tùy chọn Max Session Count – Số phiên tối đa và nhập giới hạn cần thiết. Có thể đặt giới hạn tối thiểu là 1 và giới hạn tối đa là 25. Khi đã đặt vượt quá giới hạn tối đa, người dùng sẽ không thể đăng nhập vào tài khoản của họ trong một phiên mới. Người dùng có thể đóng các phiên hiện tại và sau đó đăng nhập vào một phiên mới. 

4.8 Hạn chế IP mail client

Nếu bạn đã đặt phạm vi IP, bạn có thể bật giới hạn mail client để áp dụng phạm vi IP nếu ứng dụng email client bên ngoài đang được sử dụng.

Người dùng đã áp dụng chính sách này sẽ chỉ có thể truy cập hộp thư của họ từ dải IP này. Nếu phạm vi IP không được đặt, hạn chế này sẽ không có hiệu lực.

4.9 Các bước thiết lập chính sách hạn chế truy cập mới

Bước 1: Chọn Chính sách email mà bạn muốn xác định các hạn chế truy cập

Bước 2: Nhấp vào Access – Truy cập và chọn Add New – Thêm mới từ trình đơn thả xuống

Bước 3: Cung cấp tên và nhấn Enter

Bước 4: Nhấp vào On/Off để bật hoặc tắt các tùy chọn tương ứng

Bước 5: Cung cấp phạm vi địa chỉ IP nếu có, để thêm hạn chế IP vào các hạn chế truy cập

5. KÍCH HOẠT CHUYỂN TIẾP EMAIL ĐI

Các email được gửi đi bởi người dùng thuộc chính sách sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ meial được thiết lập tại đây.

Các email gửi đi chỉ có thể được chuyển tiếp đến một tài khoản khác trong tổ chức của bạn chứ không phải tài khoản bên ngoài.

Các bước bật chuyển tiếp email đi:

Bước 1: Chọn Chính sách email mà bạn muốn xác định chuyển tiếp email đi

Bước 2: Nhấp vào Mail Forward – Chuyển tiếp thư và chọn Add New -Thêm mới từ trình đơn thả xuống

Bước 3: Cung cấp tên và nhấn Enter

Bước 4: Khi bạn nhập vào 1 vài ký tự, danh sách các địa chỉ email trong doanh nghiệp sẽ hiện ra trong mục tự động điền.

Bước 5: Nhấp để chọn và thêm địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp email đến.

>> Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết. 

6. LIÊN KẾT CHÍNH SÁCH VỚI NGƯỜI DÙNG

Trong phần này, bạn sẽ thêm những người dùng cần áp dụng các chính sách.

Các bước liên kết Chính sách email với người dùng:

Bước 1: Chọn Chính sách email mà bạn muốn liên kết người dùng

Bước 2: Nhấp vào người dùng

Bước 3: Trong hộp tìm kiếm, bấm tìm kiếm và thêm người dùng vào Chính sách.

Bạn cũng có thể áp dụng chính sách cho người dùng trong phần Mail Accounts – Tài khoản mail. Chọn danh sách người dùng cần áp dụng chính sách. Chọn Apply Policy – Áp dụng chính sách và chọn chính sách sẽ được áp dụng từ danh sách chính sách này.

Trên đây là toàn bộ quyền hạn tùy chỉnh chính sách email Zoho Mail từ quyền của Quản trị viên. Trong khi thiết lập, nếu có bất kỳ lỗi nào hoặc không thể thực hiện được, vui lòng để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ trực tiếp đội kỹ thuật công ty Mật Mã qua SDT: 02866602357 – Email: support@matma.com.vn