9+ Lỗi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Email rất quan trọng giúp doanh nghiệp trao đổi xử lý trong công việc. Có rất nhiều lỗi sử dụng email có thể nghiêm trọng hay bình thường. Các bạn đã biết các lỗi thông dụng này chưa? Chúng ta cùng tìm hiểu các lỗi để tránh khi cần thiết nhé.

1. Không trả lời email ngay

Trong quá trình làm việc chúng ta rất bận rộn nên có một số email chúng ta đánh dấu đã đọc? Chúng ta phải dành vài phút để trả lời những email quan trọng ngay lập tức như một thói quen hằng ngày. Có một quy tắc quan trọng trong công việc như quy tắc 2-2-2 để trả lời tin nhắn và điện thoại. Trả lời điện thoại trong 2 giây, trả lời tin nhắn trong 2 phút và trả lời email trong 2 giờ. 

Khi áp dụng quy tắc này những email quan trọng sẽ không bị bỏ qua. 

2. Quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Email là một công cụ quan trọng được sử dụng để giao tiếp trong doanh nghiệp. Bạn nên tìm hiểu kỹ về cách trình bày và bố cục của một email chuyên  nghiệp để giao tiếp với khách hàng. Ngoài ra bạn có thể áp dụng một số mẹo nhỏ như văn phong ngắn gọn đầy đủ, sắp xếp nội dung với bố cục phù hợp để email của bạn chuyên nghiệp hơn. Nội dung email ngắn gọn dưới 250 chữ và đầy đủ chữ ký thông tin liên hệ để tránh làm khó chụi người đọc. 

Ngoài ra các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace giải pháp làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

3. Không gửi thông tin quan trọng qua email

Hiện nay các hiện tượng lừa đảo qua email rất nhiều gây thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp về thông tin lẫn chi phí. Nên các bạn không nên gửi các thông tin quan trọng, thông tin mật, hoặc các thông tin nhạy cảm. Nếu bắt buộc phải gửi hãy mã hóa hoặc đặt mật khẩu cho cúng. Các bạn hãy ghi nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

>>Xem thêm: Cách đặt tên email đẹp chuyên nghiệp. 

4. Không lưu trữ những email quan trọng

Hằng ngày chúng ta nhận rất nhiều email hàng trăm thậm chí hàng ngàn email. Tất cả các nội dung đều được đưa đến hộp thư đến của bạn kể cả thư Spam. 

Để giữ lại các nội dung quan trọng các bạn cần sao lưu các email đó vào một thư mục riêng để tiết kiệm thời gian khi tìm đến và tránh mất dữ liệu quan trọng. Bất cứ đều gì cũng cần có ngoại lệ sẽ như thế nào khi các dữ liệu Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị Hack xâm nhập hay cơ sở dữ liệu bị xâm nhập. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết.

5. Đặt tên tiêu đề

Mỗi ngày chúng ta thường nhận rất nhiều email người sử dụng dùng 3s để đọc lướt rồi quyết định có đọc tiếp phần nội dung của  email hay không. Từ đó cho thấy tầm quan trọng tiêu đề như vậy các bạn nên tránh các tiêu đề chung chung hoặc style như: xin chào, cái này rất hay….Nhìn vào cá tiêu đề này các bạn có đọc nó không. Như vậy khi đặt tiêu đề các bạn cần nhớ ngắn gọc, đánh thẳng vào nội dung được gửi qua email, tránh dài dòng lan mang mất thời gian người đọc. 

6. Xóa các email không quan trọng

Hằng ngày chúng ta nhận được rất nhiều email không liên quan đến công việc chủ yếu là quảng cáo. Như vậy mình thường có thói quen hàng tuần xóa những email không quan trọng hoặc quảng cáo vừa tiết kiệm dung lượng bộ nhớ vừa làm cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ hơn. Và khi ra xoát lại các email chúng ta sẽ lọc ra những email quan trọng lưu trữ ở một nơi riêng để khi dùng đến mình cần rất ít thời gian. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

7. Gửi nhầm email cho người khác

Thật là tai hại khi bảng báo giá của công ty lại gửi đến sai địa chỉ. Hằng ngày bạn phải liên hệ với rất nhiều địa chỉ email gần giống nhau chỉ khác ở họ. Với thời gian nhanh chóng chúng ta sẽ gõ và xuất hiện các gợi ý đưa ra và chọn sau đó nhấn vào gửi. Các bạn hãy chắc chắn rằng luôn luôn kiểm tra địa chỉ email đi để tránh những sai lầm đáng tiếc. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục “To:” hoặc “Cc:” đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

>>Xem thêm: Microsoft 365 giải pháp email an toàn chất lượng. 

8. Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Hằng ngày chúng ta cần rất nhiều thời gian để kiểm tra hộp thư đến xem có email công việc nào quan trọng hay không. Để làm việc hiệu quả chúng ta nên bớt thời gian để kiểm tra email. Đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

9. Email nối tiếp email

Khi nhận một email đến chúng ta thường có thói quen nhấp vào nút trả lời để nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả các chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc.

Hộp thư đến của bạn sẽ có rất nhiều thư đã trao đổi, sẽ rất mất thời gian và khó chịu khi rất nhiều chuổi thu điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.