7 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả, tránh xung đột trong doanh nghiệp

Thành công của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào sự xuất sắc của cá nhân mà còn dựa trên sức mạnh của tập thể. Khi có sự cộng tác, giá trị của tập thể sẽ được khai thác. Và dĩ nhiên, mục tiêu chung cũng được chinh phục một cách hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, việc cộng tác và phối hợp trong một tập thể không phải lúc nào cũng dễ dàng. 

Đó là lý do tại sao trong bài viết này chúng tôi đề cập đến những nguyên tắc làm việc nhóm tạo tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp. 

Những nguyên tắc cần tuân thủ khi làm việc nhóm

Khi làm việc nhóm, có một số nguyên tắc quan trọng cần tuân thủ để đảm bảo sự hiệu quả và thành công. Dưới đây là danh sách các nguyên tắc cần được áp dụng.

1. Xây dựng mục tiêu chung

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của làm việc nhóm trong doanh nghiệp là có mục tiêu chung rõ ràng. Mục tiêu chung giúp tất cả các thành viên trong nhóm hướng về cùng một hướng, làm việc cùng nhau để chinh phục mục tiêu đó.

Đồng thời, cần có phân công rõ ràng và công bằng để mỗi thành viên biết rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình. Điều này giúp tránh những hiểu lầm và xung đột trong quá trình làm việc.

Việc đặt mục tiêu cho nhóm là không có khuôn khổ rõ ràng. Mục tiêu có thể ngắn hạn hoặc dài hạn. Chẳng hạn đặt mục tiêu cho một team cụ thể hoặc chỉ dành cho một dự án cụ thể.

2. Giao tiếp và thể hiện ý kiến

Các thành viên trong nhóm cần giao tiếp và thể hiện ý kiến, nhằm hướng tới việc đạt được các mục tiêu chung. Đây là một trong những nguyên tắc làm việc nhóm mà gần như mọi tổ chức đều tuân thủ.

Giao tiếp là một quá trình hai chiều. Để thực sự hiệu quả, người giao tiếp cần phải có tính tương tác, trung thực và cởi mở. 

Sử dụng các công nghệ giao tiếp hiện đại như email, hội thảo trực tuyến và các công cụ truyền tin nhắn nhanh cũng là một phần quan trọng để duy trì sự liên lạc liên tục giữa các thành viên.

3. Lắng nghe và tin tưởng

Lắng nghe và tin tưởng là một trong những nguyên tắc quan trọng của làm việc nhóm. Hãy lắng nghe các thành viên để biết họ đang nghĩ gì, muốn gì và ý kiến của họ là gì. Đây là cách thể hiện sự tôn trọng đồng đội, tạo sự gắn kết giữa các thành viên. 

Môi trường làm việc nhóm cũng đòi hỏi các cá nhân phải tin tưởng lẫn nhau, đặc biệt là trong giao tiếp và ra quyết định. Đó chính là động lực để các thành viên cống hiến hết mình và có tinh thần tự giác, trách nhiệm trong công việc của nhóm.

4. Phân công rõ ràng và hợp lý

Trong xuyên suốt quá trình làm việc, mọi thành viên cũng cần bám sát mục tiêu, lộ trình và chủ động báo cáo tiến độ. Đây là nguyên tắc làm việc nhóm thứ 4 cần tuân thủ.

Bằng cách xác định rõ nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm của từng thành viên, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ mục tiêu và công việc của mình.

Một lịch trình làm việc rõ ràng và tiến độ được đề ra cũng giúp đảm bảo rằng mọi người đều hoàn thành công việc đúng hạn và không có sự trì hoãn không cần thiết.

5. Tôn trọng và đánh giá cao sự đa dạng

Trong môi trường doanh nghiệp, sự đa dạng là một nguồn tài nguyên quý giá. Đa dạng về kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm giúp nhóm nhận diện và giải quyết các vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau. Việc tôn trọng ý kiến và đánh giá cao sự khác biệt giữa các thành viên sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo, nơi mà mọi người có thể đóng góp ý kiến và ý tưởng của mình một cách tự do.

6. Tích cực và kiên nhẫn

Sự tích cực tạo ra môi trường làm việc tích cực, sôi nổi và có động lực. Nó khuyến khích thành viên tập trung, chia sẻ ý kiến và đóng góp sáng tạo trong quá trình làm việc.

Sự kiên nhẫn giúp nhóm vượt qua khó khăn và thách thức. Dù có những trở ngại, thái độ kiên nhẫn giúp nhóm không bỏ cuộc và tiếp tục đạt được mục tiêu chung.

7. Đánh giá và cải tiến

Đánh giá và cải tiến là nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng, giúp đo lường hiệu quả và tiến bộ của nhóm.

Bằng cách đánh giá kết quả, hiệu suất cá nhân và tổng thể của nhóm, doanh nghiệp có thể nhận ra những điểm mạnh và điểm yếu. Từ đó có những phương án cải tiến phù hợp với thực tại.

Làm việc nhóm hiệu quả hơn với Zoho CRM

Trước những thách thức trong khâu gắn kết nhân sự trong tổ chức, nhiều tổ chức đã tìm đến các ứng dụng làm việc nhằm tiết kiệm thời gian, tăng cường cộng tác và đẩy mạnh hiệu quả công việc. Dưới đây là những lý do vì sao Zoho CRM được ưa chuộng, và cách nó đáp ứng những nguyên tắc làm việc nhóm nói trên.

1. Luôn luôn cập nhật với tính năng bảng thông tin chung

Zoho CRM có một bảng tin chung, cho phép các thành viên cập nhật và chia sẻ thông tin. Nổi bật với:

• Dễ dàng chia sẻ thông tin: Các thành viên trong tổ chức có thể chia sẻ thông tin chuyên sâu hữu ích phục vụ cho công việc, hoặc kinh nghiệm cá nhân. Tại đây, bạn cũng có thể đưa ra ý kiến, nhận xét, tán dương và công nhận một cá nhân nào đó.
• Cập nhật thông báo và tiếp nhận thông tin: Các thành viên trong tổ chức có thể cập nhật các thông tin về khách hàng và hoạt động bán hàng một cách đầy đủ. Tại đây, bạn cũng có thể tìm nhanh những thông tin cần thiết trong quá trình làm việc.
• Tương tác theo thời gian thực: Các thành viên trong đội ngũ có thể tương tác với nhau, hoặc với nhóm cụ thể để giải quyết vấn đề và nhận sự hỗ trợ nhanh chóng.
• Nhận thông báo tức thì: Các thành viên trong tổ chức đều có thể nhận được thông báo nội bộ, thông báo giao dịch, thông báo về khách hàng,… theo thời gian thực.
• Linh hoạt chia sẻ tài liệu bán hàng: Các thành viên trong tổ chức có thể chia sẻ tài liệu với nhau nhanh chóng chỉ với thao tác kéo, thả đơn giản.

>> Xem thêm: 7+ Tính Năng Zoho CRM Phát Triển Doanh Nghiệp

2. Cộng tác nhanh gọn với các tính năng trao đổi, chia sẻ thông tin

Zoho CRM tích hợp tính năng trò chuyện nhóm giúp đội ngũ sales trao đổi và chia sẻ thông tin dễ dàng. Nổi bật với khả năng:

• Chia sẻ tệp dễ dàng: Các thành viên trong đội ngũ có thể chia sẻ tài liệu cần thiết qua tính năng trò chuyện của CRM. Các tác vụ được thực hiện nhanh chóng và ngay lập tức qua chat riêng, người bán hàng có thể gửi số liệu, bảng phân tích, tệp đính kèm, hình ảnh, và nhiều loại thông tin khác.
• Nhận lời nhắc tự động: Chatbot của Zoho CRM hỗ trợ gửi lời nhắc, lên lịch cuộc họp,… đảm bảo không bỏ lỡ tin nhắn quan trọng hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào của cá nhân hoặc nhóm.
• Lấy dữ liệu bằng lệnh chat: Bạn có thể lấy thông tin lịch sử khách hàng trong Zoho CRM mà không cần thực hiện các thao tác tra cứu.

3. Bàn giao và/hoặc tiếp nhận khách hàng với tính năng ghi chú hồ sơ

Khi một khách hàng được hỗ trợ bởi nhiều nhân viên khác nhau, việc ghi chú đảm bảo các bộ phận tiếp nhận có thông tin đầy đủ về khách hàng hiện tại. Với Zoho CRM, bạn có thể thêm ghi chú vào hồ sơ hoặc các hoạt động kinh doanh của khách hàng bằng văn bản, âm thanh hoặc tệp đính kèm. Quá trình này giúp các thành viên trong dự án hoặc nhóm dễ dàng tiếp nhận thông tin và thực hiện các bước tiếp theo.

4. Phối hợp ăn ý hơn với tính năng gắn thẻ

Chức năng gắn thẻ trong Zoho CRM mang lại sự thuận tiện và tăng cường cộng tác. Bạn có thể dễ dàng gắn thẻ đồng đội hoặc người quản lý vào ghi chú hoặc công việc cụ thể, giúp họ nhận được thông báo liên quan và đặt ưu tiên cho thông tin của bạn. 

Ngoài ra, việc sử dụng thẻ và tạo nhãn cho các loại hồ sơ khác nhau cũng mang lại nhiều lợi ích. Bạn có thể sắp xếp, tìm kiếm và phân loại hồ sơ một cách nhanh chóng và có tổ chức hơn, giúp tăng hiệu suất làm việc và sự hiểu biết về các thông tin quan trọng.

>> Xem thêm: Top 4 ví dụ thực tiễn về việc đưa CRM vào doanh nghiệp

5. Luôn cập nhật tiến độ với tính năng quản lý nhiệm vụ

Bằng cách tích hợp Zoho CRM với Zoho Projects, bạn có thể lên danh sách nhiệm vụ, phân công và theo dõi tiến độ ngay trong CRM. 

Zoho CRM cho phép bạn tạo và quản lý danh sách nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ công việc. Các thành viên có thể nhận thông báo về công việc mới, cập nhật tiến độ và chia sẻ thông tin về công việc một cách dễ dàng. Điều này giúp tăng tính chủ động và hiệu quả trong việc phân công và hoàn thành công việc.

6. Không giới hạn tính năng với khả năng tích hợp

Không chỉ dừng lại ở đó, Zoho CRM cung cấp tính năng tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến khác, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc, quản lý bán hàng và cộng tác với đồng đội. Các công cụ nổi bật gồm Slack, MailChimp, Facebook Ads, Shopify, Google Workspace, Microsoft 365, v.v.

Kết

Trên đây là 7 nguyên tắc làm việc nhóm điển hình trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Hy vọng rằng đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.

Để hỗ trợ quy trình làm việc nhóm hiệu quả, Zoho CRM là một phần mềm tối ưu được sử dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu. Liên hệ với chúng tôi để nhận thêm thông tin chi tiết.

Tìm hiểu thêm về Zoho CRM: