Dù ngày càng có nhiều phương thức liên lạc ra đời nhưng gửi email cùng tệp đính kèm vẫn luôn được các doanh nghiệp xem là phương tiện “chính thống”.
Trên thực tế, gửi email có tệp đính kèm không đơn giản như nhiều người vẫn tưởng, nhất là đối với các doanh nghiệp. Tệp đính kèm trong email có những quy chuẩn cụ thể về cách gửi, nhận và xử lý. Chúng được xem như “một bộ quy tắc ứng xử” mà người dùng phải tuân thủ.
Bài viết sẽ chia sẻ đến bạn những lưu ý quan trọng khi gửi và nhận tệp đính kèm trong email từ chuyên gia của Zoho Corporation.
Nội dung chính
1. Những lưu ý quan trọng khi gửi tệp đính kèm trong email
Ba lưu ý quan trọng khi gửi email có tệp đính kèm gồm cách đặt tên tệp đính kèm, cách gửi email có tệp đính kèm và kích thước giới hạn của tệp đính kèm.
1.1 Cách đặt tên tệp đính kèm để không bị lỗi spam
Việc đặt tên đúng cho tệp đính kèm giúp email vượt qua được bộ lọc email rác. Đồng thời, điều này cũng giúp người xem quyết định có mở tệp của bạn hay không.
Theo giới chuyên gia, người dùng nên tuân thủ các cách đặt tên tệp đính kèm phổ biến sau đây:
- Không sử dụng khoảng trắng. Thay vào đó, hãy sử dụng dấu gạch dưới hoặc dấu gạch ngang. Một số ứng dụng web có thể dịch khoảng trắng thành “%20”, điều này có thể gây ra sự cố khi lập chỉ mục và xác định nội dung của tệp.
- Hạn chế tối đa việc sử dụng dấu chấm câu, ký hiệu và mọi ký tự đặc biệt. Bao gồm cả dấu chấm, dấu phẩy, dấu ngoặc đơn, dấu hoa thị,… Vì một số hệ điều hành sử dụng dấu câu và ký tự đặc biệt để điều hướng các tác vụ cụ thể.
- Không đặt tên tệp đính kèm vượt quá 35 ký tự
- Nên đặt tên tệp liên quan đến nội dung được đề cập trong email
- Tên tệp phải luôn chứa phần mở rộng định dạng tệp. Ví dụ như .jpg, .gif, .pdf, .wav, v.v.
- Luôn sử dụng dấu chấm để tách tên tệp khỏi phần mở rộng định dạng tệp.
1.2 Cách gửi email có tệp đính kèm chuẩn
Ngày nay, hầu hết người dùng đều ý thức hơn trong việc đề phòng email lừa đảo. Cùng với đó, nhiều ông lớn cũng tích hợp cho các ứng dụng của mình công cụ học máy (Machine Learning) và Trí tuệ Nhân tạo (AI) để sàng lọc email trước khi đưa chúng đến người nhận.
Do đó, chỉ đặt tên đúng cho tệp đính kèm là chưa đủ. Bạn còn phải tuân thủ các quy tắc khi gửi email có tệp đính kèm.
Dưới đây là ba điểm mà bạn cần thực hiện để đảm bảo email đến được với người nhận mong muốn.
- Tránh các dấu hiệu cảnh báo thư rác: Để email không bị xếp vào mục spam, bạn cần tránh sử dụng chữ viết hoa trong dòng chủ đề và tránh lạm dụng dấu chấm than. Ngoài ra, bạn cũng nên hạn chế chèn nhiều ảnh hoặc liên kết vào email. Thay vào đó, hãy chỉ đính kèm tệp mà người nhận cần.
- Chính tả và ngữ pháp: Email có quá nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp cũng có thể khiến bộ lọc thư rác được kích hoạt. Do đó hãy đảm bảo không có các lỗi sai này trong email của bạn.
- Yêu cầu người nhận thêm bạn vào danh bạ: Nếu bạn thường xuyên gửi email cho những người cụ thể, bạn có thể yêu cầu họ thêm bạn vào danh bạ. Đây là cách hiệu quả nhất để email không bị xếp vào hòm thư rác.
1.3 Kích thước của tệp đính kèm trong email
Ngoài tuân thủ “bộ quy tắc ứng xử” nói trên, người dùng cũng cần lưu ý đến giới hạn kích thước tệp đính kèm trong email.
Giới hạn tệp đính kèm của một số nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email trực tuyến gồm
- Gmail: 25MB. Các tệp lớn hơn sẽ được tự động tạo trong Google Drive
- Outlook: 20MB
- Zoho Mail: Lite 250 MB, Workplace Basic 500MB, Mail Premium và Workplace Professional 1GB
- Yahoo Mail: 25 MB
- Hotmail: 10MB
- Proton mail: 25MB
>> Có thể bạn quan tâm:
2. Những lưu ý khi nhận tệp đính kèm trong email
Số lượng người dùng email ngày một tăng khiến email trở thành “miếng mồi” hấp dẫn của tin tặc. Tin tặc chủ yếu là đưa mã độc hoặc phần mềm đánh cắp thông tin vào tệp đính kèm trong email, sau đó gửi đi hàng loạt.
Chỉ cần một nhân viên trong doanh nghiệp “cả tin” vội vàng tải xuống, hệ lụy kéo theo là không thể lường trước. Kẻ xấu có thể lấy cắp thông tin nhạy cảm, chiếm quyền kiểm soát thiết bị. Hoặc tệ hơn là phát tán mã độc cho tất cả các thiết bị khác trong cùng mạng nội bộ.
Do đó, liên quan đến việc nhận tệp đính kèm trong email, có hai điều mà doanh nghiệp cần làm.
2.1 Chỉ sử dụng email doanh nghiệp từ các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email uy tín
Hiện nay, các dịch vụ email đám mây của Google, Microsoft và Zoho được doanh nghiệp ưu tiên sử dụng vì có chứa các công cụ bảo mật, chống virus tích hợp sẵn.
Các dịch vụ email đám mây chủ động quét tất cả các tệp đính kèm đi qua máy chủ để giảm thiểu rủi ro cho người dùng. Đồng thời, chúng còn được thiết lập để tự động gửi cảnh báo khi người dùng nhận email có tệp đính kèm đáng ngờ.
Đây là điều mà các dịch vụ email hosting giá rẻ không cam kết cho doanh nghiệp
>> Xem thêm: Zoho bảo vệ bạn khỏi spam như thế nào?
2.2 Tăng nhận thức của nhân viên về mức độ rủi ro khi mở tệp đính kèm
Khi nhận tệp đính kèm trong email, người nhận (đặc biệt là nhân viên trong doanh nghiệp) cần phải
- Kiểm tra nguồn của email: Trước khi tải xuống hoặc mở tệp đính kèm, hãy kiểm tra xem email được gửi từ địa chỉ email đáng tin cậy hay không. Nếu không chắc chắn, hãy liên hệ với người gửi để xác nhận nội dung email và tệp đính kèm.
- Kiểm tra tên tệp đính kèm: Nếu tên tệp đính kèm có vẻ lạ lẫm hoặc không phù hợp với nội dung email, đừng mở tệp đính kèm vội mà hãy liên hệ với người gửi để xác nhận nội dung email.
Kết
Trên đây là những lưu ý quan trọng về tệp đính kèm trong email. Cẩn thận chưa bao giờ là thừa, đặc biệt là đối với những dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp!
Mong rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.
Bạn đang quan tâm đến email doanh nghiệp, liên hệ với Công ty Công Nghệ Mật Mã – Đối tác công nghệ của Microsoft | Google | Zoho tại Việt Nam để được tư vấn chi tiết nhất!
>> Có thể bạn quan tâm:
