Công nghệ có thể không phải điều kiện “đủ” nhưng là điều kiện “cần” để doanh nghiệp đi xa và nhanh hơn trong thời đại số.
Công nghệ giúp doanh nghiệp hoạt động dễ dàng hơn, ngay trong cả việc quản lý và vận hành doanh nghiệp. Cả hai tồn tại như một mối quan hệ cộng sinh.
Có thể có nhiều nền tảng công nghệ để giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành tốt hơn, nhưng trong bài viết này, MMGROUP sẽ chia sẻ giải pháp công nghệ mà chúng tôi đang sử dụng để quản lý chính doanh nghiệp của mình – Zoho Mail Workplace.
Nội dung chính
1. Muốn quản lý doanh nghiệp hiệu quả? Con người là chưa đủ
Đã qua rồi cái thời làm việc ngập trong mớ giấy tờ lộn xộn. Đã qua rồi giai đoạn phân công và quản lý công việc trên những bảng lớn treo tường cồng kềnh. Tất cả là nhờ có công nghệ, có sự hỗ trợ từ các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng,…
Theo thời đại, các nhà quản lý doanh nghiệp cũng cần tiếp cận công nghệ mới và phát triển cùng sự thay đổi, chẳng hạn như giao tiếp qua email, họp trực tuyến, làm việc từ xa,… nếu cần.
Tận dụng sức mạnh của công nghệ như điện toán đám mây, Big Data, AI,… giúp quản lý nguồn lực và nhân lực của doanh nghiệp hiệu quả hơn. Từ nền tảng là con người đã được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào phát triển kinh doanh.
2. Công nghệ giúp quản lý doanh nghiệp như thế nào?
Công nghệ hiện đại cung cấp nhiều công cụ và ứng dụng hiệu quả mà người quản lý có thể sử dụng khi giám sát giao tiếp hoặc quản lý và sắp xếp khối lượng công việc của nhân viên. Ví dụ:
- Giám sát việc nhận và gửi dữ liệu của tổ chức bằng email. Người quản lý có thể giới hạn quyền sử dụng dữ liệu doanh nghiệp cho từng cá nhân cụ thể
- Kiểm soát được các thiết bị được nhân viên sử dụng cho công việc, từ đó kiểm soát và bảo vệ doanh nghiệp tốt hơn
- Tăng khả năng năng đào tạo nhân viên mới, nhân viên từ xa bằng các công cụ họp online hiệu quả và tiết kiệm chi phí
- Quản lý các nhiệm vụ của tất cả phòng ban, tổ chức, đội nhóm từ một bảng điều khiển vào báo cáo duy nhất như các công cụ Task, Calendar, Project.
Tất nhiên, có những tổ chức sẽ cần quản trị doanh nghiệp phức tạp và có chiều sâu hơn. Chúng tôi chỉ đang nói đến mức quản lý cơ bản cần có.
Và Zoho Mail Workplace có thể giúp bạn làm rất tốt nhiệm vụ này.
3. Zoho Mail Workplace là gì?
Zoho Mail Workplace là bộ ứng dụng văn phòng và email doanh nghiệp hàng đầu thế giới. Zoho Mail Workplace thuộc top 3 bộ giải pháp văn phòng được sử dụng nhiều nhất hiện nay.
Xét diện rộng hơn, Zoho có bộ ứng dụng Zoho One – một trong bộ phận mềm quản lý doanh nghiệp nổi tiếng nhất hiện nay. Zoho Workplace là hệ sinh thái nhỏ, thuộc hệ sinh thái lớn Zoho One.
Tuy nhiên, chỉ riêng Zoho Workplace đã đầy đủ các công cụ cần thiết cho một tổ chức làm việc và quản lý.
4. Zoho Mail Workplace hỗ trợ quản lý doanh nghiệp của bạn như thế nào?
Cùng phân tích những đặc trưng của Zoho Workplace giúp bạn quản lý doanh nghiệp hiệu quả:
4.1 Quản lý người dùng bằng email
Email doanh nghiệp là một trong đặc trưng của Zoho Workplace. Và từ “chìa khóa” này, tổ chức có thể cấp phép cho người dùng của mình các công cụ làm việc liên quan khác và đồng thời kiểm soát tổ chức bằng tài khoản email này.
4.2 Cộng tác nhóm với sự bảo mật
Các công cụ có sẵn trong Zoho Mail Workplace vừa giúp cộng tác vừa giúp quản lý và đào tạo hiệu quả bao gồm:
Zoho Meeting: phần mềm giúp tổ chức họp trực tuyến, đào tạo từ xa với các tính năng nâng cao như ghi lại cuộc họp, mời người tham dự bên ngoài,…
Zoho WorkDrive: phần mềm lưu trữ dữ liệu từ đám mây lên đến 10GB/người dùng và được chia sẻ giữa các người dùng. WorkDrive được tăng cường các công cụ bảo mật và quyền tùy chỉnh chính sách từ Quản trị viên như ai được phép sử dụng WorkDrive, quyền chỉ đọc hoặc chỉnh sửa hoặc xem cho từng đối tượng cụ thể, khóa bằng mật khẩu các đường link WorkDrive,…
Zoho Calendar: phần mềm quản lý công việc và lịch trình cho cả cá nhân và teams. Người quản lý có thể theo dõi các nhiệm vụ, công việc hay thời gian trống của các thành viên khi được cập nhật lên Calendar. Công cụ mở rộng và chuyên sâu hơn của Calendar là Zoho Project (nhưng không có trong Zoho Worplace).
4.3 Bảng điều khiển dành riêng cho Quản trị viên
Mỗi công cụ quản lý doanh nghiệp đều sẽ có không gian riêng dành cho người quản trị. Control Panel là công cụ đã có app trên di động mà Zoho Workplace để người quản trị có thể kiểm soát tổ chức dễ dàng hơn.
Control Panel tổng hợp toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Nó cũng gửi cho người quản trị các đề xuất thông minh để thực hiện các chính sách bảo mật. Nó cũng đưa ra các báo cáo chi tiết về hoạt động của người dùng, các hành động đáng ngờ hoặc các đăng nhập trái phép,.. kịp thời và đúng lúc cho quản trị viên.
>>Xem thêm: Microsoft 365 email doanh nghiệp an toàn chất lượng.
4.4 Tích hợp dễ dàng với các công cụ khác
Hơn thế nữa, Zoho Mail Workplace là nền tảng đám mây linh hoạt khi cho phép bạn tích hợp cả các công cụ quản lý doanh nghiệp của bên khác vào bộ ứng dụng Zoho Workplace. Nghĩa là bạn có thể sử dụng Microsoft Teams hay Trello ngay từ trong giao diện Zoho mà không phải đăng nhập nhiều lần.
Tính năng này phù hợp với các tổ chức muốn sử dụng nhiều công cụ quản trị cùng lúc hoặc muốn so sánh giữa nhiều công cụ quản lý doanh nghiệp.
Các công cụ thuộc hệ sinh thái Zoho cũng dễ dàng tích hợp ngay như Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Connect để bạn quản lý mọi ứng dụng và nhân viên dễ dàng hơn.
Kết
Nhìn chung, với tầm giá chỉ từ 960.000 VND/người dùng/năm, Zoho Workplace đáp ứng rất tốt các nhu cầu quản lý doanh nghiệp điển hình.
Hi vọng, bài viết có ích cho bạn nếu như tổ chức của bạn đang đi tìm công cụ quản lý doanh nghiệp và chưa biết bắt đầu từ đâu.
