Chuyển tới nội dung

Các bước di chuyển dữ liệu từ Google Workspace sang Zoho Mail

di chuyển từ Google Workspace sang Zoho Mail

Zoho Mail có sẵn công cụ hỗ trợ bạn di chuyển dữ liệu từ Google Workspace sang Zoho Mail. Dữ liệu email, danh bạ và lịch có thể được di chuyển từ các tài khoản Google Workspace tương ứng sang Zoho Mail. Nếu đăng ký qua đối tác như Mật Mã, chúng tôi sẽ thay bạn thực hiện.

Bạn có thể tham khảo quy trình dưới đây nếu như muốn tự di chuyển dữ liệu.

1. Lưu ý cách thức Google Workspace di chuyển Gmail của bạn

Trong tài khoản Google Workspace, các email được sắp xếp bằng cách sử dụng các nhãn. Các nhãn được coi như các thư mục và email được được di chuyển đến các thư mục tương ứng. Vì có thể áp dụng nhiều nhãn cho một email nên email sẽ xuất hiện trong nhiều thư mục. 

Trong quá trình di chuyển sang Zoho Mail, sẽ có sự trùng lặp email trong các thư mục khác nhau. Sự trùng lặp dựa trên các nhãn áp dụng cho email đó trong Gmail. Điều này cũng làm cho kích thước của tài khoản thư tăng lên, do sự trùng lặp. 

Ví dụ: Nếu một email trong Gmail có 3 nhãn, thì email đó sẽ được di chuyển 4 lần. Nếu email có kích thước 10 MB có 3 nhãn gồm: Hộp thư đến, Công ty và Quan trọng, thì email sẽ được di chuyển trong các thư mục Hộp thư đến, Công ty và Quan trọng trong Zoho Mail và chiếm 30 MB dung lượng.  

Vì vậy, hãy cố gắng giữ mức tối thiểu các nhãn chồng chéo trong tài khoản Gmail của bạn.

Tất cả các email có nhãn ‘Quan trọng’ cũng sẽ có sẵn dưới nhãn ‘Hộp thư đến’ trong tài khoản Gmail của bạn. Nếu bạn muốn tiết kiệm một số dung lượng trong tài khoản Zoho Mail của mình, bạn có thể chọn thêm nhãn ‘Quan trọng’ vào danh sách thư mục loại trừ trong khi thêm cài đặt để di chuyển.

2. Thêm trình di chuyển vào Google Workspace

Làm theo quy trình dưới đây để thêm trình di chuyển dữ liệu của  Google Workspace vào tài khoản của bạn:

2.1 Thêm chi tiết máy chủ để di chuyển từ Google Workspace

Bước 1: Đăng nhập vào Zoho Mail Admin Console.

Bước 2: Chọn mục Data Migration từ menu bên trái.

Bước 3: Trong mục Migration, nhấp vào Start Data Migration cho lần di chuyển đầu tiên và nhấp vào + Create cho các lần di chuyển tiếp theo.

di chuyển dữ liệu Google sang Zoho

Bước 4: Nhập tên cho cấu hình máy chủ

Bước 5: Trong menu Select saved server details thả xuống, chọn Add new server details.

Bước 6: Trong menu Select Protocol/Application thả xuống, hãy chọn Google Workspace.

trình di chuyển dữ liệu Google

Bước 7: Theo dõi link hỗ trợ này để hoàn tất quy trình xác thực Google Workspace.

Bước 8: Sau khi xác thực xong, hãy nhập địa chỉ email của quản trị viên cấp cao Google Workspace và địa chỉ email tài khoản dịch vụ vào các trường tương ứng.

Bước 9: Nhấp vào nút Upload secret key file để tải tệp đã được tải xuống hệ thống của bạn và nhấp vào Authenticate.​

xác thực tài khoản Google

Thao tác này sẽ xác thực tài khoản Zoho của bạn để truy cập Google Workspace và lưu cấu hình máy chủ này. Chi tiết máy chủ bạn đã thêm sẽ được lưu trong trang Saved Server Details và bạn có thể sử dụng nó để thực hiện các quá trình di chuyển khác chỉ bằng cách chọn nó từ menu thả xuống.

2.2 Thêm cài đặt để di chuyển từ Google Workspace

Bước 1: Trong bước tiếp theo, hãy nhập tên cho cài đặt để bạn tham khảo.

Bước 2: Chọn các hộp tương ứng với dữ liệu bạn muốn di chuyển. Bạn có thể di chuyển dữ liệu của mail, danh bạ và lịch.

Bước 3: Khi bạn chọn mục Contacts, tất cả các địa chỉ liên hệ từ tài khoản trước đó của bạn sẽ được chuyển sang Zoho Mail trong các danh mục tương ứng. 

Bước 4: Chọn Calendar trong phần Data sẽ tạo các lịch tương ứng trong Zoho Mail và di chuyển dữ liệu vào từng lịch.

cài đặt di chuyển dữ liệu Google

Bước 5: Trong phần Folders to migrate, bạn có thể chọn mục All Folders hoặc Specific Folders.

Nếu bạn chọn tùy chọn All Folders, bạn có thể chọn bỏ qua bất kỳ thư mục nào trong quá trình di chuyển bằng cách sử dụng tùy chọn Exclude Folder List để loại trừ thư mục không muốn di chuyển.

Tùy chọn skip folders sẽ rất hữu ích khi quản trị viên chạy lại quá trình di chuyển cho cùng một nhóm người dùng đối với một số email mới hoặc email bị bỏ lỡ. Nhập tên của các thư mục trong dấu ngoặc kép dạng “Thư mục 1”, trong trường hợp này, chỉ thư mục đó sẽ bị loại trừ. Nếu bạn muốn di chuyển tất cả các thư mục con trong thư mục mẹ, hãy nhập tên thư mục theo sau là / * trong dấu ngoặc kép dạng “Thư mục 1/*”.

Nếu bạn chọn Specific Folders, bạn có thể chỉ định các thư mục cần được đưa vào mục Include Folder List

Bước 6: Trong Include Folder List, hãy nhập tên của các thư mục trong dấu ngoặc kép “Thư mục 1”, trong trường hợp này, chỉ thư mục đó mới được đưa vào. Nếu bạn muốn di chuyển tất cả các thư mục con trong thư mục mẹ, hãy nhập tên thư mục theo sau là / * trong dấu ngoặc kép “Thư mục 1/*”.

Bước 7: Trong phần Emails to migrate, hãy chọn xem bạn muốn di chuyển tất cả các email hay các email bạn đã nhận được sau một ngày cụ thể.

Bước 8: Trong phần Enable POP access for the migrated emails, hãy chọn Yes nếu bạn muốn người dùng của mình xem các email đã di chuyển khi tài khoản được định cấu hình là POP trong các ứng dụng email khác. Ngược lại, hãy chọn No.

Bước 9: Có nhiều tùy chỉnh khác mà bạn có thể chọn để áp dụng cho việc di chuyển của mình từ phần Other preferences: 

  • Exclude Inbox Mails in case it has more than one label – Một email có thể có nhiều nhãn trong Hộp thư đến Gmail, chẳng hạn như nhãn ToDo và Work. Nếu bạn chọn mục này, những email đó sẽ không được chuyển đến Hộp thư Zoho của bạn. Nhưng chúng vẫn sẽ được di chuyển dưới các nhãn khác dưới dạng thư mục trong Zoho Mail.
  • Mark Important as Tag – Các email đã được đánh dấu là quan trọng trong tài khoản Gmail của bạn có thể được thêm vào dưới thẻ ZMImportant trong Zoho Mail khi di chuyển.
  • Mark Starred as Tag – Tất cả các email được gắn dấu sao trong tài khoản Gmail của bạn có thể được thêm vào dưới thẻ ZMStarred trong Zoho Mail bằng cách sử dụng tùy chọn này.

Bước 9: Cuối cùng, nhấp vào Add

Các cài đặt bạn đã thêm sẽ được lưu trong trang Saved Settings và bạn có thể sử dụng nó để thực hiện các quá trình di chuyển khác chỉ bằng cách chọn nó từ menu thả xuống.

2.2 Tạo một quy trình di chuyển dữ liệu mới

Bước 1: Trong bước tiếp theo, Nhập Maximum Connection Limit. Bước này đề cập đến số lượng kết nối tối đa được máy chủ chấp nhận tại một thời điểm nhất định. 

Ví dụ: nếu bạn chọn 5 là giới hạn kết nối tối đa khi quá trình di chuyển được bắt đầu, thì quá trình di chuyển sẽ được bắt đầu đồng thời cho 5 người dùng. Quá trình di chuyển sẽ nhanh hơn khi có quá trình di chuyển song song giữa các máy chủ.

Bước 2: Trọng mục pause the migration when the storage reaches, chọn bạn muốn tạm dừng quá trình di chuyển khi bộ nhớ đạt 80% hay 95% và cuối cùng nhấp vào Create.

tạo trình di chuyển Google Workspace

3. Thêm chi tiết người dùng di chuyển từ Google Workspace

Zoho Mail cung cấp 3 tùy chọn để thêm tài khoản người dùng để di chuyển gồm:

  • Thêm người dùng thủ công
  • Di chuyển nhiều tài khoản người dùng thông qua file CSV
  • Tìm nạp người dùng trực tiếp từ máy chủ nguồn.

3.1 Bổ sung người dùng thủ công

Bước 1: Từ mục Migration list, hãy chọn loại di chuyển mà bạn muốn thêm chi tiết tài khoản người dùng nguồn và đích. 

Bước 2: Nhấp vào Add để thêm các chi tiết tài khoản theo cách thủ công.

bổ sung người dùng thủ công

Bước 3: Cung cấp địa chỉ email Google Workspace của người dùng và địa chỉ email tài khoản Zoho tương ứng cho người dùng này.

Bước 4: Chọn xem bạn có muốn ưu tiên di chuyển người dùng này hơn người dùng khác hay không và nhấp vào Add.

Thao tác này sẽ thêm người dùng cho quá trình di chuyển.

3.2 Nhập người dùng từ tệp CSV

Thay vì thêm người dùng để di chuyển theo cách thủ công, bạn cũng có thể thêm chi tiết người dùng vào trang tính excel, lưu dưới dạng tệp CSV và tải lên. Các tài khoản người dùng được đề cập trong CSV sẽ được tải lên để di chuyển.

Bước 1: Từ danh sách di chuyển, hãy chọn loại di chuyển mà bạn muốn thêm chi tiết tài khoản người dùng nguồn và đích. 

Bước 2: Chọn Import để tải lên tài khoản người dùng bằng tệp CSV.

bổ sung người dùng từ tệp SGV

Bước 3: Định dạng nhập User Details trong tệp CSV có thể được tìm thấy trong tệp mẫu đính kèm trong cửa sổ bật lên.

Bước 4: Khi bạn đã chuẩn bị tệp CSV, hãy nhấp vào Browse Files và chọn tệp CSV mà bạn muốn nhập.

Bước 5: Bản xem trước của tất cả người dùng trong tệp CSV, cùng với thông tin chi tiết về việc họ có được nhập hay không sẽ được hiển thị trên màn hình.

3.3 Nhập tài khoản người dùng từ máy chủ nguồn

Bạn có thể điền chi tiết tài khoản trong Zoho Mail trực tiếp từ máy chủ nguồn.

Bước 1: Từ danh sách đi chuyển, hãy chọn di chuyển mà bạn muốn thêm chi tiết tài khoản người dùng nguồn và đích. 

Bước 2: Nhấp vào Add để thêm chi tiết tài khoản 

Bước 3: Nhấp vào Fetch để điền trực tiếp chi tiết người dùng.

Bước 4: Chọn những người dùng có tài khoản cần được di chuyển.

Bước 5: Cuối cùng, nhấp vào  Thêm.

Bản xem trước của tất cả những người dùng đã chọn, cùng với thông tin chi tiết về việc họ có được thêm vào hay không sẽ được hiển thị trên màn hình.

​4. Bắt đầu quá trình di chuyển

Khi bạn đã thêm các tài khoản người dùng cho quá trình di chuyển, bạn có thể bắt đầu quá trình di chuyển dữ liệu.

Đảm bảo rằng mật khẩu nguồn không bị thay đổi sau khi thêm người dùng để di chuyển. Mật khẩu phải giống nhau cho đến khi toàn bộ quá trình di chuyển hoàn tất. 

Bước 1: Nhấp vào nút Start Migration sau khi thêm người dùng. Nếu bạn đã điều hướng ra khỏi trang mà bạn đã thêm người dùng, hãy chọn quá trình di chuyển mà bạn muốn bắt đầu từ trang này và nhấp vào Start Migration.

Bước 2: Bạn có thể xem tiến trình và số liệu thống kê liên quan đến việc di chuyển trên cùng một trang.

Thống kê chi tiết về quá trình di chuyển của từng người dùng có thể được xem bằng cách nhấp vào địa chỉ email của họ trên trang tiến trình di chuyển.

Đối với việc di chuyển thư, các báo cáo chi tiết cùng với thông tin thư mục sẽ có sẵn.

Bước 3: Bấm vào Mail Failures để xem thông tin chi tiết về chi tiết di chuyển theo thư mục.

Tương tự, bạn cũng có thể xem thống kê cho việc di chuyển Danh bạ bằng cách chuyển đến tab Contacts.

Chi tiết di chuyển Lịch cũng có thể được xem từ cùng một trang. Chuyển đến tab Calendar để xem chi tiết.

5. Di chuyển từ Google Drive sang Zoho WorkDrive

Bạn có thể di chuyển dữ liệu Google Drive cá nhân của mình sang Zoho WorkDrive bằng tính năng Takeout của Google. Tất cả dữ liệu cá nhân của bạn có thể được tải xuống và tải lên Zoho WorkDrive. Để di chuyển dữ liệu của tổ chức hoặc nhóm từ Google Workspace sang Zoho WorkDrive, vui lòng đưa ra yêu cầu di chuyển theo link này.Zoho sẽ kích hoạt công cụ di chuyển của riêng mình cho tài khoản của bạn và bạn có thể dễ dàng di chuyển dữ liệu của mình từ đó.

Các bước di chuyển quá phức tạp? Bạn có thể chọn chuyển dịch vụ Google Workspace sang Zoho Mail bằng cách đăng ký thông quá đối tác ủy quyền của Zoho là MMGROUP – chúng tôi hiện đang cung cấp cả 2 dịch vụ nên có chuyên gia công nghệ để giúp bạn hoàn tất quá trình này thuận tiện hơn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.