Có thể tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp là một lợi thế lớn trong kinh doanh. Tuy nhiên, trong một thị trường đầy biến động và cạnh tranh, không phải lúc nào cũng dễ dàng trả lời câu hỏi “Làm thế nào để tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp?”
Kiểm soát được việc cắt giảm chi phí là một thách thức lớn. Nó còn tùy thuộc vào quy mô và cách vận hành của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là một số giải pháp chung nhất cho việc tối ưu chi phí quản lý mà MMGROUP đã áp dụng. Qua bài viết này, xin phép được chia sẻ đến bạn.
Nội dung chính
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh trong qua trình hoạt động mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành tổ chức của mình.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Hầu hết các nhà quản lý đều quan tâm việc làm thế nào để tiết kiệm chi phí quản lý. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí. Ví dụ như chi phí quản lý nhân sự, chi phí đồ dùng văn phòng và khấu hao tài sản cố định, chi phí mua dịch vụ/sản phẩm bên ngoài,…
Việc nhà quản lý doanh nghiệp hiểu rõ các loại chi phí này là rất quan trọng. Từ đó, mới có thể lên kế hoạch và tối ưu chi phí hiệu quả. Có những chi phí gần như không thể cắt giảm hoặc loại bỏ. Cũng có loại chi phí hoàn toàn có thể tối ưu tới mức tốt nhất.
Ngoài ra các bạn có thể xem bảng giá và tính năng Google Workspace giải pháp email doanh nghiệp làm việc hiệu quả.
3. Các giải pháp có thể tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp
Các giải pháp chỉ có tính chất tham khảo, bạn cần đánh giá đúng tình hình chung của doanh nghiệp mình để có phương án áp dụng phù hợp.
3.1 Sử dụng đúng công nghệ
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0 đã giúp các doanh nghiệp nhỏ đạt được nhiều lợi thế giống như các doanh nghiệp lớn. Nhìn chung, bạn có thể ứng dụng công nghệ vào tất cả các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
Công nghệ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các bước làm việc thủ công, tăng năng suất làm việc, giảm thiếu phụ thuộc hoạt động vào cơ sở và thiết bị tại chỗ, giảm thiểu phụ thuộc vào con người.
Nói tóm lại, hãy sử dụng công nghệ bất cứ khi nào, vào bất kỳ khía cạnh tương thích nào của tổ chức, ngay khi có thể.
Ví dụ:
- Tổ chức các cuộc họp ảo để bạn có thể tiết kiệm chi phí đi lại (khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh ở nhiều nơi)
- Sử dụng các dịch vụ thanh toán trực tuyến miễn phí
- Dùng Google Workspace với Google Docs, Google Sheet,… giúp lưu trữ và tập trung các tài liệu công ty online thay vì tài liệu giấy
- Dùng Zoho Projects hay Microsoft Teams để tạo và quản lý các dự án, kế hoạch
- Dùng Zoho Signs để phát hành chữ ký điện tử
>> Xem thêm: Zoho People | | Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp
Đại dịch là một hồi chuông cảnh tỉnh về những điều bất ngờ có thể xảy ra. Có thể ảnh hưởng tốt hoặc xấu. Dù bằng cách nào, các nhà quản lý doanh nghiệp cũng phải thừa nhận sự tác động của công nghệ – chuyển đổi số và đám mây là có giá trị.
Luôn có các giải pháp công nghệ cho vấn đề của bạn. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn thêm.
3.2 Tối đa hóa kỹ năng của nhân viên
Một người quản lý giỏi là người biết cách phát huy các thế mạnh của nhân viên.
Hãy đánh giá kinh nghiệm và các kỹ năng nghiệp vụ hiện tại của nhân viên. Bạn có thể mất tiền khi tuyển dụng những người không phù hợp. Hãy trao trách nhiệm cho nhân viên có kỹ năng và hiệu quả cao trong lĩnh vực họ làm tốt. Thông thường, một người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ khác nhau là điều cần thiết miễn đó là nhiệm vụ mà cá nhân họ thực sự làm tốt.
Vì sao việc đào tạo nhân viên phù hợp lại là một trong các cách “cắt giảm chi phí”? Xét cho cùng, việc đào tạo một người có hiệu suất làm việc tốt hơn thường có lợi hơn cho các doanh nghiệp thuê nhiều người cho một mục đích chuyên môn nhất định.
Ngoài ra, thường xuyên mở các buổi họp hoặc đào tạo các kỹ năng và công nghệ mới. Kết hợp giữa công nghệ và con người giúp tối ưu hóa cách làm việc. Nó còn giúp hiệu suất làm việc cao hơn và giảm các tác vụ thủ công đốt thời gian.
>> Cách quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả
3.3 Thực hiện các đánh giá ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
Việc lên kế hoạch và thường xuyên đánh giá lại các chi phí là rất quan trọng. Nhưng hầu hết thường bị bạn bỏ qua.
Thường xuyên làm việc với các bộ phận liên quan như tài chính, kế toán của doanh nghiệp để xem xét lại các chi phí tiêu tốn nhưng không hiệu quả, các chi phí cần được đầu tư nếu được đánh giá là hiệu quả về lâu dài…
Kết
Tùy vào quy mô và cách hoạt động của tổ chức, có thể có các phương án tối ưu chi phí khác nhau. Hi vọng, 3 giải pháp trên có thể phần nào giúp doanh nghiệp có phương án phù hợp.
