Công nghệ đã cách mạng hóa việc quản lý tài chính đến mức có hàng nghìn lựa chọn thay thế phần mềm kế toán. Trong đó, mỗi lựa chọn đều mang đến những cơ hội khác nhau để hợp lý hóa và tự động hóa khâu quản lý tài chính doanh nghiệp.
Nhưng tựu chung lại, tất cả các phần mềm quản lý tài chính đều hướng đến mục tiêu giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót do con người, tăng cường tính chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài nguyên quý báu.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp top 5 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay. Hy vọng sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.
Nội dung chính
1. Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp được sử dụng để quản lý dòng tiền và điều hành các hoạt động tài chính trong một doanh nghiệp.
Phần mềm cung cấp các công cụ và tính năng để ghi nhận, theo dõi và phân tích thông tin tài chính. Bao gồm quản lý hóa đơn, quản lý thu chi, quản lý tài sản, quản lý lương, báo cáo tài chính, quản lý thuế, quản lý ngân hàng, quản lý nguồn vốn, quản lý tiền mặt,…
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đưa phần mềm quản lý tài chính vào bộ máy vận hành nhằm tự động hóa các quy trình tài chính, giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong việc ghi nhận, báo cáo tài chính.
Ngoài ra, những phần mềm quản lý tài chính ưu việt còn bao gồm các công cụ phân tích và báo cáo để đánh giá hiệu suất tài chính, phân tích xu hướng, hỗ trợ quyết định chiến lược. Từ đó giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động tài chính của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định phù hợp với từng giai đoạn dựa trên số liệu.
>> Xem thêm: Top các phần mềm quản lý kinh doanh miễn phí dành cho nhà quản lý
2. Những khó khăn của doanh nghiệp khi chưa có phần mềm quản lý tài chính
Trong hoạt động kinh doanh, quản lý tài chính đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Việc thiếu sự hỗ trợ từ phần mềm có thể gây ra nhiều khó khăn và rủi ro không đáng có. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải.
2.1 Dễ dẫn đến sai sót và thiếu sự minh bạch
Việc ghi nhận và theo dõi thông tin tài chính thủ công dễ dẫn đến sai sót. Khi tính toán và ghi lại các số liệu tài chính bằng tay, có thể xảy ra những lỗi như sai sót trong việc nhập liệu, tính toán sai, hoặc ghi nhận thông tin không chính xác.
Những sai sót như vậy có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu tài chính. Từ đó dẫn đến những quyết định kinh doanh không chính xác hoặc thiếu tính tin cậy.
2.2 Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý nợ và công nợ
Theo dõi và quản lý nợ và công nợ của khách hàng, nhà cung cấp và đối tác là một phần quan trọng của quản lý tài chính.
Khi không có phần mềm quản lý tài chính, việc theo dõi và quản lý này trở nên phức tạp và dễ bị bỏ sót, dẫn đến rủi ro tài chính. Khi phải ghi nhận và theo dõi thủ công các khoản nợ và công nợ, doanh nghiệp có thể bị sót thông tin, gửi nhầm thông báo thanh toán hoặc không theo kịp các khoản nợ quá hạn. Điều này có thể ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng quản lý tài chính tổng thể của doanh nghiệp.
2.3 Không cập nhật kịp thời theo thời gian thực
Khi không có phần mềm, doanh nghiệp thường xuyên gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin tài chính theo thời gian thực. Ví dụ như ghi nhận giao dịch mới, điều chỉnh thông tin tài khoản hay cập nhật tỷ giá ngoại tệ.
Vấn đề tưởng chừng đơn giản này dẫn đến kết quả là doanh nghiệp thường trễ hẹn trong quy trình ghi nhận và phân tích dữ liệu tài chính, làm mất đi tính linh hoạt và khả năng đưa ra quyết định kịp thời.
2.4 Thiếu công cụ phân tích và báo cáo
Phần mềm quản lý tài chính cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo tài chính để giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh. Đặc biệt, hiện nay hầu hết các phần mềm quản lý tài chính nổi bật còn đưa ra báo cáo theo thời gian thực.
Khi không có phần mềm, việc phân tích dữ liệu và tạo báo cáo trở nên phức tạp và tốn thời gian không đáng có.
2.5 Rủi ro về bảo mật
Việc lưu trữ và xử lý thông tin tài chính quan trọng thủ công có thể tạo ra rủi ro về bảo mật dữ liệu.
Nếu không có hệ thống phần mềm an toàn, thông tin tài chính dễ dàng đứng trước nguy cơ bị truy cập trái phép hoặc mất mát.
2.6 Thiếu khả năng tích hợp và đồng bộ
Khi không có phần mềm quản lý tài chính, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp thông tin tài chính với các hệ thống và quy trình khác trong công ty.
Điều này có thể làm giảm hiệu suất làm việc và tăng nguy cơ sai sót khi phải nhập đi nhập lại dữ liệu.
3. Các phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Dưới đây là danh sách các phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả mà bạn có thể xem xét.
3.1 Phần mềm Zoho Books
Zoho Books là một phần mềm quản lý tài chính và kế toán trực tuyến dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cung cấp một loạt các tính năng và công cụ cốt lõi để giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hàng ngày một cách hiệu quả.
Với Zoho Books, bạn có thể dễ dàng tạo, gửi và quản lý hóa đơn của mình. Ngoài ra, Zoho Books cũng bao gồm tính năng quản lý tiền mặt, ngân hàng và các tài sản khác như hàng tồn kho và tài sản cố định.
Bên cạnh đó, Zoho Books còn tự động tạo các báo cáo tài chính quan trọng như báo cáo thu chi, báo cáo lợi nhuận và lỗ, và báo cáo dòng tiền. Người dùng còn có thể tạo và tùy chỉnh các báo cáo này để phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Ngoài ra, Zoho Books tích hợp tốt với các ứng dụng cực phổ biến khác thuộc hệ sinh thái Zoho, mang đến một hệ thống quản lý tất cả trong một. Nổi bật với Zoho CRM, Zoho Inventory và Zoho Expense.
>> Xem thêm: Zoho Books – Phần mềm quản lý kinh doanh và kiểm soát tài chính cho mọi doanh nghiệp
3.2 Phần mềm Sage Intacct
Sage Intacct là phần mềm quản lý tài chính phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm được dùng phổ biến để cân đối kế toán, lập hóa đơn, giám sát chi phí và quản lý tiền lương.
Ngoài ra, phần mềm cũng bao gồm tính năng sắp xếp khoản gửi trực tiếp, tự động nộp thuế, thanh toán thuế, theo dõi thời gian làm việc và bảng chấm công.
Hơn nữa, người dùng cũng có thể tích hợp Sage Intacct với các ứng dụng như quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), tiền lương, hệ thống POS nhờ vào API mở.
3.3 Phần mềm Xero
Xero là một phần mềm kế toán cho phép bạn tạo hóa đơn định kỳ chuyên nghiệp cũng như cân đối các bản sao thẻ ngân hàng và thẻ tín dụng. Nhờ danh mục tích năng đa dạng, Xero cũng được nhiều doanh nghiệp triển khai như một phần mềm quản lý tài chính đơn giản.
Ngoài ra, Xero còn gồm xử lý đơn đặt hàng, quản lý đơn bán hàng, quản lý liên lạc, tiền lương và kho hàng.
Một điểm nổi bật khác của Xero là chức năng giám sát kho hàng chặt chẽ. Nó cho phép theo dõi lên đến 4000 mặt hàng, cung cấp báo cáo quản lý kho hàng và thêm hàng hóa vào hóa đơn được điền sẵn.
3.4 Phần mềm QuickBooks
QuickBooks là một ứng dụng quản lý tài chính phổ biến dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm hỗ trợ linh hoạt trong việc cân đối ngân hàng, lập hóa đơn, giám sát chi phí, quản lý tiền lương và báo cáo nâng cao.
Một điểm cộng lớn của QuickBooks là nó cung cấp cả phiên bản đám mây và phiên bản cục bộ.
3.5 Phần mềm Oracle Financials Cloud
Oracle Financials Cloud là một hệ thống ERP hoàn toàn dựa trên đám mây. Đây là một hệ thống quản lý tài chính có khả năng tích hợp và mở rộng khá tốt.
Oracle Financials Cloud tích hợp tốt với các ứng dụng khác trong hệ thống ERP của Oracle, bao gồm quản lý nguồn nhân lực (HCM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và quản lý khách hàng (CRM). Nhờ vậy, phần mềm tạo ra một hệ thống tổng thể, tích hợp và tối ưu hóa quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Một điểm mạnh của Oracle Financials Cloud là khả năng mở rộng. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và mở rộng hệ thống để phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của mình.
4. Khi nào nên sử dụng phần mềm quản lý tài chính?
Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý tài chính được thiết kế hướng đến phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mỗi lựa chọn có các tính năng và chi phí riêng. Nhưng trên thực tế, khi nào bạn nên sử dụng phần mềm quản lý tài chính?
Nếu doanh nghiệp đang đứng trước các vấn đề bên dưới, đã đến lúc bạn cần đưa phần mềm quản lý tài chính vào doanh nghiệp của mình.
- Tiêu tốn thời gian: Khi khâu quản lý tài chính của bạn tốn nhiều thời gian, lặp đi lặp lại, nhàm chán và mệt mỏi.
- Quy trình phức tạp: Khi quy trình của bạn đòi hỏi nhiều bước, nhiều công đoạn nhưng dễ sai sót và khó kiểm soát.
- Quá tải công việc: Khi nhóm tài chính đang phải gồng mình xử lý một lượng công việc đột ngột và luôn trong tình trạng không đủ nguồn lực để hoàn thành.
- Lỗi thủ công: Khi khâu quản lý tài chính của doanh nghiệp thường xuyên gặp lỗi do quy trình thủ công và do con người.
- Không cập nhật được dữ liệu theo thời gian thực: Khi không có cái nhìn bao quát và khả năng giám sát theo thời gian thực những hoạt động đang diễn ra.
>> Xem thêm: 4 Phần mềm quản lý báo giá thịnh hành nhất, “mắt xích” tăng trưởng cho doanh nghiệp!
Kết
Trên đây là danh sách 5 phần mềm quản lý tài chính phổ biến và hữu ích cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc lựa chọn phần mềm quản lý tài chính phù hợp là một bước đệm quan trọng để giúp gỡ rối và tối ưu hoá quy trình tài chính của doanh nghiệp.
Mỗi phần mềm đều có các tính năng và ưu điểm riêng. Do đó khi lựa chọn, bạn nên xem xét nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm:
Mời bạn tham khảo thêm video:
