Là người dùng internet không thể không biết đến email cá nhân của một số nhà cung cấp nổi tiếng như Outlook, Gmail, Zoho Mail. Nhưng email doanh nghiệp lại khác so với email cá nhân.
Vậy email doanh nghiệp là gì các tính năng chi tiết hơn email miễn phí thế nào cùng matma.com.vn tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé.
Email doanh nghiệp là email được một số công ty sử dụng trong môi trường giao tiếp làm việc trong nội bộ công ty hay trực tiếp với khách hàng. Được gắn phía sau làm tên miền website của công ty các bạn.
Ví dụ hotro@matma.vn phần phía sau matma.vn là đuôi tên miền doanh nghiệp của bạn không còn là đuôi Gmail miễn phí nữa.
Email doanh nghiệp còn có một số tên gọi khác như email tên miền, email công ty…
Tóm lại email doanh nghiệp sẽ giúp bạn:
- Tạo sự chuyên nghiệp cho thương hiệu – Nhìn vào đuôi email tên miền của bạn tăng sự tin tưởng của khách hàng.
- Kiểm soát hoàn toàn – Khi bạn sử dụng email doanh nghiệp có 1 tài khoản quản trị viên bạn có thể kiểm soát cài đặt quyền có người dùng.
- Marketing cho thương hiệu của bạn – dựa vào đuôi email tên miền khác hàng có thể tìm hiểu doanh nghiệp của bạn.
So sánh chi tiết email doanh nghiệp và gmail miễn phí.
Nội dung chính
1. Dung lượng lưu trữ
Dung lượng lưu trữ của email doanh nghiệp lớn hơn tùy vào các gói mà bạn lựa chọn.
Với Gmail miễn phí của Google cung cấp cho các bạn 15G miễn phí còn các gói email doanh nghiệp như Google Workspace (G suite cũ) đã cung cấp đến 30GB cho mỗi người dùng. Khả năng nâng cấp và mở rông tuyệt đối.
Ngoài ra nếu các bạn thấy 30G chưa đủ cho doanh nghiệp của mình các bạn có thể nâng cấp lên các gói Business Standard hoặc Enterprise.
Bạn sẽ nhận được dung lượng lưu trữ đến 5TB hoặc không giới hạn trên điện toán đám mây cho mọi người dùng trong tổ chức.
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp việc sử dụng Mail để trao đổi hằng ngày. Khi dung lượng bị đầy các bạn không thể nhận mail được nửa. Để không bỏ lở các thư quan trọng các bạn có thể đăng ký sử dụng email doanh nghiệp ngay bây giờ.
2. Tệp đính kèm
Với Gmail miễn phí đã đôi lần các bạn không thể đính kèm Video hay tải nhiều hình cùng một lúc. Thật là bất tiện và thế là các bạn không gửi nữa.
Với email doanh nghiệp đều này thật đơn giản. Với các gói cơ bản giới hạn gửi và nhận file đính kèm lên đến 50MB (tùy gói) và có thể đính kèm bất kỳ loại tệp tài liệu nào.
Với doanh nghiệp tính năng đính kèm và lưu trữ được sử dụng mỗi ngày đính kèm và tải nhiều file với dung lượng lớn giúp tạo cho các bạn sự thoải mái trong công việc.
>> Xem thêm: Nên sử dụng email doanh nghiệp nào ngon bổ rẻ.
3. Quảng cáo và spam
Khi sử dụng email cá nhân lâu ngày không dọn dẹp hộp thư sẽ giống như một bãi rác. Người dùng thường xuyên bị Spam, email quảng cáo rác mà không thể làm gì được. Nhiều trường hợp email quan trọng lại rơi vào thư mục Spam.
Ngược lại, email doanh nghiệp mang đến cho bạn một trải nghiệm email hoàn toàn mới, với tỷ lệ lọc thư rác lên đến 99,9 % hoàn toàn nói không với thư rác.
Hộp thư của bạn luôn luôn gọn gàng với những email quan trọng được đánh dấu rõ ràng, giúp các bạn xử lý công việc tốt hơn và không bị lạc những thư quan trọng.
Xem thêm: Không muốn nhận mail spam thì phải làm thế nào?
Hacker tấn công doanh nghiệp
4. Cộng tác nhóm
Đây là tính năng mà email miễn phí không thể nào có được.
Đây là tính năng mà nhà cung cấp thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp, giúp các bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Khi bạn muốn gởi một bức thư đến cho một nhóm/phòng ban như marketing bạn phải nhớ tất cả các email các thành viên trong nhóm rồi đôi khi còn bị sót hoặc nhớ sai email.
Việc làm được lặp đi lặp lại rất tốn thời gian.
Với tính năng cộng tác nhóm các bạn chỉ cần tạo một email là marketing@matma.com.vn và bạn có thể gán tất cả email của các thành viên thuộc nhóm này vào.
Từ đây, bạn sẽ có được các chức năng:
- Toàn bộ thành viên trong nhóm đều nhận được email từ bất kỳ ai gửi đến
- Toàn bộ thành viên trong nhóm có thể trả lời email dưới quyền email chung hoặc email cá nhân
- Các thành viên có thể theo dõi tiến độ công việc, quá trình xử lý công việc chỉ từ email này
- Quản trị viên có thể gắn quyền trả lời/gửi email cho bất kỳ thành viên nào bằng email của quản trị viên
Tính năng cộng tác nhóm của email doanh nghiệp không chỉ chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp mà còn tiết kiệm thời gian, gia tăng sự linh động, tức thời trong một nhóm.
Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm Google Workspace tính năng và chi phí New 2021.
5. Xét duyệt email đến và đi
Với Mail miễn phí khi bạn bấm gởi là gởi, vô tình bạn phát hiện gởi nhầm địa chỉ email hoặc nội dung. Và thế là email đến và không thu hồi lại được.
Doanh nghiệp trao đổi trực tiếp với khách hàng. Mọi thôn tin đều phải chính xác tuyệt đối, chuyên nghiệp. Sai một nội dung sẽ để lại hậu quả khôn lường.
Với email doanh nghiệp quản trị viên có thể dừng email gửi đi lại một chặng, xem xét hoặc chỉnh sửa trước khi gửi đi. Bước này cũng nhằm hạn chế rò rỉ thông tin ra bên ngoài nếu công ty đang nghi ngờ cá nhân nào đó đang có hành vi không đúng.
Đây là một trong những tính năng tuyệt vời của email tên miền triên Google.
>> Bấm xem ngay: Cách đăng ký email Google theo tên miền miễn phí trong 5 phút.
6. Bản sao email và bằng chứng pháp lý
Với email miễn phí một email đã xóa là mất hẳn không còn cách nào khôi phục lại được. Với email doanh nghiệp quản trị viên có thể cài đặt các bản sao lưu cho cả những email bị xóa hoặc người dùng bị xóa để làm bằng chứng pháp lý khi cần thiết.
Bất cứ vấn đề liên quan đến kiện cáo, sử dụng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều cần có chứng thực rõ ràng. Và đây chính là một trong những tính năng mà người dùng doanh nghiệp rất thích ở Google Workspace.
7. Lịch sử gửi/nhận email
Quá trình gửi/nhận email bất kỳ được ghi lại rất rõ ràng: từ ngày giờ gửi/nhận, người gửi/nhận, ở đâu, trên thiết bị nào… đều thể hiện rõ trong lịch sử email.
Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn, cần kiểm soát dữ liệu hay trích xuất các bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp xảy đến (như hết hạn hợp đồng, người chỉnh sửa email cuối cùng….)
8. Email tên miền doanh nghiệp
Khi sử dụng các dịch vụ Mail miễn phí đuôi email sẽ gắn với dịch cụ của học ví dụ như @gmail.com hoặc @outlook.com. Nhưng trong môi trường doanh nghiệp sử dụng email loại này sẽ mất điểm trong mắt khách hàng.
Với email doanh nghiệp, tạo email gắn với tên miền doanh nghiệp (ví dụ linhnguyen@matma.com.vn) nhìn vào email thể hiện sự chuyên nghiệp của các bạn.
Bạn có thể tạo thêm bí danh email sử dụng cho các trường hợp khác nhau. Quản trị viên có thể thêm tối đa 30 bí danh email cho mỗi người dùng mà không mất thêm chi phí.
Ví dụ: bill@solarmora.com muốn có một địa chỉ email riêng cho các yêu cầu bán hàng. Anh ấy thiết lập bí danh email sales@solarmora.com. Thư được gửi đến một trong hai địa chỉ sẽ chuyển vào hộp thư đến của Bill.
>>Xem ngay: 3+ cách tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí.
9. Khả năng bảo mật
Gmail cung cấp cho người dùng tính năng xác thực 2 yếu tố. Tuy nhiên dữ liệu rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp đặc biệt ở Việt Nam thường có rất nhiều vụ mất dữ liệu quan.
3 nền tảng email doanh nghiệp hàng đầu hiện nay là Zoho, Gmail, Outlook đi đầu trong việc lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây nên dữ liệu của bạn an toàn tuyệt đối.
10. Chi phí sử dụng
Email miễn phí chắc chắn là chi phí 0đ rồi.
Với các tính năng mà email doanh nghiệp mang lại thì 6$/ tháng / user liệu có quá đắt.
11. Email doanh nghiệp giá rẻ
ngày nay trên thị trường có rất nhiều gói email doanh nghiệp giá rẻ để các bạn lựa chọn. Nhưng thực sự tốt, email đó là các doanh nghiệp việt nam cài đặt server thiết bị cấu hình và cấp tài khoản cho người dùng.
Là những công ty công nghệ còn non trẻ hệ thống kỹ thuật thường bị lỗi hoặc phần miềm không hoạt động làm gián đoạn nhu cầu sử dụng email của các công ty.
Đang gởi một hợp đồng quan trọng mà không thể gởi được do lỗi từ hệ thống. Thật bất tiên đúng không các bạn tổn thất không thể đếm được.
>>Xem chi tiết: Tính năng và chi phí email doanh nghiệp đám mây với Google Workspace.
Như vậy chúng tôi đã chia sẻ với các bạn những kiến thức về email doanh nghiệp và email miễn phí.
Chúc các bạn thành công!
