Viva Group: cải tiến, hiện đại hóa và đổi mới toàn bộ tập đoàn với khởi nguồn là Zoho Mail

Những thách thức trong suốt chặng đường hoạt động của Viva Group đã và đang thúc đẩy giới hạn của họ: phải cải tạo, hiện đại hóa và đổi mới doanh nghiệp.

1. Tổng quan về Viva Group

• Ngành: Bất động sản
• Trụ sở chính: Mumbai, Ấn Độ
• Số nhân viên: gần 400 nhân viên
• Số dịch vụ khác: hơn 7 dịch vụ chính
• Website: http://www.vivagroup.in/aboutus.html

Viva Group là một tập đoàn Ấn Độ đa lĩnh vực với bề dày thương hiệu trên ba thập kỷ.

Với vị trí ban đầu thuộc lĩnh vực Bất động sản, Viva Group đã ngày càng phát triển và tiếp cận hàng loạt các sản phẩm và dịch vụ khác như Xây dựng, Truyền thông, Du lịch, Giáo dục, Bán lẻ, Logistics và hơn thế nữa.

Đó chính là lý do mà họ đang rất “khao khát” một sự thay đổi mạnh mẽ – thay đổi toàn diện toàn bộ tổ chức.

2. Thách thức: tận dụng sức mạnh kỷ nguyên kỹ thuật số vào hoạt động

Mục tiêu thúc đẩy tính bền vững của Viva Group chính là đòi hỏi một quy trình kỹ thuật số mạnh mẽ để thay thế và bổ sung cho cách làm việc thủ công thông thường mà họ đã xây dựng trong nhiều năm.

Các yêu cầu chính Viva Group khi họ tìm kiếm một dịch vụ email:

2.1 Kiểm soát tuyệt đối các tài khoản của tổ chức

Với một công ty đa lĩnh vực như Viva, mỗi ngành lại có đặc điểm quản lý khác nhau, Viva Group đã đặt yêu cầu “thiết lập quyền kiểm soát dễ dàng và hiệu quả hơn” khi tìm một dịch vụ email mới.

Họ muốn thiết lập các chính sách phù hợp với yêu cầu của họ với các quyền và hạn chế nhất định cho mỗi người dùng khác nhau. Neeyati Vanraj Desai – Giám đốc cấp cao của Viva Group cho biết: “Chúng tôi cần một dịch vụ cho phép chúng tôi tùy chỉnh trải nghiệm của mình theo ý muốn.”

2.2 Khả năng mở rộng cao

Một thách thức rất lớn khác chính là khả năng mở rộng của một dịch vụ. Đây cũng là yêu cầu thứ hai của Viva Group khi họ có quá nhiều lĩnh vực hoạt động và rất cần một hệ thống quản lý mở rộng, logic, chặt chẽ.

2.3 Tích hợp toàn diện

Với nhiều lĩnh vực đang hoạt động, Viva Group muốn có một dịch vụ cho phép họ tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba – nghĩa là vẫn có thể sử dụng linh hoạt nhiều ứng dụng khác nhau chứ không phụ thuộc vào bất kỳ một giải pháp nào.

“Chúng tôi muốn vẫn có thể tiếp tục sử dụng các dịch vụ hiện tại đã đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Và tôi biết rằng chỉ có những dịch vụ hỗ trợ tích hợp chuyên sâu mới có thể giúp chúng tôi kết nối chúng chứ không phải thay thế chúng” – Neeyati Desai nói.

Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết 2021. Giải pháp email doanh nghiệp hàng đầu thế giới. 

3. Trước khi chuyển sang Zoho Mail

Viva Group ban đầu đã làm việc với một nhà cung cấp khác để đáp ứng nhu cầu gửi email của viva. Dịch vụ đó không thể đáp ứng yêu cầu của họ, đặc biệt là khi nó liên quan đến tích hợp toàn diện. Họ gặp khó khăn khi thiết lập quyền kiểm soát đối với tên miền và tài khoản người dùng của họ.

“Thành thật mà nói, ban đầu mọi thứ đều ổn. Tuy nhiên, sau đó, chúng tôi phải đối mặt với những hạn chế về tường lửa, sử dụng tên miền của chúng tôi cho các nhu cầu khác nhau,… Chúng tôi không thể và cũng không muốn mình bị ràng buộc vào một dịch vụ. Chúng tôi cũng thấy dịch vụ đang dùng có chi phí khá cao. Đó là lúc chúng tôi quyết định tìm kiếm một dịch vụ có thể hiểu đáp ứng yêu cầu của mình với mức giá tốt hơn.” – Neeyati Desai nói.

 

“Nói một cách đơn giản, chúng tôi chỉ liệt kê các yêu cầu của mình và Zoho Mail có đủ tính năng để đáp ứng mọi yêu cầu này” – Neeyati Vanraj Desai, Giám đốc cấp cao của Viva Group.

4. Trải nghiệm với Zoho Mail

Trong quá trình tìm kiếm một dịch vụ khác, Viva Group quyết định dùng thử Zoho Mail.

Sau khi dùng thử, Viva Group quyết định chuyển từ nhà cung cấp trước đây của họ sang Zoho Mail. 

Việc di chuyển dữ liệu của toàn bộ tổ chức diễn ra suôn sẻ và dường như ngay lập tức. Tất cả dữ liệu của người dùng, email, lịch và danh bạ giữa những người khác đã được di chuyển liền mạch mà không làm gián đoạn hoạt động của nhân viên.

Với Zoho Mail, Viva Group đã có thể loại bỏ tất cả các vấn đề mà họ đang gặp phải với nhà cung cấp trước đây. Họ có thể mở rộng dịch vụ mà không phải lo lắng về các hạn chế, dữ liệu được bảo vệ bởi các tiêu chuẩn bảo mật hàng đầu của Zoho Mail.

Neeyati Vanraj Desai – Quản lý cấp cao của Viva Groups

“Có rất nhiều tính năng tôi thích như chia sẻ email, streams và thu hồi email. Nhưng giao diện người dùng của chính Zoho Mail lại là điều tôi thích nhất. Tính năng “tabs on top” trong Zoho Mail là tính năng mà nhân viên của chúng tôi cực thích thú, không phải mở nhiều tab để hoàn thành nhiều nhiệm vụ như trước nữa. Mọi thứ có thể được quản lý chỉ với một tab và nó đã giúp công việc của chúng tôi dễ dàng hơn rất nhiều.”

Các phản hồi và hành động nhanh chóng từ bộ phận hỗ trợ và đối tác của Zoho Mail đã gây ấn tượng với Viva Group và khiến họ hài lòng với Zoho Mail.  Neeyati Desai cho biết: “Sự hỗ trợ của Zoho và đối tác của họ cũng rất chuyên nghiệp. Bất cứ khi nào chúng tôi gọi, họ luôn ở đó.”

Với Zoho Mail, Viva Group đã có thể đạt được tất cả những gì họ muốn trong một dịch vụ email. Họ cũng đang bắt đầu sử dụng Zoho Workplace như một bộ công cụ làm việc và các giải pháp quản lý nhân sự của Zoho là Zoho People.

Nếu bạn đang gặp những vấn đề trong tổ chức tương tự Viva Group, chúng tôi tin rằng, Zoho Mail chính là giải pháp lý tưởng nhất, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào việc kinh doanh thay vì các mối bận tâm khác. 

Vui lòng liên hệ để được chúng tôi tư vấn cụ thể về từng gói giải pháp Zoho Mail: