Zoho Projects là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến được phát triển bởi Zoho Corporation. Với khả năng tích hợp và linh hoạt, Zoho Projects là công cụ lý tưởng cho các tổ chức và doanh nghiệp muốn tăng cường quản lý dự án, tăng năng suất làm việc và nâng cao hiệu quả cộng tác.
MMGROUP sẽ phân tích chi tiết các tính năng nổi bật được tích hợp trong Zoho Project. Cùng tìm hiểu chi tiết!
Nội dung chính
1. Zoho Project là gì?
Zoho Projects là phần mềm quản lý dự án giúp bạn theo dõi và quản lý công việc. Phần mềm này được phát triển và thiết kế bởi Zoho Corporation.
Trong ứng dụng này, bạn có thể tạo và quản lý dự án một cách dễ dàng. Tính năng quản lý dự án cho phép bạn thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ . Ngoài ra, bạn có thể gán công việc cho các thành viên trong nhóm, đặt hạn chế và ưu tiên, theo dõi trạng thái. Việc này giúp bạn quản lý công việc và kiểm soát chặt chẽ trên toàn bộ quy trình dự án.
Một trong những điểm đặc biệt của Zoho Projects là khả năng giao tiếp và cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, thảo luận và bình luận trực tiếp trên nền tảng này. Các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau làm việc, trao đổi ý kiến và chia sẻ tài liệu một cách thuận tiện.
2. Các tính năng nổi bật được tích hợp trong Zoho Project
Dưới đây sẽ là một số các tính năng nổi bật được tích hợp trong Zoho Project như:
2.1 Quản lý nhiệm vụ
Zoho Projects hỗ trợ bạn quản lý nhiệm vụ bằng các tính năng như mốc thời gian, danh sách nhiệm vụ…
2.1.1 Nhiệm vụ
Trong mỗi dự án, bạn có thể gắn nhiệm vụ cho từng người dùng, đặt giờ làm việc và theo dõi thời gian hoàn thành. Hơn thế nữa, bạn có thể thiết lập tính năng ưu tiên, lời nhắc và bật thông báo khi cần thiết.
Ngoài ra, trong mỗi nhiệm vụ bạn có thể chia ra thành nhiều nhiệm vụ con và sau đó thiết lập thời gian hoàn thành.
2.1.2 Mốc thời gian
Với mỗi một dự án hoặc nhiệm vụ bạn có thể thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian hoàn tất công việc. Việc thiết lập thời gian cụ thể giúp bạn và người quản lý dễ dàng theo dõi được hiệu suất công việc. Zoho Projects cũng cho phép bạn thiết lập thời gian hoàn thành theo phần trăm.
Ví dụ: Bạn có thể cập nhật nhiệm vụ đó đã hoàn tất được 60% hoặc 100%, phù hợp với thời gian hoàn thành công việc thực tế.
2.1.3 Chế độ xem Kanban
Trong chế độ xem Kanban, công việc được hiển thị dưới dạng các thẻ (thường là các thẻ hình chữ nhật) trên bảng Kanban. Mỗi thẻ đại diện cho một công việc hoặc một nhiệm vụ cụ thể. Với Zoho Projects thì bảng Kanban sẽ chia thành các cột, ví dụ như: “Đang chờ xử lý”, “Đang thực hiện”, “Hoàn thành”.
Khi hoàn thành xong công việc, bạn có thể di chuyển task sang các cột tương ứng bằng các hành động kéo và thả trên bảng Kanban. Việc sử dụng chế độ xem Kanban sẽ giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến trình công việc.
2.1.4 Sơ đồ Gantt
Trong sơ đồ Gantt, công việc sẽ được hiển thị theo dạng thanh ngang trên một trục thời gian. Mỗi thanh ngang đại diện cho một công việc và chiều dài của thanh thể hiện thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Các công việc được sắp xếp theo thứ tự tuần tự hoặc song song tùy thuộc vào yêu cầu của dự án.
Sơ đồ Gantt trong Zoho Projects cung cấp một cái nhìn tổng quan về lịch trình công việc, cho phép bạn xem trực tiếp các công việc nào đang diễn ra, công việc nào đã hoàn thành và những công việc chưa được bắt đầu. Bạn có thể theo dõi tiến độ thực tế của từng công việc để so sánh với kế hoạch ban đầu.
2.1.5 Quan hệ phụ thuộc
Quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ là mối quan hệ mà trong đó trước khi một nhiệm vụ được hoàn thành thì cần một hoặc nhiều nhiệm vụ khác được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Trong Zoho Projects, sơ đồ Gantt hỗ trợ nhóm dự án có cái nhìn toàn cảnh về nhiệm vụ, quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ với thông tin chi tiết bao gồm chủ sở hữu, loại quan hệ phụ thuộc, thời gian thực hiện công việc…
2.1.6 Lịch
Tất cả nhiệm vụ bạn thiết lập trong Zoho Projects đều sẽ được hiển thị chi tiết với giao diện Lịch. Tính năng này giúp bạn quản lý công việc của đội nhóm một cách hiệu quả hơn. Bởi vì, ứng dụng Lịch trong Zoho Projects, cung cấp cho bạn thông tin trực quan về công việc mà nhóm của bạn đang thực hiện và thời gian hoàn thành công việc của từng người.
2.2 Tự động hóa dự án
Tự động hóa công việc trong Zoho Projects là quá trình sử dụng các quy tắc và công cụ để tự động hoá các tác vụ và hành động trong quá trình quản lý dự án. Zoho Projects cung cấp một số tính năng tự động hóa để giảm công sức và thời gian cần thiết để thực hiện các công việc lặp lại, nhằm tăng cường hiệu suất làm việc.
Một số tính năng tự động hóa quan trọng trong Zoho Projects bao gồm:
- Blueprint: Hỗ trợ thiết lập trạng thái nhiệm vụ, cập nhật đúng người và tự động hóa thông báo email và cập nhật các nhiệm vụ.
- Quy tắc workflow: Tự động hóa từng bước trong dự án với sự trợ giúp của quy tắc workflow. Quy tắc này hỗ trợ bạn tự động gán nhiệm vụ, di chuyển và cập nhật từng nhiệm vụ một cách phù hợp.
- Thông báo email: Ứng dụng này cho phép bạn thiết lập thông báo qua email. Khi một thông báo được liên kết với một blueprint hoặc quy tắc workflow, thông báo đó sẽ được gửi đến những người dùng có liên quan.
- Webhook: Webhook giúp bạn kết nối và chuyển tiếp thông tin từ Zoho Projects đến các ứng dụng khác của bên thứ ba thông qua giao thức HTTP. Việc này hỗ trợ cho tương tác tự động và liên kết dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau.
2.3 Theo dõi thời gian
Bạn có thể theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ bằng các tính năng như:
- Công cụ bấm giờ tự động: Bạn có thể sử dụng bộ hẹn giờ trong Zoho Projects để theo dõi thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Sau đó, thời gian này sẽ tự động cập nhật vào mục bảng chấm công.
- Bộ hẹn giờ tổng: Người quản lý có thể sử dụng tính năng này để theo dõi hiệu suất và thời gian hoàn thành nhiệm vụ của từng thành viên trong một nhóm.
2.4 Biểu đồ và báo cáo
Phần mềm quản lý dự án trực tuyến của Zoho cho phép bạn lập biểu đồ hỗ trợ thực hiện cho các báo cáo như:
Sơ đồ Gantt: Cung cấp một cái nhìn tổng quan về lịch trình công việc, giúp bạn hiểu và trình bày thông tin về tiến trình dự án một cách dễ dàng và rõ ràng.
Biểu đồ: Biểu đồ sử dụng tài nguyên là giúp bạn quản lý khối lượng công việc của nhóm, phân chia các công việc đồng đều cho từng người. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ này để báo cáo công việc của nhóm và từng người trong một nhóm.
Tích hợp Zoho Analytics: Ngoài việc sử dụng báo cáo hiện có trong Zoho Projects, bạn có thể tích hợp Zoho Analytics để sử dụng thêm hơn 50 biểu đồ và báo cáo khác nhau.
2.5 Theo dõi sự cố
Đối với các nhiệm vụ gặp sự cố dẫn đến việc chưa thể hoàn thành đúng tiến độ, bạn có thể cập nhật vào từng công việc. Việc cập nhật chi tiết từng giai đoạn sẽ giúp bạn có thể ghi lại được mọi quá trình làm việc. Đồng thời, theo dõi các nhiệm vụ gặp sự cố để hướng điều chỉnh một cách hợp lý hơn.
2.6 Cộng tác nhóm
Zoho Project cho phép bạn có thể cộng tác cùng nhau trong một hay nhiều dự án. Trong phần Bảng tin (Feed), bạn sẽ nhận được các hoạt động cập nhật dự án. Lúc này, bạn có thể bình luận, nhận xét cho các công việc.
Bạn cũng có thể tạo các cuộc trò chuyện, thông qua từng dự án trong Zoho Project. Tính năng này hỗ trợ bạn trao đổi thông tin một cách nhanh chóng.
Hơn thế nữa, tính năng cộng tác nhóm còn được thể hiện thông qua từng nhiệm vụ. Bạn có thể tạo và gắn tên những người dùng có liên quan.
2.7 Khả năng tích hợp
Zoho Projects mang đến khả năng tích hợp cao, bạn có thể tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho để truy cập và làm việc nhanh chóng hơn như: Zoho Mail, Zoho Meeting… Hơn thế nữa, một số các ứng dụng từ bên thứ ba như Google và Microsoft… đều sẽ được tích hợp. Giúp bạn tạo sự liên kết và tương tác dữ liệu giữa các hệ thống.
3. Zoho Projects được tích hợp trong giải pháp nào?
Phần mềm quản lý dự án trực tuyến Zoho Project đang được MMGROUP cung cấp trong giải pháp Zoho CRM, Zoho CRM Plus và Zoho One.
Zoho CRM, Zoho CRM Plus là phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý mối quan hệ khách hàng. Tích hợp sẵn các ứng dụng phục vụ cho việc quản lý khách hàng, dự án. Trong đó, Zoho Project sẽ được tích hợp.
Còn với Zoho One, đây là một nền tảng hợp nhất, hơn 45 ứng dụng của hệ sinh thái Zoho được tích hợp, hỗ trợ cho mọi phòng ban từ nhân sự, kế toán, chăm sóc khách hàng, cho đến marketing. Vậy nên Zoho Project cũng sẽ được tích hợp ngay trong nền tảng này.
>> Xem thêm: Tổng quan về nền tảng Zoho CRM
4. Zoho Projects có phiên bản miễn phí không?
Bạn cũng có thể trải nghiệm dùng thử Zoho Project bằng các phiên bản miễn phí được đăng ký trên website của Zoho. Tuy nhiên, ở phiên bản miễn phí, bạn sẽ bị hạn chế một vài tính năng. Đồng thời số lượng người dùng cũng sẽ bị giới hạn.
Nhìn chung, Zoho Projects là phần mềm quản lý dự án toàn diện và mạnh mẽ. Cung cấp đầy đủ công cụ và tính năng giúp bạn tổ chức, quản lý dự án của mình. Với khả năng tích hợp và tùy chỉnh, Zoho Projects là một lựa chọn lý tưởng, phù hợp cho mọi doanh nghiệp tổ chức lớn cho đến các doanh nghiệp mới thành lập.
