Email là một giải pháp giúp trao đổi trong công việc dễ dàng, hiệu quả hơn.
Chắc chắn bạn đã nghe tới một số nền tảng mail như: Gmail, Yahoo mail, Zoho Mail… Nhưng bạn chưa bao giờ nghe nói tới Webmail.
Vậy webmail là gì?
Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về webmail nhé.
Nội dung chính
1. Web mail là gì?
Webmail là ứng dụng email phát triển trên nền tảng website. Webmail cho phép truy cập máy chủ, giúp gởi và nhận email doanh nghiệp nhanh chóng.
Email được xem một trong những nền tảng giao tiếp trong công việc hiệu quả nhất hiện nay.
Các hệ thông email càng được nâng cấp để phục vụ nhu cầu tổ chức.
Trong đó, không thể không kể đến một số cái tên nổi bật như Outlook, Gmail, Zoho Mail.
Webmail là ứng dụng quản lý, xử lý, nhận, gởi email mail trực tuyến chay trên nền tảng website và có thể sử dụng bằng nhiều loại thiết bị.
Ngoài khả năng truy cập máy chủ email, chúng cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email như đọc, gửi và nhận thư.
Các bạn xem thêm các Bảng giá Google Workspace chinh phục người dùng mới nhất 2020.
2. Roundcube webmail là gì?
Khi sử dụng một dịch vụ mail nào đó thì tài khoản email của bạn sẽ có phần đuôi là dịch vụ mail của họ.
Với Gmail mail bạn sẽ có tên là: linhnguyen@gmail.com
Với Outlook mail bạn sẽ có tên là: thuylinh@outlook.com
Bạn là một doanh nghiệp muốn khỏi tạo một nhóm mail theo đuôi tên miền của mình đều tính phí khi sử dụng các dịch vụ mail như Gmail, Outlook.
Sự ra đời của Roundcube vào năm 2008 đã mang đến giải pháp tiết kiệm, hiệu quả cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, có số lượng nhân viên ít (dưới 20 người).
Bạn có thể khởi tạo địa chỉ email có phần đuôi là tên công ty hoàn toàn miễn phí.
3. Chức năng của webmail
Webmail không cung cấp cho người dùng quá nhiều tính năng. Nhưng vẫn đáp ứng được hầu hết những công việc.
Soạn thảo email: Ngày nay các ứng dụng webmail ngày càng được cải thiện cửa sổ soạn thảo email rộng giúp người dùng để dàng tạo một email.
Các phần trong soạn thảo bao gồm: người nhận, CC và BCC, soạn thảo nội dung, đính kèm tệp, đính kèm hình ảnh, link chữ ký được thể hiện rõ ràng.
Hộp thư nhận mail (Inbox): Nơi tập hợp tất cả các thư đến của bạn trừ nội dung Spam. Nội dung Spam bộ lọc thông minh của webmail đưa đến thùng rác.
Giúp cải thiện trải nghiệm người dùng tốt hơn.
Hộp thư đi (Outbox): Tập hợp tất cả các thư đã gởi của bạn.
Thư nháp (Draft): Nơi chứa những Email đang được soạn chưa được gởi đi vì một số lý do nào đó như (mất mạng, máy tính hỏng), hoặc email chưa được gởi đi.
Nơi lưu trữ những lá thư đang soạn thảo nhưng bị gián đoạn (mất kết nối internet, thiết bị mất nguồn). Ví dụ trong quá trình soạn thư, nếu bạn không lưu lại hoặc gửi đi, thư sẽ tự động lưu vào hộp thư nháp.
Hộp thư riêng: Cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc email mình yêu thích theo chủ để riêng. Với số lượng email quá lớn tính năng này giúp cho người dùng quản lý hệ thông email của mình dễ dàng, hiệu quả.
Spam: Nơi chứa tất cả email quảng cáo, nguy hiểm chứa mã độc có thể gậy hại cho thiết bị của bạn. Ngày nay các webmail có bộ lọc spam ngày càng thông minh. Với hơn 90% thư rác được lọc và xóa.
Hộp thư Spam đôi khi cũng lọc những quan trọng của bạn. Hộp thư Spam có thể xóa theo định kỳ.
Vì vậy nên kiểm tra hộp thư Spam và chuyển thư từ spam sang hộp thư đến.
Bên cạnh đó, những chức năng cơ bản khác của các ứng dụng mail đều được tích hợp sẵn ở WebMail như tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ, đổi giao diện quản lý…
>>Xem thêm: Chi phí Microsoft 365 với nhiều tính năng tuyệt với của web mail như an toàn ổn định cao bảo mật tuyệt đối, giao diện thân thiện với người dùng.
4. Ưu điểm của webmail
Dễ dàng sử dụng: Webmail được thiết kế với giao diện vô cùng đơn giản nhưng đầy đủ những tính năng. Giúp người dùng dễ dàng sử dụng.
Tính phổ biến: Ngày nay người dùng webmail ngày càng nhiều. Tạo một hệ sinh thái vô cùng đa dang. Giúp mọi người giao tiếp với nhau dễ dàng trên cùng một hệ thống.
Truy cập mọi lúc mọi nơi: Ở bất kì nơi nào có Internet bạn có thể truy cập hộp mail của mình xử lý công việc. Các Webmail giờ vô cùng thông minh có thể đồng bộ hóa mọi thiết bị theo thời gian thực.
Khả năng tìm kiếm: Webmail cung cấp cho bạn một công cụ tìm kiếm email, tập tin hình ảnh dễ dàng. Tuy nhiên kết quả tìm kiếm chỉ trả về tương đối. Tính năng này rất tiên lợi khi số lượng email trở nên quá lớn.
Giới hạn lưu trữ: So với các dịch vụ mail trên thị trường hiện nay thì Webmail cung cấp cho người dùng không gian lưu trữ khá lớn. Thực sự giờ các tài liệu quan trong mình đều lưu trữ trên mail.
Email một công cụ sử dụng trong công việc trao đổi thôn tin tuyệt vời nhất là đối với mỗi doanh nghiệp.
5. Nhược điểm của webmail
Tuy có rất nhiều ưu điểm nhưng Webmail vẫn còn tồn tại những khuyết điểm như.
5.1 Dịch vụ không được bảo đảm
Webmail tuy là một trong những dịch vụ mail tốt với chất lượng ổn định. Tuy nhiên có rất nhiều sự cố bất ngờ xảy ra làm cho hoạt động mail bị gián đoạn, ảnh hưởng đến người dùng.
Tuy nhiện sự cố này xảy ra với xác suất rất thấp nên người dùng vẫn có thể chấp nhận.
Ngoài các sự cố các dịch vụ mail có còn các bước kiểm tra bảo trì hệ thống định kì, thường trong thời gian khoản 4-8h. Khi các tính năng bảo trì nâng cấp khả năng sử dụng mail của người dùng bị gián đoạn.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp với giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu.
5.2 Quảng cáo
Quảng cáo hiện nay xuất hiện phổ biến trên các mạng xã hội. Email cũng không ngoại lệ, quảng cáo gây khó chụi cho người dùng trong quá trình sử dụng.
Tuy nhiên với bộ lọc Spam hoạt động kha hiệu quả quảng cáo giảm hơn 95% giúp người dùng có những trải nghiệm tốt hơn.
Webmail tuy thông minh nhưng dù gì thì cũng là một cỗ máy. Đôi khi những email quan trọng lại cho vào Spam. Hãy cẩn thận kiểm tra hộp thư Spam bạn nhé.
5.3 Quyền riêng tư
Trước khi đăng ký một dịch vụ nào đó đều có câu: khi bạn sử dụng dịch vụ tức là bạn đã chấp nhận các đều khoản và chính sách của chúng tôi.
Tuy nhiên hầu hết các dịch vụ mail sẽ bảo mật thôn tin và quyền riêng tư của các bạn.
Ví dụ, Gmail chỉ sử dụng quyền hạn này để phân phối email quảng cáo hiệu quả hơn.
Địa chỉ Webmail thiếu chuyên nghiệp
Là một doanh nghiệp thì sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng là vô cung quan trọng. Webmail có đuôi email tên miền là tên miền của họ.
Vì vậy nếu bạn muốn sử dụng email tên miền cho doanh nghiệp của mình thì phải đăng ký và trả thêm chi phí.
>>Xem thêm: Cách Đăng ký email tên miền với Google Miễn phí trong 5 phút.. Ở Việt Nam G Suite của Google là một dịch vụ mail an toàn ổn định, chiềm hơn 50% thị phần tại Viêt Nam.
6. Hướng dẫn sử dụng Webmail với Gmail
Trước tiên bạn phải có một tài khoản Gmail.
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản gmail
Sau khi tạo xong một tài khoản email. Màn hình của bạn đã tự động đăng nhập.
Bước 2: Nhấn vào nút soạn
Sau khi đăng nhập thành công, bạn bấm vào nút Soạn màu đỏ bên trái để bắt đầu soạn email.
Cách gởi email ảnh 1
Bước 3: Thêm một hoặc nhiều người nhận email
Tại dòng Tới, bạn gõ địa chỉ email muốn gửi tại đây, bạn có thể thêm bao nhiêu email vào đây cũng được.
Cách gởi email ảnh 3
Bước 4: Thêm nội dung cần gởi
Tại dòng thứ 2 bạn hãy thêm tên email vào đây, dòng cuối cùng là nơi bạn gõ nội dung.
Cách gởi email ảnh 4
Bước 5: Gmail cung cấp cho bạn rất nhiều tính năng hữu ích để tạo 1 email. Ngay phía dưới bạn sẽ thấy tính năng chọn font chữ, thay đổi kích thước chữ, in đậm, in nghiêng, gạch ngang, canh đều… như trong các phần mềm soạn thảo vậy.
Bước 6: Bấm nút Gửi màu xanh để gửi email.
7. 3 nhà cung cấp Webmail hàng đầu hiện nay
7.1 Gmail của Google
Được ra mắt vào năm 2004 Google đang dần khẳng định vao trò và vị thế của mình trong lĩnh vực Mail.
Với những người đi trước Như Hotmail(giờ là Outlook) nhưng với những nước đi đúng đắn, Google đã dần chiếm được tình cảm của người dùng.
Gmail cũng là điểm bắt đầu của hệ sinh thái Google, cùng với những Google Drive, Android, hay Chrome OS.
Được thiết kế với giao diện đơn giản , với tông màu chủ đạo trắng đen đỏ tạo sự dể chịu khi sử dụng.
Vào năm 2013, Google đã cho ra mắt tính năng ‘tab’, phân chia mail thành ba thể loại chính là hộp thư chính, mạng xã hội và quảng cáo.
Tính năng này giúp trải nghiệm người dùng tốt hơn.
Google là công cụ tìm kiếm hàng đầu thế giới nên tính năng tìm kiếm trong Gmail ngày càng nâng cao, khả năng tìm kiếm nhanh hơn, trả về kết quả chính xác hơn.
Hoàn tác thư một tính năng thích hợp trong trường hợp nhầm người nhận. Bạn có thể cài đặt thời gian hoàn tác thư trong thư mục cài đặt chung.
G Suite được tạo ra cho doanh nghiệp. Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh email của mình dưới dạng tên email theo tổ chức. Ví dụ như: info@matmam.com.vn, hotro@matma.com.vn.
Gmail có khả năng phân loại thư rác rất tốt. Các ưu đãi hay quảng cáo gây phiền nhiễu được giữ ở mức tối thiểu và được cách ly khá thuận tiện trong thư mục thư rác.
Xem ngay: cách tạo tài khoản Webmail bằng google của Google với chỉ 5 phút đơn giản. G Suite với những tính năng như không gian lưu trữ lớn, khả năng lọc thư rác lên đến 99%.
7.2 Outlook mail của Microsoft
Outlook là dịch vụ email miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft.
Outlook là một công cụ độc lập.
Mặc dù thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng e-mail, Outlook cũng tích hợp các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú….
Ngoài ra Outlook còn có một số tính năng nâng cao cần cho nhiều người dùng trong một tổ chức.
Chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.
Khi sở hữu một tài khoản, Outlook sẽ tự động kết nối bạn với một loạt các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft bao gồm OneDrive, Skype, Office Online, OneNote và nhiều tiện ích thú vị khác.
Các phiên bản hiện tại của email Outlook bao gồm Microsoft Outlook 2013 cho Windows và 2011 cho Mac.
Mail Outlook cho phép người dùng cá nhân sử dụng miễn phí. Nhưng một số tính năng dành cho doanh nghiệp bạn phải nâng cấp và tính phí.
Giao diện Outlook đơn giản đẹp màu chủ đạo là màu xanh nước biển tạo cảm giác tươi trẻ. Ngoài ra Outlook còn cho phép người dùng thiết kế giao diện mail của mình rất sinh động.
Qua các năm Outlook ngày càng khẳng định vị thế của mình với tốc độ tải mail rất nhanh. Mình đã kiểm tra thử tốc độc của Gmail và Outlook là ngan nhau. Đôi khi Outlook còn nhanh hơn.
Xem ngay: cách tạo tài khoản Webmail với Outlook Microsoft. Dịch vụ mail với tốc độ tải mail nhanh, hoạt động ổn định thời g
7.3 Zoho Mail của Zoho
Zoho Corporation cung cấp giải pháp Zoho Mail có nguồn gốc từ Ấn Độ. Sau nhiều năm họ đã phát triển trên 150 quốc gia như Mỹ, Anh, Nhật, Hàn, Trung Quốc….
Khi sử dụng Zoho Mail, người dùng có thể đồng bộ các dữ liệu trên cùng hệ thống như Zoho Docs và Zoho Storage. Tính năng này rất giống với Gmail.
Đều tuyệt vời nhất đối với Zoho so với các dịch vụ mail khác là tập trung vào từng chức năng.
Khi cần tính năng gì thì tích hợp thêm. Không tạo cho người dùng có nhiều sự lựa cho những dịch vụ mail khác.
Điều này càng khiến các doanh nghiệp thêm thích thú khi sử dụng Zoho Mail để tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiện tại, Zoho có khoảng 9000 nhân viên trên toàn cầu.
Được trang bị nhiều tính năng bảo mật đa lớp như xác thực hai lớp, nhận dạng và cảnh báo rủi ro xâm nhập… giúp cho tài khoản của bạn luôn an toàn và tin cậy.
Với hệ sinh thái Zoho dữ liệu an toàn bảo mật lọc thư rác mạnh mẽ.
Xem ngay: cách tạo tài khoản Webmail với Zoho Mail . Zoho Mail dịch vụ mail hướng về người dùng với độ bảo mật tuyệt đối. Đảm bảo dữ liệu của bạn luôn an toàn.
8. Tóm tắt
Webmail hiện nay là một trong những ứng dụng phổ biến. Khi có tài khoản bạn sẽ có không gian lưu trữ an toàn bảo mật.
Hãy tạo một tài khoàn Webmail để trải nghiệm nhé.
Chúc các bạn thành công!
