Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực và thời gian, mà còn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, tăng cường khả năng thanh toán và giảm thiểu sai sót.
Hiện nay, nhắc đến phần mềm tạo hóa đơn điện tử, Zoho Books luôn là cái tên được đại đa số doanh nghiệp ưu ái.
Zoho Books giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên đến 75% quỹ thời gian. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu những lý do vì sao doanh nghiệp nên tạo hóa đơn điện tử trong Zoho Books.
Nội dung chính
1. Tạo hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
Việc phải chuyển đổi sang một hệ thống mới khiến nhiều người e dè vì ngại làm quen với giao diện, tính năng mới. Tuy nhiên, tạo hóa đơn điện tử trên Zoho Books là một quá trình cực kỳ đơn giản.
Phần mềm sở hữu một giao diện dễ sử dụng với các công cụ tự động hóa, giúp bạn có thể bắt tay vào việc ngay và luôn.
Cụ thể, thay vì phải tạo mới hóa đơn cho mỗi giao diện, người dùng Books có thể tùy chỉnh dựa trên các mẫu hóa đơn sẵn có. Hoặc bạn cũng có thể tạo một mẫu hóa đơn tiêu chuẩn theo tính chất của doanh nghiệp, sau đó lưu trữ và tái sử dụng lâu dài.
Tính logic là một điểm mạnh khác của Zoho Books. Phần mềm cho phép tạo hóa đơn, giấy báo có, giấy ghi nợ theo sơ đồ hóa đơn điện tử để bạn không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Ngoài ra, Zoho Books có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt. Bạn có thể chuyển từ tiếng Anh mặc định sang tiếng Việt bất kỳ khi nào.
>> Xem thêm: Zoho Books – Phần mềm quản lý kinh doanh và kiểm soát tài chính cho mọi doanh nghiệp
2. Tránh sai sót và mất mát thông tin
Một lợi thế khác của hóa đơn điện tử là tránh các sai sót trong quá trình sao chép thông tin.
Khi sử dụng Zoho Books, bạn chỉ cần nhập thông tin hóa đơn một lần duy nhất. Kế đó, phần mềm sẽ tự động tính toán tổng số tiền, thuế và các khoản phụ thu theo quy tắc đã định trước.
Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ có thể tiết kiệm đáng kể nhân lực mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhập sai hóa đơn, mất mát và thất lạc những thông tin quan trọng.
3. Gửi và nhận hóa đơn dễ dàng
Zoho Books cho phép gửi hóa đơn điện tử trực tiếp từ ứng dụng. Bạn có thể sao chép liên kết và gửi đến cho khách hàng. Hoặc bạn cũng có thể tải xuống hóa đơn, sau đó gửi đi thông qua các ứng dụng nhắn tin khác.
Hơn hết, Zoho Books còn cho phép xem lại lịch sử gửi và nhận hóa đơn, kiểm tra trạng thái thanh toán và lập báo cáo tài chính liên quan đến hóa đơn trực tiếp từ phần mềm.
>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Là “cơn ác mộng” hay là cơ hội của doanh nghiệp?
4. Quản lý tài chính hiệu quả
Bên cạnh giao diện dễ sử dụng, Zoho Books còn được trang bị các công cụ quản lý hóa đơn hữu dụng.
Chi tiết, bạn có thể dễ dàng xem toàn bộ danh sách hóa đơn, lọc và tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Ngoài ra, ngay trong Zoho Books, người dùng cũng có thể tạo báo cáo tài chính liên quan để quản lý hóa đơn, công nợ và các chỉ số tài chính khác.
5. Truy cập từ mọi thiết bị
Một ưu điểm khác mà doanh nghiệp đánh giá cao ở Zoho Books đó là khả năng tương thích với mọi thiết bị. Cho đến nay, hiếm có phần mềm tạo hóa đơn nào làm được điều này.
Vì là một ứng dụng được xây dựng dựa trên đám mây, nên Zoho Books cho phép truy cập mọi lúc, miễn có kết nối Internet. Bạn có thể sử dụng Zoho Books trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng,… ngay cả khi không có mặt văn phòng.
6. Và hơn thế nữa
Zoho Books tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Zoho CRM, Zoho Inventory, Zoho Expense,… Sự kết hợp này mang đến một hệ thống tích hợp hoàn chỉnh cho doanh nghiệp, từ quản lý khách hàng, quản lý hàng tồn kho đến quản lý chi phí và tài chính.
Hơn nữa, tính năng tạo hóa đơn điện tử mới chỉ là một phần nhỏ thuộc Zoho Books. Ngoài tạo hóa đơn, phần mềm còn cung cấp một loạt các tính năng đáng gờm khác như:
- Tạo báo giá
- Quản lý thu chi
- Quản lý hàng tồn kho
- Quản lý thông tin khách hàng
- Lập báo cáo tài chính
- Thanh toán trực tuyến
- Quản lý và chia sẻ tài liệu
>> Xem thêm: Zoho Books là gì? Có phải chỉ là phần mềm kế toán?
Kết
Tóm lại, tạo hóa đơn điện tử trong Zoho Books không chỉ đơn thuần là một lựa chọn, mà còn là quyết định thông minh cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
Bạn đang quan tâm đến Zoho Books, liên hệ với Công ty Công nghệ Mật Mã – Đối tác công nghệ của Zoho để được hỗ trợ tốt nhất!
Video nên xem:
