Mật Mã vinh dự là đối tác đồng hành cung cấp giải pháp email đám mây cho Citigo.
Hơn sáu tháng tìm kiếm, nghiên cứu và thử nghiệm Zoho Mail với sự hỗ trợ từ Mật Mã, Citigo đã mạnh dạn chuyển đổi từ hệ thống email cũ sang Zoho Mail để quản lý toàn bộ người dùng của tổ chức.
Đến hiện tại, số lượng người dùng của hãng không ngừng tăng lên theo tốc độ phát triển.
Nội dung chính
1. Tổng quan về Citigo
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM CITIGO
- Năm thành lập công ty: 2010
- Quy mô công ty: 500-1000
- Sản phẩm và dịch vụ cung cấp:
- Phần mềm bán hàng KiotViet
- Tư vấn và triển khai giải pháp phần mềm
- Trung tâm phát triển phần mềm từ xa
Citigo hiện đang được đánh giá là công ty công nghệ Việt Nam có tiềm năng tăng trưởng vượt bậc. Các dịch vụ và phần mềm do Citigo cung cấp đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Chính điều này đã mang lại tốc độ tăng trưởng trung bình lên tới 200%/năm của quý công ty.
2. Thách thức: làm thế nào để chuyển đổi làm việc từ xa hiệu quả cho hàng nghìn nhân viên
Trong thời điểm đại dịch Covid-19 2020 – 2021, khi mà nhiều doanh nghiệp phải chuyển đổi làm việc tại nhà, phần mềm bán hàng của Citigo trở nên hữu ích và được nhiều khách hàng lựa chọn.
Điều này vô hình chung đưa Citigo vào giai đoạn: đẩy mạnh làm việc từ xa nhưng vẫn đảm bảo mọi nhân viên đều hoạt động với năng suất cao.
Hệ thống email cũ không phải là không có hiệu quả, nhưng nó đã không phù hợp với một công ty công nghệ đang trên đà phát triển nhanh như Citigo. Số lượng nhân viên tăng mạnh hàng quý, dữ liệu công nghệ ngày càng lớn và đòi hỏi bảo mật cao. Một hệ thống email server không đủ đáp ứng hết các nhu cầu này.
3. Trước khi chuyển sang Zoho Mail
Ngoài ra, hệ thống mail cũ mắc một lỗi nghiêm trọng là chứa lỗ hổng bảo mật. Nó đã gây thiệt hại cho hàng chục nghìn tổ chức.
Vậy câu hỏi đặt ra cho Citigo là: liệu giải pháp email doanh nghiệp nào vừa có thể nhanh chóng mở rộng số lượng, vừa đảm bảo tốc độ sử dụng mượt mà và bảo mật an toàn?
Có thể nói, những gì Citigo cần đang là thế mạnh của điện toán đám mây nói chung và email đám mây nói riêng.
Zoho Mail – một trong những giải pháp email đám mây nổi tiếng đã được đưa vào kế hoạch nghiên cứu sử dụng dài hạn của Citigo.
4. Giai đoạn nghiên cứu và lựa chọn Zoho Mail thông qua đối tác tại Việt Nam
Quá trình từ khi bắt đầu cho đến khi sử dụng Zoho Mail của Citigo chia thành 4 cột mốc chính:
Giai đoạn 1: Liên hệ Mật Mã tư vấn và báo giá email Zoho
Nhu cầu mà Citigo chia sẻ:
- Chuyển đổi toàn bộ tài khoản sang email doanh nghiệp Zoho
- Người dùng sử dụng nhiều email client, yêu cầu hệ thống có hỗ trợ SMTP/POP3
- Đang dùng hệ thống email server, cần đảm bảo quá trình chuyển đổi dữ liệu sẽ an toàn cho tổ chức.
Dựa trên nhu cầu này, chuyên viên Mật Mã tư vấn như sau:
- Tư vấn gói Zoho Mail Lite chỉ có tính năng email tên miền cơ bản, giúp tiết kiệm chi phí cho các công cụ không cần thiết | tư vấn gói Zoho Workplace là bộ ứng dụng bao gồm cả email doanh nghiệp và bộ công cụ cộng tác.
- Zoho Mail và Workplace có hỗ trợ cả giao thức SMTP và POP3
- Zoho có thiết kế công cụ để giúp khách hàng di chuyển dữ liệu email an toàn. Đội ngũ Mật Mã đánh giá hệ thống email hiện tại của khách hàng, đánh giá sự tương thích với Zoho Mail và tư vấn Citigo: dữ liệu nào nên được sao lưu thủ công, dữ liệu nào có thể được chuyển đổi online.
Giai đoạn 2: Dùng thử Zoho Workplace Professional
Citigo đăng ký dùng thử gói cao nhất của Zoho là Workplace Professional để trải nghiệm toàn bộ công cụ công nghệ với tính năng cao nhất của Zoho. Hành động này cũng nhằm chuẩn bị cho sự mở rộng hoặc nâng cấp về sau. Citigo muốn đánh giá trước sự phù hợp của công nghệ Zoho với tổ chức của mình.
Giai đoạn 3: Gặp sự cố về đường truyền internet
Sau khi chuyển đổi thành công cho hàng nghìn tài khoản, Citigo gặp sự cố với việc Zoho Mail không ổn định do phụ thuộc vào đường truyền internet. Thời điểm này diễn ra trong đại dịch, các nhân viên đều làm việc tại nhà với đường truyền internet khác nhau.
Mật Mã kết hợp với đội kỹ thuật của Zoho để theo sát, xử lý và khắc phục lỗi này cho Citigo.
Giai đoạn 4: Ổn định, an toàn và không ngừng nâng cấp tài khoản
Đến thời điểm hiện tại, Citigo hoàn toàn sử dụng Zoho Mail ổn định.
5. Kết quả mang lại khi sử dụng Zoho Mail từ MAT MA TECHNOLOGY CO., LTD
Zoho Mail đang đáp ứng rất tốt và nhiều hơn nữa các nhu cầu mà Citigo mong muốn:
- Giải phóng đội IT tại chỗ, giảm thiểu các rắc rối liên quan đến rò rỉ dữ liệu, không đăng nhập được tài khoản trên nhiều thiết bị và không làm việc được từ xa
- Bổ sung dung lượng và tài khoản mới dễ dàng vì Zoho Mail là nền tảng email đám mây, luôn “có sẵn” cho việc mở rộng
- Tiết kiệm chi phí tối đa, giúp Citigo tận dụng ngân sách cho các hoạt động đầu tư công nghệ và mở rộng kinh doanh hiệu quả hơn.
Đại diện Citigo chia sẻ với Mật Mã rằng, họ đang tìm hiểu thêm các nền tảng công nghệ khác của Zoho và có thể sẽ sử dụng trong tương lai gần. Khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng cùng hệ sinh thái Zoho và thậm chí các ứng dụng bên thứ ba như Google, Microsoft cũng là năng lực vượt trội của Zoho.
Kết
Zoho Mail đang ngày càng chứng tỏ được sức hút của mình với các công ty startup và các công ty quy mô lớn hàng nghìn nhân viên như Citigo.
Mật Mã và cả Zoho đều hiểu rằng, tối ưu chi phí và giảm gánh nặng vận hành doanh nghiệp để đầu tư chất xám vào thúc đẩy kinh doanh là nhiệm vụ hàng đầu của mọi tổ chức. Đầu tư vào công nghệ chính là cách gia cường sự vững chắc và thúc đẩy tăng trưởng tốt nhất trong kỷ nguyên số.
Mật Mã cũng như Zoho, hi vọng sẽ tiếp tục trở thành dịch vụ trung gian để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hơn.
