[Quản trị viên] Các quyền quản lý nhóm Zoho Mail

quản lý nhóm zoho mail

Mục Groups hay Distribution Lists (Nhóm hoặc Danh sách phân phối) là các địa chỉ email phổ biến, được chia sẻ bởi một nhóm người dùng cho một mục đích chung.

GROUP

Khi một email được gửi đến tài khoản email groups (đã được Quản trị viên thiết lập từ trước), một bản sao của email sẽ được gửi đến tất cả các thành viên trong Group đó. Việc gửi email này có thể được kiểm soát trong Moderation Settings và Permissions.

Xem chi tiết các tác vụ liên quan đến Groups từ quyền của Quản trị viên:

 

 

Zoho Mail phân nhiều loại nhóm khác nhau dựa trên các yêu cầu khác nhau của tổ chức. Quản trị viên có quyền quyết định các thành viên/người điều hành nhóm. Người điều hành cũng có thể thêm thành viên vào nhóm.

1. Nhóm công khai – Public Group (B2B/B2C)

Với cài đặt Public Group Email Accounts, mọi người đều có thể gửi email đến tài khoản email của nhóm.

Public Group phù hợp với các loại nhóm có vai trò hỗ trợ, HR, liên hệ, chăm sóc khách hàng, marketing,… cần hiển thị công khai để doanh nghiệp nhanh chóng hỗ trợ các thông tin của khách hàng.

Public Group có thể nhận email từ địa chỉ email trong hoặc ngoài tổ chức và chủ yếu tương tác với các tổ chức, doanh nghiệp hoặc người dùng bên ngoài khác.

Ví dụ: support@yourdomain.com, sales@yourdomain.com.

Xem chi tiết: Tạo nhóm công khai trong Zoho Mail

2. Nhóm tổ chức – Organization Groups (C2E/E2C)

Chỉ người dùng của doanh nghiệp, công ty mới có thể gửi email đến các Nhóm tổ chức – Organization Groups.

Group emiail này phù hợp với chức năng như nhóm hệ thống admin, bảng lương, đội kỹ thuật và những người chỉ cần tương tác với các nhân viên trong cùng một tổ chức.

Có các tùy chọn để kiểm duyệt hoặc từ chối các email được tạo bên ngoài tổ chức.

Ví dụ: sysadmin@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com.

Xem chi tiết: Tạo nhóm tổ chức trong Zoho Mail

3. Các nhóm riêng tư – Closed/ Private Groups (G2G)

Chỉ các thành viên trong cùng một nhóm mới có thể gửi email đến các tài khoản email Private Groups.

Nhóm riêng tư dùng để trao đổi các công việc riêng của một team mà không liên quan đến các team khác. Có các tùy chọn để kiểm duyệt/từ chối các email được tạo bên ngoài nhóm từ quyền của quản trị viên.

Ví dụ: myteam@yourdomain.com, gamers@yourdomain.com, wrwr@yourdomain.com.

Xem chi tiết: Tạo nhóm riêng tư trong Zoho Mail

4. Nhóm được kiểm duyệt/bị hạn chế – Moderated/Restricted Groups (C2E)

Tạo các nhóm bị hạn chế hoặc cần kiểm duyệt trước khi nhận nhằm hạn chế tối đa các thông tin hay yêu cầu không liên quan.

Các nhóm như vậy có thể được tùy chỉnh để trực tiếp chấp nhận email từ người kiểm duyệt hoặc một số thành viên nhất định. Tất cả các email từ địa chỉ khác sẽ được kiểm duyệt. Quản trị viên/người điều hành nhóm có thể xem các thư kiểm duyệt và chấp nhận hoặc từ chối nó.

Các nhóm được kiểm duyệt như vậy phù hợp với các email thông báo hoặc liên lạc một chiều từ HR hoặc CEO đến tất cả các nhân viên hoặc các nhóm nhân viên dựa trên vị trí địa lý.

Vd: allemprocod@yourdomain.com, us-empologists@yourdomain.com, uk-employees@yourdomain.com.

group zoho mail

Vị trí thêm, bớt hoặc tạo group trên bảng điều khiển của Zoho Mail

Quản trị viên có thể thực hiện nhiều tác vụ với nhóm từ như thiết lập quyền gửi email thay mặt cho địa chỉ email của nhóm, nhằm cho phép một số thành viên nhất định gửi email mà không cần kiểm duyệt, hay thêm thành viên bên ngoài,… Xem thêm nhiều cài đặt khả dụng trong phần Advanced Group Settings – Cài đặt nhóm nâng cao của mỗi nhóm.

GROUP CALENDARS

Các bước để đăng ký Lịch nhóm:

1. Đăng nhập vào mail.zoho.com

2. Nhấp vào Cài đặt >> Cài đặt lịch >> Nhóm

cài đặt lịch nhóm Zoho Mail

3. Chọn Nhóm mà bạn muốn đăng ký.

4. Nhấp vào tùy chọn Đăng ký bên cạnh Lịch nhóm.

5. Bạn sẽ có thể xem lịch, bên dưới Lịch nhóm trong chế độ xem chính của bạn.

6. Bất kỳ thành viên nhóm nào cũng có thể thêm các sự kiện trong Nhóm.

7. Các thành viên khác, những người đã đăng ký lịch của Nhóm sẽ có thể xem các sự kiện của Nhóm.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào khi thực hiện các tác vụ với tác vụ Groups vui lòng để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ đội kỹ thuật Mật Mã qua SDT: 02866602357 – Email: support@matma.com.vn

 

 

1 bình luận trong “[Quản trị viên] Các quyền quản lý nhóm Zoho Mail”

  1. Pingback: Các quyền quản lý người dùng Zoho Mail của Quản trị viên

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *