Email Google Apps (G Suite) Bản Miễn Phí Là Gì?

Email Google Apps tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí. Ngoài ra Google Apps cung cấp cho doanh nghiệp bộ công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả như:

Làm việc nhóm, chia sẻ tài nguyên dễ dàng, nơi lưu trữ dữ liệu an toàn…

Vậy trong bài viết hôm nay các bạn sẽ cùng matma.com.vn tìm hiểu Google Apps nhé!

1. Email Google Apps là gì?

Email Google Apps (Google Workspace) là một bộ công cụ hỗ trợ làm việc cho doanh nghiệp được phát triển trên nền điện toán đám mây được phát triển bởi Google. 

Email Google Apps được đổi tên thành G Suite với các ứng dụng phổ biến của Google như Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar, và Google Docs.

Và đặc biệt Google Apps cung cấp tính năng tạo email tên miền tùy chỉnh theo doanh nghiệp của bạn(hotro@matma.com.vn) với 15GB dung lượng lưu trữ dành cho tài liệu và email, và hỗ trợ 24/7 qua điện thoại và email.

Với các ứng dụng được phát triển trên nền điện toán đám mây, nên tất cả các ứng dụng đều được đồng bộ hóa mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực.

Mọi người có thể trao đổi xử lý công việc trên cùng một file tài liệu, mọi thao tác sẽ được lưu trữ chi tiết.

Trước ngày 06/12/2012 phiên bản Email Google Apps được cung cấp miễn phí cho người dùng hay còn được gọi là bản tiêu chuẩn (Standard edition).

Đến ngày 06 Tháng 12 năm 2012, Google ngừng cung cấp phiên bản miễn phí đối với khách hàng đăng ký mới. 

Ngày này Email Google Apps được Google đổi tên thành G Suite. Với các tính năng nổi bật.

2. Các tính năng nổi bật Email Google Apps (G Suite)

Ngoài các tính năng cần có của một dịch vụ mail doanh nghiệp như an toàn bảo mật, giao diện tùy chỉnh, đồng bộ hóa nhiều thiết bị. Email Google Apps còn cung cấp một số tính năng nổi bật như:

2.1 Email theo tên miền doanh nghiệp

Ngày nay các doanh nghiệp đều sử dụng email theo tên miền riêng của mình.

Một email hotro@matma.com.vn và một email cá nhân như linhnguyen@gmail.com thì tất nhiên trong mắt khách hàng email tên miền công ty chuyên nghiệp hơn đúng không nào.

Tóm lại email doanh nghiệp sẽ giúp bạn:

• Tạo sự chuyên nghiệp cho thương hiệu – nhìn vào email tên miền doanh nghiệp khác hàng sẽ tin tưởng hơn.
• Kiểm soát hoàn toàn – Kiểm soát quản lý tài nguyên nhân viên dễ hơn, bạn có thể tạo hoặc xóa bất kỳ mailboxes.
• Marketing cho thương hiệu của bạn – dựa vào đuôi email tên miền khác hàng có thể tìm hiểu doanh nghiệp của bạn.

>>Xem ngay: 25 quy tắc sử dụng email hiệu quả trong công việc. 

2.2 Hộp thứ nhóm cộng tác

Bạn có thể sử dụng hộp thư đến công tác trong Google Groups. Các thành viên trong nhóm có thể xác định quyền chỉ định chia sẻ công việc cho nhau để theo dõi.

Ví dụ: Bạn tạo một nhóm hỗ trợ dịch vụ bán hàng có địa chỉ là hotro@matma.vn. Sau đó thêm các thành viên hỗ trợ của bạn vào nhóm. Và khách hàng từ bên ngoài gởi yêu cầu đến hộp thư.

Các thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy và trao đổi với khách hàng. Giao trách nhiệm trao đổi công việc với từng thành viên trong nhóm.

Đặt các trạng thái giải quyết vấn đề công việc: hoàn thành, trùng lặp hoặc không cần hành động.

Tìm kiếm dễ dàng các cuộc trò chuyện theo trạng thái giải quyết hoặc người được giao.

>>Xem ngay: 3 cách tạo email tên miền doanh nghiệp với các nhà cung cấp email hàng đầu Microsoft, Zoho Mail…Với các tính năng như tốc độ cao, ổn định, giao diện thân thiện dễ sử dụng.

2.3 Nói không với tin nhắn rác

Với hộp thư bình thường mỗi ngày nhận khoản hơn 10 thư rác quảng cáo. Thật là khó chịu và tốn thời gian đôi khi thư rác chứa mã độc gây nguy hiểm đến dữ liệu của bạn. 

Với Email Google Apps thư rác biến mất hoàn toàn tiết kiệm tối đa thời gian bạn sử dụng email cho công việc.

2.4 Họp video trực tuyến

Với Hangout chat là công cụ để các nhân việc có thể chat, liên lạc tốt hơn. Bạn có thể thiết lập cuộc hop lên tới 1000 người trên mọi thiết bị

Nó cũng cho phép phát các lớp học để đào tạo lên tới hàng nghìn người tham gia cùng lúc.

2.5 Chia sẻ dữ liệu dễ dàng

Bạn muốn chia sẻ tài nguyen với bạn bè đồng nghiệp đơn giản chỉ cần tải lên Drive. Bật chia sẻ và coppy địa chỉ của thư mục hoặc file muốn chia sẻ gửi cho người nhận là được.

Không cần phải soạn thư rồi đính kèm tập tin. 

Mà bạn có thể chia sẻ tới nhiều người trong nhóm cùng lúc.

2.6 Kiểm duyệt thư đi và thư đến

Tính năng này cho phép bạn có thể ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI một email gửi đi hoặc chuyển đến từ một hoặc một nhóm nhân viên nào đó.

Các nhân viện mới cần được giám sát duyệt thư trước khi gởi ra ngoài. 

Là một nhân viên mới chưa đủ kỹ năng cần thiết người quản lý phải kiểm duyệt thư đi để tuân thủ đúng chính sách cho đến khi họ có kinh nghiệm cần thiết.

>>Xem thêm: Cách Đăng ký email công ty với Google Miễn phí trong 5 phút.

2.7 Lưu trữ email làm bằng chứng pháp lý

Với Google Apps Basic các bạn có thể tạo bản sao dữ liệu của người dùng, một nhóm người dùng trong tổ chức để chuyển về một mail được chỉ định nhằm lưu trữ và khôi phục khi cần. 

Đều đó là cần thiết đối với một số doanh nghiệp hoạt động liên quan tới bí quyết hoặc thông tin nhạy cảm hoặc tổ chức có nhân viên thường xuyên ra vào. 

2.8 Khôi phục dữ liệu đã xóa bởi người dùng

Đôi khi người dùng xóa tài nguyên quan trọng của mình. Muốn khôi phục lại phải làm thế nào?

Quản trị viên có thể khôi phục dữ liệu đã xóa trong vòng 25 ngày dễ dàng.

3. Cách tạo tài khoản Email Google Apps Free

Google cho phép doanh nghiệp của bạn sử dụng tài khoản Google Apps(Google Workspace) 14 ngày.

Bước 1: Vào trang đăng ký email doanh nghiệp của Google.

Link đăng ký: https://gsuite.google.com/signup/basic/register.

Bước 2: Nhập tên doanh nghiệp của bạn.

Bước 3: Nhập thôn tin liên quan của bạn.

Bước 4: Nhấp vào chọn “Có, tôi có miền có thể sử dụng”.

Bước 5: Nhập tên miền bạn đã mua.

Bước 6: Tạo tên người dùng và mật khẩu cho G Suite.

Bước 7: Thiết  lập tài khoản.

Bước 8: Trỏ MX từ domain về G Suite.

Bước 9: Thêm tài khoản người dùng.

Bước 10: Nhấn vào tiếp theo.

Bước 11: Upload lên thư mục gốc website.

Bước 12: Thêm bảng ghi vào Domain.

Bước 13: Xác minh tên miền và thiết lập email.

>>Xem chi tiết: tính năng và chi phí email doanh nghiệp 3 giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail.

Với các tính năng Google Apps mang lại cho doanh nghiệp hãy tạo cho mình một tài khoản và sử dung thư ngay nhé các bạn. 

Chúc các bạn thành công!