Ngày nay, việc quản lý thông tin khách hàng là hoạt động quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay một start-up, thì việc theo dõi và tương tác với khách hàng là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ bền vững.
Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế, việc đầu tư vào các phần mềm quản lý khách hàng với chi phí cao có thể là một thách thức.
Chính vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một số phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí mà doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng để quản lý hiệu quả thông tin khách hàng, mà không cần phải bỏ ra một số tiền lớn.
Nội dung chính
1. Phần mềm quản lý thông tin khách hàng là gì?
Phần mềm quản lý thông tin khách hàng (Customer Relationship Management Software, viết tắt là CRM) là một loại phần mềm được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý và tương tác với khách hàng. Mục tiêu chính của phần mềm CRM là cung cấp một hệ thống để thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin về khách hàng.
Các tính năng chung của phần mềm CRM bao gồm:
- Quản lý danh bạ khách hàng
- Lưu trữ thông tin liên hệ
- Lịch sử tương tác khách hàng
- Quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng
- Tạo và theo dõi các yêu cầu dịch vụ
- Quản lý chi tiết đơn hàng và hợp đồng
- Tạo báo cáo và phân tích khách hàng
Phần mềm CRM có nhiều phiên bản và dịch vụ khác nhau, từ các giải pháp dựa trên đám mây đến các ứng dụng cài đặt trên máy chủ.
2. Đánh giá một số phương pháp quản lý thông tin khách hàng
Có nhiều cách để quản lý thông tin khách hàng, bao gồm việc sử dụng sổ sách, bảng tính Excel và phần mềm CRM. Chúng tôi sẽ đánh giá từng phương pháp dựa trên những ưu điểm và khuyết điểm.
2.1 Quản lý thông tin khách hàng bằng sổ sách
Quản lý thông tin khách hàng bằng sổ sách là phương pháp truyền thống và đơn giản nhất. Sổ sách này thường được thiết kế đặc biệt để lưu trữ thông tin về các khách hàng như: tên, địa chỉ, số điện thoại…
Ưu điểm:
- Không tốn chi phí
- Dễ sử dụng
Nhược điểm:
- Khả năng tìm kiếm hạn chế
- Rủi ro mất mát thông tin
- Không thể tự động hóa
2.2 Quản lý thông tin khách hàng bằng Excel
Quản lý thông tin khách hàng bằng Excel là việc sử dụng phần mềm bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet… để tổ chức, lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến khách hàng.
Ưu điểm:
- Tạo các bảng tính tùy chỉnh để lưu trữ dữ liệu của khách hàng
- Khả năng tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu
- Hỗ trợ tạo báo cáo và biểu đồ
Nhược điểm:
- Bảo mật kém
- Hạn chế trong việc chia sẻ dữ liệu
- Khó triển khai với số lượng khách hàng lớn
- Nhập liệu tốn thời gian
2.3 Quản lý thông tin khách hàng bằng phần mềm
Quản lý thông tin khách hàng bằng phần mềm là phương pháp được đa số các doanh nghiệp chọn lựa và sử dụng. Bởi vì, các phần mềm CRM thường cung cấp nhiều các tính năng nâng cao, hỗ trợ người dùng tương tác với dữ liệu một cách mạnh mẽ và linh hoạt.
Ưu điểm:
- Tích hợp thông tin và tự động hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
- Tối ưu hóa tương tác và tự động hóa quy trình công việc
- Hỗ trợ tạo báo cáo và phân tích dữ liệu
- Khả năng bảo mật cao, đặc biệt là với các phần mềm CRM trên đám mây
- Tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng từ các bên thứ ba
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu khá cao. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các phiên bản miễn phí để trải nghiệm toàn bộ các tính năng của phần mềm đó.
- Cần có thời gian để đào tạo nhân viên về cách sử dụng
Nhìn chung, để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả thì phần mềm CRM thường là lựa chọn phổ biến trong các doanh nghiệp. Bởi chúng tích hợp nhiều yếu tố công nghệ, giúp cho việc quản lý khách hàng trở nên dễ dàng hơn.
3. Đề xuất phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Dưới đây sẽ là một số gợi ý của chúng tôi về phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí phù hợp triển khai trong các doanh nghiệp start-up hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ.
3.1 Zoho CRM
Zoho CRM là phần mềm quản lý khách hàng dựa trên hệ thống đám mây. Phần mềm này cung cấp hàng loạt các tính năng như: quản lý thông tin khách hàng, tùy chỉnh, phân tích, quản lý quy trình, vận hành…
Đặc biệt, Zoho CRM còn dễ dàng tích hợp với các ứng dụng và công cụ cộng tác từ các bên thứ ba như Google Workspace (trước đây là G Suite), Microsoft 365, WhatsApp, Intuit Quickbooks, RingCentral và Slack… Nhờ đó, các dữ liệu đều sẽ được truyền tải liền mạch, người dùng không cần phải di chuyển thông tin từ hệ thống này sang hệ thống khác theo cách thủ công.
Zoho CRM hiện đang hỗ trợ phiên bản sử dụng miễn phí dành cho 3 người dùng. Đồng thời, tích hợp một số các tính năng cơ bản như:
- Tự động hóa lực lượng bán hàng
- Thiết lập tùy chỉnh sản phẩm
- Quy tắc workflow
- Tạo báo cáo tiêu chuẩn
- Tự động hóa tiếp thị qua mẫu email
- Các tính năng cộng tác nhóm
- …
Để trải nghiệm các phiên bản miễn phí của Zoho CRM, bạn có thể đăng ký trực tiếp với hãng hoặc đăng ký tại đây.
>> Xem thêm: 3 Bước “Chậm Mà Chắc” Biến Khách Truy Cập Website Thành Khách Hàng Tiềm Năng Có Thể Mua Hàng
3.2 Freshsale
Freshsale (trước đây là Freshworks CRM) là một phần mềm CRM miễn phí, tích hợp hàng loạt các tính năng tự động hóa lực lượng bán hàng, trò chuyện… Theo các thông tin đến từ hãng, phần mềm Freshsale cung cấp hàng loạt các tính năng nổi bật như:
- Cung cấp dữ liệu tổng quan về khách hàng tiềm năng và giao dịch…
- Thực hiện cuộc gọi và trò chuyện với khách hàng truy cập trang web
- Sử dụng linh hoạt trên ứng dụng di động
- Chế độ xem dữ liệu bằng Kanban
- Tích hợp mẫu email bán hàng
Phiên bản miễn phí của Freshsales cũng được khả dụng cho tối đa 3 người dùng, tích hợp đầy đủ các tính năng cơ bản để quản lý thông tin khách hàng. Người dùng có thể đăng ký dùng thử phiên bản miễn phí ngay trên website của hãng.
3.3 HubSpot
HubSpot CRM là một hệ thống quản lý khách hàng mạnh mẽ. Phần mềm này tích hợp hàng loạt các tính năng như: quản lý khách hàng, tự động hóa quy trình và chốt giao dịch… Hầu hết các tính năng này đều phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đang muốn đầu tư vào các hoạt động tiếp thị tự động.
HubSpot CRM cung cấp phiên bản sử dụng miễn phí, không giới hạn số lượng người dùng. Bạn có thể đăng ký để trải nghiệm các tính năng nổi bật như:
- Quản lý liên hệ bằng tính năng tự động hóa
- Kết nối HubSpot CRM với hộp thư đến Gmail hoặc Outlook
- Thiết lập các chức năng lưu trữ, theo dõi, quản lý và báo cáo
- Lưu trữ tất cả dữ liệu với dung lượng “khủng”
3.4 Agile CRM
Agile CRM là giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) dựa trên đám mây, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với hàng loạt các tính năng như:
- Quản lý liên hệ
- Lên lịch cuộc hẹn
- Quản lý thông tin dựa trên khả năng tương tác
- Tích hợp tài khoản mạng xã hội và chấm điểm khách hàng tiềm năng
- Kết nối email, đồng bộ hóa dữ liệu với các dịch vụ email như: Gmail, Microsoft Exchange và Microsoft 365 và IMAP.
- …
Phần mềm Agile CRM hỗ trợ phiên bản miễn phí được sử dụng cho 10 người dùng. Tất cả người dùng đều có thể sử dụng các tính năng như: chấm điểm khách hàng tiềm năng, theo dõi email, phân tích liên hệ, thiết lập chiến dịch email, hỗ trợ khách hàng…
Kết luận
Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết về những phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí tốt nhất hiện nay. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc triển khai sử dụng các phần mềm này sẽ giúp tối ưu được chi phí, đồng thời chuyển đổi linh hoạt trong việc lưu trữ thông tin khách hàng.
Xem thêm video hữu ích:
