Làm việc với số liệu là nỗi ám ảnh của nhiều người, bất kể là nhân sự chuyên trách hay từ góc độ của người quản lý, người chủ doanh nghiệp. Chỉ cần một sai sót nhỏ, bạn sẽ cần phải rà soát lại mọi thứ. Quá trình đó không chỉ mất thời gian, mà còn cực kỳ tẻ nhạt.
Rất may, với sự hiện diện của Zoho Books, làm việc với số liệu sẽ không còn là nỗi lo. Phần mềm từ tập đoàn công nghệ Zoho Corp giúp tự động hóa quá trình quản lý tài chính, quản lý bán hàng và phân tích kinh doanh của doanh nghiệp.
Vậy thì, trải nghiệm sử dụng Zoho Books trên thực tế như thế nào, ưu – nhược điểm ra sao và nó được “đo ni đóng giày” cho kiểu doanh nghiệp nào?
Tất cả sẽ có trong bài đánh giá Zoho Books này. Cùng tìm hiểu!
Nội dung chính
1. Zoho Books có thể làm gì?
Đối với đội ngũ sale và kế toán, Zoho Books cho phép rút ngắn những nhiệm vụ lặp đi lặp lại hàng ngày như tạo mới hóa đơn, tạo mới báo giá, theo dõi tồn kho, theo dõi nhà cung ứng,… Quan trọng nhất, mọi số liệu đều được đồng bộ hóa và tự động hóa trên Zoho Books. Tức chúng ta không cần phải nhập đi nhập lại những số liệu và thông tin nhàm chán, nhưng dễ dẫn đến sai sót.
Đối với chủ doanh nghiệp và nhà quản lý muốn giảm bớt các công việc tốn thời gian, Zoho cũng là ứng cử viên sáng giá. Đặc biệt là khi nói đến các nhiệm vụ liên quan đến theo dõi bán hàng và tình hình tài chính.
Không dừng lại ở việc theo dõi mọi thứ một cách trực quan, Books còn ghi điểm cực mạnh với khả năng tạo báo cáo tài chính tự động. Nổi bật gồm báo cáo lợi nhuận, báo cáo công nợ, báo cáo doanh thu,… Từ đây, nhà quản lý lẫn chủ doanh nghiệp nhanh chóng có một cái nhìn tổng quan và chính xác về bức trong tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, họ còn có thể dành thời gian và trí lực cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Song song với đó, 80% những doanh nghiệp đã dùng phần mềm này cũng khẳng định rằng họ cực kỳ ấn tượng bởi khả năng nhắc hóa đơn tự động. Bằng cách này, họ không bỏ lỡ bất kỳ một khoản thanh toán quan trọng nào.
>> Xem thêm: Zoho Corporation: công ty phần mềm có tốc độ phát triển nhanh nhất thế giới
2. Zoho Books bao gồm những tính năng nào?
Khai thác hết những tính năng được bao gồm, chúng ta sẽ bất ngờ với những gì mà Zoho Books có thể làm được.
Trong đó, các tính năng chính gồm có:
- Tạo và quản lý hóa đơn
- Tạo và quản lý báo giá
- Quản lý thu chi
- Quản lý hàng tồn kho
- Quản lý thông tin khách hàng
- Lập báo cáo tài chính
- Thanh toán trực tuyến
- Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu
- Quản lý danh sách nhà cung cấp
- Phân quyền người dùng theo vai trò
- Tương thích với thiết bị di động
>> Xem thêm: Zoho Books là gì? Có đơn giản chỉ là phần mềm kế toán?
3. Zoho Books có giá bao nhiêu?
Một phần mềm dù có thú vị như thế nào nhưng với chi phí quá cao, thì cũng rất khó để đến được với người dùng. Và đó không phải là vấn đề của Zoho Books.
Với kinh nghiệm 10 năm kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ đám mây, chúng tôi đánh giá Zoho Books là một phần mềm có chi phí khá thân thiện.
Trong đó, Zoho Books hiện bao gồm bản miễn phí và các phiên bản có phí dành cho từng quy mô doanh nghiệp khác nhau.
Với bản miễn phí, Zoho Books cung cấp các tính năng cơ bản như theo dõi thu chi, quản lý hóa đơn, tạo báo cáo. Điều kiện để sử dụng là doanh nghiệp phải có doanh thu dưới 50K USD mỗi năm, và chỉ có một kế toán + một người dùng được quyền truy cập vào hệ thống.
Ngoài ra, hãng còn thiết kế thêm 5 gói có phí dành cho từng quy mô doanh nghiệp. Bao gồm Zoho Books Standard, Zoho Books Professional, Zoho Books Premium, Zoho Books Elite và Zoho Books Ultimate.
Liên hệ Mat Ma Technology Co., Ltd – Đối tác công nghệ của Zoho Corporation để nhận báo giá chi tiết tại thị trường Việt Nam. Xem huy hiệu đối tác của chúng tôi tại đây.
4. Ưu điểm của Zoho Books
Không đơn thuần dừng lại ở những nhiệm vụ kế toán, Zoho Books còn mang đến nhiều tính năng hữu ích và những lợi thế khác. Dưới đây là điểm mà chúng tôi đánh giá khá cao ở Zoho Books.
4.1 Giao diện người dùng thân thiện
Một trong những ưu điểm lớn nhất của Zoho Books là giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng.
Ngay cả khi không có kiến thức chuyên sâu về tài chính và kế toán, chúng ta vẫn có thể làm quen nhanh chóng với các thành phần và tính năng.
Tại thị trường Việt Nam, đối tác của Zoho là Mật Mã còn triển khai thêm các chương trình đào tạo sử dụng Books, giúp doanh nghiệp “thích nghi” nhanh nhất với hệ thống mới. Điều này vừa đảm bảo doanh nghiệp có thể khai thác triệt để sức mạnh của ứng dụng, vừa chắc chắn rằng những nhân sự dù “mù công nghệ” vẫn có thể sử dụng nhuần nhuyễn trong thời gian ngắn.
4.2 Quản lý tài chính toàn diện
Zoho Books cung cấp các tính năng quản lý tài chính toàn diện. Điều này đồng nghĩa chúng ta có thể làm mọi thứ ngay trong một nền tảng. Từ đó giảm thời gian chuyển đổi qua lại giữa hai hoặc nhiều nền tảng. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm này cũng giúp giảm gánh nặng cho đội ngũ kỹ thuật viên, giảm sai sót do nhập hoặc tính sai dữ liệu.
Những nhiệm vụ liên quan đến tài chính bạn có thể làm trong Zoho Books một cách hiệu quả gồm có theo dõi giao dịch, tạo và quản lý hóa đơn, quản lý ngân sách, tạo và quản lý báo giá, kiểm soát hàng tồn kho,...
>> Xem thêm: Vì sao nên dùng Zoho Books để tạo hóa đơn điện tử? Top 6 lý do cực thuyết phục
4.3 Tích hợp và linh hoạt
Zoho Books tích hợp tốt với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho. Điển hình như Zoho CRM, Zoho Inventory và Zoho Projects. Điều này cho phép chúng ta chia sẻ dữ liệu và thông tin giữa các phần mềm khác nhau, tạo ra sự liên kết và tính toàn diện trong việc quản lý doanh nghiệp.
Tùy vào quy mô và tính chất ngành nghề, doanh nghiệp còn có thể tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
4.4 Truy cập từ xa và bảo mật
Zoho Books cho phép truy cập từ xa vào dữ liệu doanh nghiệp, giúp chúng ta dễ dàng làm việc và kiểm tra thông tin từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Hơn nữa, phần mềm này còn áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ. Bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và sao lưu định kỳ, đảm bảo an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Zoho Books – Phần mềm quản lý kinh doanh và kiểm soát tài chính cho mọi doanh nghiệp
5. Nhược điểm của Zoho Books
Bên cạnh ưu điểm, dưới đây là hai điểm mà chúng tôi chưa đánh giá cao ở Zoho Books.
5.1 Bản miễn phí bị giới hạn tính năng
Như đã đề cập ở trên, bản miễn phí có giới hạn doanh thu, số lượng người dùng, tính năng và khả năng hỗ trợ.
Để khai phá hết sức mạnh của phần mềm, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư vào các gói trả phí. Điều này có thể sẽ là thách thức cho các doanh nghiệp có “nguồn lực mỏng”.
Tuy nhiên, bạn cũng không cần quá lo lắng. Zoho Corp cho phép dùng thử Books trong 14 ngày. Qua thời gian trải nghiệm, bạn có thể căn cứ vào tính hiệu quả để đăng ký bản có phí.
Đăng ký dùng thử tại đây hoặc liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
5.2 Chưa phù hợp với quy định thuế Việt Nam
Zoho Books có bao gồm tính năng thuế. Dù vậy, đáng tiếc là đến nay tính năng này chỉ phù hợp với Ấn Độ và một số nước lân cận.
Để sử dụng Books cho các nhiệm vụ có liên quan đến thuế, chúng ta cần phải tích hợp Books với một ứng dụng thuế Việt Nam.
Liên hệ với Mật Mã để được hỗ trợ.
6. Chuyên gia chấm điểm Zoho Books
Ngoài đánh giá Zoho Books dựa trên trải nghiệm của cá nhân và khách hàng, chúng tôi cũng tham khảo thêm ý kiến của các chuyên gia quốc tế. Theo tạp chí kinh tế Business.com, Zoho Books được review theo bảng điểm sau đây.
| Khả năng thanh toán |
9/10 |
|
Khả năng lập hóa đơn |
8,8/10 |
|
Tích với với ứng dụng Zoho |
10/10 |
|
Tích hợp của bên thứ ba |
8,5/10 |
| Tương thích di động |
9/10 |
| Dịch vụ khách hàng |
10/10 |
|
Tổng |
9,1/10 |
7. Vậy Zoho Books dành cho ai?
Zoho Books là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu quản lý tài chính, quản lý bán hàng và phân tích kinh doanh.
Phần mềm phù hợp với mọi doanh nghiệp, mọi ngành nghề, mọi vùng lãnh thổ. Từ các doanh nghiệp siêu nhỏ, công ty khởi nghiệp cho đến các công ty đa quốc gia,… Books đều có thể phát huy hết vai trò, giúp tăng cường hiệu suất và tính chuyên nghiệp trong tổ chức.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp của bạn đã sử dụng các ứng dụng Zoho khác, Zoho Books sẽ là một lựa chọn tuyệt vời để tạo ra sự liên kết và tính toàn diện trong việc quản lý doanh nghiệp.
Tóm lại, Zoho Books là một phần mềm đáng tin cậy với loạt tính năng thực chiến cho việc quản lý tài chính, quản lý bán hàng và phân tích kinh doanh. Mặc dù vẫn còn một số điểm hạn chế nhưng chúng đều có cách khắc phục, tất nhiên không tạo ra thách thức quá lớn.
Hy vọng bài review Zoho Books trên đây đã giúp bạn có một cái nhìn tổng quan!
Mời bạn tham khảo thêm video:
