Theo các nhà nghiên cứu, một nhân viên văn phòng trung bình nhận được 90 email mỗi ngày.
Một con số không thể tưởng! Hãy nghĩ xem, bạn chỉ cần nghỉ 2 ngày và quay lại văn phòng: có 180 email chưa mở!
Không bàn đến email spam thì cách tốt nhất để nhận được ít email hơn là… gửi ít email hơn, email chất lượng hơn vì nó sẽ tránh được các chuỗi email dài.
Nhưng như thế nào là một email chất lượng? Bài viết này sẽ giúp bạn. Có 4 điều bạn cần kiểm tra trước khi gửi bất kỳ email nào. Đó là cách để bạn gửi đi một email có ý nghĩa và tránh những phản hồi rối rắm về sau.
Nội dung chính
1. Hãy chắc chắn rằng email không chứa cảm xúc
Email là để gửi một thông báo, cung cấp thông tin hay một nhiệm vụ. Nếu bạn cần bày tỏ thái độ hay cảm xúc, hãy nhắn tin hoặc gọi điện.
Gửi email kèm theo cảm xúc dù là phấn khởi, vui vẻ hay sự tức giận không phải là điều nên làm. Nếu bạn đang xúc động về một vấn đề, hãy gặp mặt trực tiếp.
Mẹo: bạn có thể viết nháp một email để bộc lộ toàn bộ cảm xúc của mình như một email muốn gửi. Khi cảm xúc tạm lắng xuống, hãy xóa nó khỏi thư mục nháp và gửi lại một email phản hồi đúng nghĩa hoặc gặp trực tiếp người gửi.
Một trong những giải pháp email tuyệt vời là Google Workspace mang đến cho bạn trải nghiệm công việc tốt nhất.
2. Kiểm tra tiêu đề email đảm bảo chứa đủ nội dung cần gửi và không bị lỗi chính tả, ngữ pháp
Dòng tiêu đề là phần quan trọng nhất của email. Nó có bao hàm chính xác chủ đề không? Nó có cô đọng không?
Ngoài ra, một lỗi chính tả trong dòng tiêu đề cũng đặc biệt đáng xấu hổ. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo tất cả đều tốt.
Một số dịch vụ email như Zoho Mail cho phép bạn chia sẻ bản nháp email cho những người trong tổ chức để giúp bạn chỉnh sửa email trước khi gửi. Với nhiều email quan trọng và đại diện cho nhóm thì nhận ý kiến từ nhóm trước khi gửi là cách giúp bạn viết email tốt hơn. Tính năng chia sẻ bản nháp cũng giúp bạn giảm thiểu các chuỗi email dài rối rắm.
Xem thêm: Giải pháp email doanh nghiệp chất lượng.
3. Kiểm tra nội dung email đã rõ ràng chưa, có phần nào tối nghĩa hay không
Cách để giữ cho các đoạn văn luôn ngắn gọn, xúc tích, dễ đọc cho hầu hết người nhận là:
– Các đoạn văn dài khoảng 2 đến 3 dòng, có nhiều nhất là 3 câu
– Sử dụng gạch đầu dòng hoặc định dạng liệt kê nếu bạn có nhiều ý cần trình bày
– Nếu email của bạn có nhiều nhiệm vụ khác nhau giao cho những người khác nhau, hãy @tên email để nhắc đến một nhiệm vụ cụ thể. Nếu quá dài, hãy gửi riêng email cho từng người
– Kiểm tra kỹ chính tả, ngữ pháp. Có thể dùng các công cụ để check nếu bạn không chắc mình có viết đúng hay không.
Nếu email quá dài, bạn có thể chỉnh lại font chữ, định dạng font chữ hoặc tắt các yếu tố rườm ra xung quanh để tập trung vào email hơn. Tính năng bật chế độ đọc email được tích hợp xong một số email công nghệ như Zoho Mail.
4. Kiểm tra tệp đính kèm và liên kết trong email
Cuối cùng, hãy kiểm tra kỹ xem có thực sự đính kèm bất kỳ tài liệu nào bạn nói là bạn đính kèm không. Hoặc, nếu bạn đã bao gồm một liên kết đến một tài liệu, hãy đảm bảo rằng liên kết đó chính xác.
Bạn chỉ mất một chút thời gian để hình thành thói quen này và nó hoàn toàn có lợi.
Thói quen này sẽ giúp bạn liên tục gửi những email rõ ràng hơn, chất lượng hơn. Những người bạn làm việc cùng sẽ đánh giá rất cao điều đó. Và, nó cũng sẽ dẫn đến ít email hơn trong hộp thư đến của bạn, cho phép bạn tự do làm việc của mình.
