Nhiều tổ chức nghe đến chuyển đổi số đều cho rằng đây là “cơn ác mộng”. “Chuyển đổi số” để đổi mới được cho là nhiệm vụ khó khăn với nhiều doanh nghiệp. Gần đây, hóa đơn điện tử là một trong hình thức “chuyển đổi số” ấn tượng nhất khi mà chính phủ đã bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải chuyển sang hóa đơn điện tử từ tháng 7/2022.
Vậy hóa đơn điện tử là gì? Nó có thật sự là nhiệm vụ khó khăn với nhiều doanh nghiệp đã quá quen thuộc với cách làm việc thủ công hay không?
Cùng chúng tôi tìm hiểu khái niệm và các thông tin liên quan về hóa đơn điện tử nhé.
Nội dung chính
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hình thức tập hợp dữ liệu bán hàng, cung cấp dịch vụ, lập, gửi và nhận được lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Nói cách khác, hóa đơn điện tử chứa dữ liệu giống như hóa đơn giấy truyền thống nhưng được phát hành gửi và nhận dưới dạng điện tử.
>> Xem thêm:
2. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
Để hóa đơn điện tử hợp lệ, các doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Số hóa đơn phải liên tục và theo trình tự thời gian
- Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất
- Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi tạo cho đến khi xuất thành hóa đơn điện tử
- Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn khi cần thiết
3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Về cơ bản, hóa đơn điện tử nhiều ưu điểm hơn hóa đơn giấy truyền thống. Nó có thể cắt giảm chi phí, tăng độ chính xác và đẩy nhanh tốc độ thanh toán.
Hóa đơn điện tử cũng không yêu cầu nhập dữ liệu thủ công nên tránh được sai sót do con người.
Hóa đơn được tạo bằng phần mềm chuyên dụng để có thể gửi ngay cho khách hàng và sẽ được theo dõi trong thời gian thực.
Cùng phân tích cụ thể hơn:
3.1 Nhận thanh toán nhanh hơn và dòng tiền được cải thiện
Hóa đơn điện tử được tạo bằng phần mềm tự động hóa sẽ được gửi trực tiếp đến người mua và yêu cầu thanh toán. Khả năng bạn nhận được thanh toán sẽ nhanh hơn.
Hóa đơn được thanh toán kịp thời sẽ cải thiện dòng tiền của nhà cung cấp và cho phép bạn ước tính chính xác ngân sách hàng năm của mình. Thông tin này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý tiền mặt hiệu quả và khả năng dự đoán tối ưu về nhu cầu vốn lưu động.
3.2 Đối chiếu tài khoản tốt hơn
Theo truyền thống, các nhà cung cấp sẽ phải đối chiếu hóa đơn với bảng sao kê ngân hàng để đảm bảo sổ sách là chính xác. Ví dụ: nếu khách hàng kết hợp thanh toán hóa đơn hoặc khấu trừ do hàng hóa bị lỗi chẳng hạn, điều này có thể khiến việc làm rõ các chi tiết trở nên khó hiểu.
Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể gửi hóa đơn cùng với các khoản thanh toán của mình để đối chiếu tài khoản.
3.3 Giảm chi phí xử lý hóa đơn
Hóa đơn giấy phát sinh chi phí vật liệu, nhân công, in ấn và bưu phí cao. Bằng cách tự động hóa quy trình và loại bỏ tất cả các khía cạnh vật lý, bạn giảm đáng kể chi phí lập hóa đơn.
Việc giảm bớt hoặc thậm chí loại bỏ hoàn toàn việc xử lý hóa đơn thủ công (nhập kép, gửi hóa đơn, nhắc nhở hóa đơn chưa thanh toán, đối chiếu có hoặc không có đơn đặt hàng, sai sót, quản lý ngoại lệ, v.v.) cho phép đội ngũ của bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào nhiều công việc hơn.
3.4 Tránh được lỗi sai và giảm khả năng bị từ chối hóa đơn
Vì hóa đơn điện tử là một dịch vụ tự động nên khách hàng không cần phải cung cấp dữ liệu hóa đơn theo cách thủ công nữa. Điều này làm giảm sai sót nội dung trên hóa đơn.
Hầu hết phần mềm tạo hóa đơn điện tử đều cho phép gửi trực tiếp đến khách hàng qua email, tăng cường việc kiểm tra chi tiết trước khi xuất hóa đơn chính thức.
Quy trình kỹ thuật số đảm bảo hóa đơn chính xác và xác thực để người mua có thể thanh toán nhanh chóng mà không bị chậm trễ.
3.5 Tăng tự động hóa, tăng năng suất
Hóa đơn điện tử có thể được phê duyệt và thanh toán dễ dàng, mang lại năng suất tối đa. Đội ngũ của doanh nghiệp sẽ không phải dành quá nhiều thời gian cho việc nhập liệu, theo dõi hóa đơn một cách thủ công.
3.6 Cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng
Một quy trình thanh toán hợp lý, dễ hiểu và dễ thực hiện có thể cải thiện mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp. Dịch vụ khách hàng tốt và hóa đơn chính xác có thể mang lại sự hài lòng và giữ chân khách hàng mạnh mẽ.
Hóa đơn điện tử cung cấp cho người mua một hệ thống thanh toán hiệu quả và do đó mang lại mức độ hài lòng cao hơn cho họ.
>> Xem thêm: Zoho Books – Phần mềm quản lý kinh doanh và kiểm soát tài chính cho mọi doanh nghiệp
4. Vậy hóa đơn điện tử là lợi thế hay khó khăn của doanh nghiệp?
Dựa trên các chia sẻ ở trên của chúng tôi, có thể thấy rằng hóa đơn điện mang lại nhiều hiệu quả và giá trị hơn cho tổ chức của bạn.
Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp Việt Nam.
Các khó khăn đặt ra ở đây là:
- Phần mềm xuất hóa đơn điện tử nào tốt?
- Phần mềm nào đảm bảo mọi nhân viên đều có khả năng sử dụng được?
- Làm sao để thuyết phục nhân viên sẵn sàng để sử dụng công nghệ vào công việc?
Trong 2 câu hỏi đầu tiên, phần mềm Zoho Books mà chúng tôi giới thiệu có thể giải quyết được.
Câu hỏi thứ ba là bài toán mà mọi doanh nghiệp cần suy nghĩ kỹ, nhất là trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay.
5. Phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử chất lượng
Để tìm được một phần mềm tạo hóa điện tử nói riêng và quản lý tài chính nói chung có lẽ là trách nhiệm khó khăn của nhiều chủ doanh nghiệp. Một số phần mềm quá phức tạp. Một số lại quá đắt. Một số khác không đủ tính năng cho các nhu cầu quản lý ngày càng cao.
Có lẽ hiểu thấu được những khó khăn trên, Zoho Books đã ra đời để đáp ứng mọi yêu cầu trên một cách thông minh nhất: đơn giản để sử dụng, giá cá hợp lý đi kèm bộ tính năng siêu khủng!
Zoho Books có thể tùy chỉnh để phù hợp với bất kỳ nhu cầu nào, bất kể quy mô doanh nghiệp.
Sau nhiều nghiên cứu và thử nghiệm, chúng tôi tin rằng Zoho Books chính là phần mềm quản lý kinh doanh và quản lý tài chính đáng sử dụng nhất hiện nay. Xem ngay các 6 lý do thuyết phục bạn chọn Zoho Books
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn nhé.
