Trong lĩnh vực kinh doanh, mẫu báo giá là một tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp cần cung cấp cho khách hàng trong quá trình trao đổi và giao dịch. Việc tạo mẫu báo giá chuyên nghiệp không chỉ là để trình bày giá cả, mà còn là cách bạn định hình thương hiệu của mình và tạo sự tin tưởng với khách hàng.
Chính vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết các yếu tố quan trọng của một mẫu báo giá chuyên nghiệp.
Nội dung chính
1. Mẫu báo giá là gì?
Mẫu báo giá là một bảng đề xuất mà bạn gửi cho khách hàng, trong đó có các thông tin về giá cả và các chi tiết liên quan đến một sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty cung cấp.
Mục đích chính của mẫu báo giá là cung cấp thông tin về giá, điều kiện thanh toán, thông tin liên hệ và các điều khoản giao dịch cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.
Sau khi khách hàng của bạn chấp nhận báo giá, báo giá đó có thể được chuyển thành đơn đặt hàng hoặc hóa đơn tiếp theo.
2. Những yêu cầu chung của một mẫu báo giá chuyên nghiệp
Báo giá là một mẫu chung của công ty hoặc doanh nghiệp gửi cho khách hàng để họ có thể nắm được các thông chi tiết về sản phẩm/ dịch vụ.
Một mẫu báo giá thông thường sẽ có 3 phần:
- Phần 1: Các thông tin cơ bản
Thông tin của công ty/doanh nghiệp gửi báo giá, bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại, email, và mã số thuế…
Thông tin của khách hàng hoặc người nhận báo giá, bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế (nếu có).
- Phần 2: Thông tin chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ
Ở phần này, bạn cần thiết lập các thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ như:
Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ: Mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ như: số lượng, đơn vị tính, yêu cầu kỹ thuật (nếu có)
Giá cả: Danh sách giá cho sản phẩm hoặc dịch vụ cùng với các điều khoản thanh toán.
- Phần 3: Một số các nội dung liên quan
Phần cuối của báo giá, bạn có thể thêm một số các nội dung liên quan như:
Các điều khoản thanh toán: Hình thức thanh toán, thời hạn và điều kiện thanh toán khác (nếu có).
Thời hạn hiệu lực của báo giá: Đây là thời gian mà giá cả trong báo giá được áp dụng.
Các điều khoản và điều kiện giao dịch: Bao gồm điều khoản về giao hàng, bảo hành, hoàn trả và các điều khoản khác liên quan đến giao dịch.
3. Hướng dẫn tạo mẫu báo giá chuyên nghiệp
Để tạo báo giá cho khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn có thể tham khảo theo các bước như sau:
3.1 Sử dụng phần mềm tạo báo giá
Hiện nay, có nhiều phần mềm có sẵn giúp bạn tạo mẫu báo giá nhanh chóng đến khách hàng. Việc sử dụng các phần mềm để tạo báo giá mang lại những tiện ích như:
- Quản lý dữ liệu dễ dàng: Khi sử dụng phần mềm tạo báo giá, mọi dữ liệu, thông tin đều được lưu trữ ngay trên hệ thống. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin khi cần thiết.
- Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi: Bạn hoàn toàn có thể truy cập vào phần mềm tạo báo giá trên tất cả các thiết bị (Laptop, PC, Smartphone, Ipad,…) khi có kết nối internet.
- An toàn và bảo mật: Phần mềm tạo báo giá hỗ trợ cho các nhân viên có thể cùng làm việc trên một hệ thống. Nhưng với vai trò là người quản lý, bạn có thể quản lý đồng bộ các tính năng cũng như thiết lập quyền truy cập cho người dùng.
- Thiết lập linh hoạt: Khi sử dụng các phần mềm tạo báo giá, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc phù hợp với quy mô của doanh nghiệp hoặc thay đổi để đáp ứng nhu cầu phát triển.
Có thể nói, việc lựa chọn phần mềm phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn và cách bạn muốn tạo báo giá. Dưới đây là một số phần mềm và công cụ phổ biến mà bạn có thể sử dụng:
3.1.1 Zoho Books
Zoho Books là phần mềm quản lý bán hàng, quản lý tài chính và phân tích kinh doanh. Tạo báo giá là một trong hàng loạt các tính năng nổi bật của Zoho Books.
Xét riêng về tính năng tạo báo giá, Zoho Book cho phép bạn:
- Tạo và tùy chỉnh các báo giá phù hợp với sản phẩm/dịch vụ, định giá, chiết khấu và thuế…
- Chuyển báo giá thành hóa đơn
- Theo dõi trạng thái của các báo giá đã gửi
- Gửi báo giá trực tuyến hoặc liên kết với các ứng dụng nhắn tin
- Cung cấp các báo cáo và phân tích liên quan đến báo giá
- Tùy chỉnh thêm logo công ty, điều khoản, điều kiện hoặc các chi tiết khác
- …
3.1.2 PandaDoc
PandaDoc là phần mềm cho phép bạn có thể tạo tài liệu kỹ thuật số, đề xuất, báo giá, tài liệu nhân sự, hợp đồng…
Một số các tính năng cơ bản của PandaDoc như:
- Tạo báo giá / ước tính
- Tạo đề xuất
- Chữ ký số
- Quy trình công việc phê duyệt
- Nhập và xuất dữ liệu
- …
3.1.3 QuoteWerks
QuoteWerks là phần mềm báo giá được cấu hình dựa trên web, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và thậm chí xem báo giá và đề xuất trực tuyến… QuoteWerks mang đến cho người dùng sự linh hoạt trong việc truy cập và quản lý báo giá bằng cách đăng nhập trên trình duyệt web.
Các tính năng chính của QuoteWerks:
- Quản lý liên hệ
- Tạo báo giá/ ước tính
- Thanh toán và lập hóa đơn
- Quản lý yêu cầu
- Quản lý danh mục
- Thiết lập cổng thông tin khách hàng
- Quản lý giá
- Báo giá tự động
- …
3.1.4 QuoteWin
QuoteWin là một phần mềm báo giá dành cho doanh nghiệp nhỏ, được thiết kế để giúp doanh nghiệp tạo và quản lý báo giá một cách hiệu quả.
5 tính năng hàng đầu của QuoteWin là:
- Quản lý liên hệ
- Bộ cấu hình sản phẩm
- Cổng thông tin khách hàng
- Báo giá / Ước tính
- Quản lý giá
3.2 Tuân theo cấu trúc chung của báo giá
Người dùng cần sắp xếp mẫu báo giá theo cấu trúc chung bao gồm: phần thông tin cơ bản, chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả và điều khoản giao dịch… Việc này giúp người đọc dễ dàng tìm hiểu và hiểu thông tin, dễ theo dõi.
3.3 Tùy chỉnh báo giá cho từng dự án hoặc khách hàng
Mỗi dự án hoặc khách hàng đều sẽ có thể có các yêu cầu riêng biệt. Bạn cần tùy chỉnh mẫu báo giá của phù hợp với các yêu cầu cụ thể của dự án hoặc khách hàng.
Các tùy chỉnh này có thể phụ thuộc vào mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ và giá cả, chiếc khấu…
3.4 Đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp
Trước khi báo giá được gửi đến khách hàng, bạn cần kiểm tra thật kỹ các thông tin để tránh trường hợp sai sót hoặc nhầm lẫn…
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tránh sử dụng các thuật ngữ hoặc ngôn ngữ khó hiểu.
- Kiểm tra chính xác của thông tin về giá cả, số lượng, thuế, chi phí vận chuyển và các chi tiết khác như: Logo và thông tin liên hệ của công ty để tạo tính nhận diện thương hiệu và tin cậy.
- Đảm bảo sự thống nhất trong thiết kế, font chữ, màu sắc và cấu trúc của báo giá.
- Thực hiện kiểm tra chính tả và ngữ pháp để đảm bảo không có lỗi.
4. Tham khảo thêm các mẫu báo giá chuyên nghiệp phổ biến hiện nay
Bạn có thể tham khảo các mẫu báo giá mà chúng tôi tạo từ phần mềm Zoho Books:
Mẫu 1:
Mẫu 2:
Một số mẫu báo giá khác được chúng tôi tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau:
Mẫu 3:
Nguồn: Spreadsheet123
Mẫu 4:
Nguồn: refrens.com
Mẫu 5:
Nguồn: zervant.com
Kết luận
Nhìn chung, một mẫu báo giá chuyên nghiệp không chỉ là tài liệu gửi đi, mà còn là cách bạn tạo ấn tượng ban đầu với khách hàng.
Hy vọng rằng với các thông tin trên bạn sẽ chọn được phần mềm tạo báo giá phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
