Quản lý công việc là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của mọi cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.
Với sự phát triển của công nghệ, ngày càng có nhiều ứng dụng quản lý công việc ra đời. Trong đó, Zoho Projects là cái tên luôn nhận được đánh giá tích cực và có thứ hạng cao trong bảng xếp hạng ứng dụng quản lý.
Số liệu thống kê gần nhất tính đến cuối năm 2021 cho thấy Zoho Projects được sử dụng bởi hơn 200.000 doanh nghiệp trên toàn cầu với số người dùng lên đến 75 triệu.
Vậy Zoho Projects là gì? Nó cung cấp những tính năng nào? Nó thu hút các nhà quản lý trong doanh nghiệp vì sao?
Cùng tìm hiểu.
Nội dung chính
1. Zoho Projects là gì?
Zoho Projects là phần mềm quản lý dự án trực tuyến trên đám mây. Phần mềm được phát triển bởi tập đoàn Zoho Corporation.
Với Zoho Projects, người dùng có thể tạo dự án, quản lý dự án, phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch ngân sách, quản trị rủi ro, giao tiếp và cộng tác nhóm mọi lúc mọi nơi.
Zoho Project được sử dụng phổ biến trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Những khách hàng lớn của Zoho Projects gồm Dell Technologies, Stanford University, Tata Consultancy Services, v.v.
2. Zoho Projects gồm những tính năng nào?
Zoho Projects được thiết kế với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, cho phép người dùng khởi tạo và bám sát dự án một cách nhanh chóng. Dưới đây là danh sách các tính năng chính của Zoho Projects.
2.1 Quản lý nhiệm vụ
Trên Zoho Projects, người dùng có thể quản lý các dự án từ đơn giản cho đến phức tạp bằng cách chia nhỏ dự án theo mốc thời gian, danh sách nhiệm vụ và người đảm nhận.
Dự án sau khi khởi tạo sẽ được tự động trực quan hóa với sơ đồ Gantt và bảng Kanban. Điều này giúp các nhà quản lý và mọi thành viên trong đội nhóm luôn bám theo kế hoạch, từ đó thực hiện đúng tiến độ dự án.
Riêng ở phương diện của người quản lý, Zoho Projects giúp tạo kế hoạch một cách khoa học, phân bổ thời gian hợp lý và phân phối đúng người đúng việc. Đồng thời, bạn còn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành, kết quả công việc và những sự cố có thể gặp phải của nhân viên được phân công.
Từ biểu đồ nguồn lực, người quản lý cũng có một cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc, thời gian trống và tiến độ hoàn thành cũng như không hoàn thành nhiệm vụ.
2.2 Quản lý thời gian
Việc quản lý dự án sẽ không hiệu quả nếu không đưa vào thêm yếu tố thời gian. Trên Zoho Projects, người dùng dễ dàng theo dõi hiệu quả của mọi nhiệm vụ bằng cách tách và phân bổ thời gian trống cho tất cả các công việc được phân công.
Trên cương vị người quản lý, bạn sẽ có thể xem xét và phê duyệt bảng chấm công của nhân viên dựa trên thời gian đã lên kế hoạch với thời gian cần trên thực tế để hoàn thành nhiệm vụ.
Ngoài ra, người dùng Zoho Projects còn có thể xem tất cả dự án tại một cửa sổ lịch để nắm bắt kế hoạch của tuần hoặc của tháng. Từ cửa sổ lịch, bạn cũng sẽ biết những nhân viên nào không thể nhận thêm việc trong một ngày hoặc một tuần cụ thể và ngược lại.
2.3 Quản lý chi phí
Bên cạnh việc quản lý danh sách nhiệm vụ và thời gian, việc quản lý chi phí trong phạm vi ngân sách cũng là điều mà các nhà quản lý cần “đong đếm”.
Trong Zoho Projects, bạn sẽ có thể so sánh kế hoạch ngân sách ban đầu với những mục chi tiêu thực tế để xem có bị thâm hụt hay không.
Khả năng khảo sát và dự đoán tình trạng vượt quá chi phí cũng là một tính năng hữu ích trong phần mềm này.
2.4 Giao tiếp và cộng tác
Không thể xem nhẹ khả năng giao tiếp và cộng tác trên phần mềm quản lý công việc.
Trên Zoho Projects, ứng dụng cung cấp đầy đủ các công cụ giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm và giữa người quản lý với nhân viên. Bao gồm khả năng cộng tác, thảo luận ý tưởng, trao đổi thông tin và chia sẻ tài liệu.
2.5 Báo cáo và phân tích
Trước, trong và sau dự án, phần mềm quản lý dự án Zoho Projects cung cấp đầy đủ các báo cáo và phân tích chuyên sâu về tình hình dự án cùng các yếu tố cần cải thiện.
Bên cạnh tiến độ dự án thì các báo cáo về chi phí, thời gian và tài nguyên sử dụng cũng được bao gồm. Nhờ đó, người dùng có thể đánh giá lại hiệu suất của dự án và có hướng khắc phục nếu cần.
Ngoài ra, một điểm chỉ có ở Zoho Projects đó là bạn còn có thể tích hợp Zoho Analytics để xem thêm hơn 50 biểu đồ và báo cáo căn cứ vào số liệu thực tiễn.
3. Vì sao bạn cần dùng Zoho Projects?
Dưới đây là những lý do chính khiến Zoho Projects trở thành “cánh tay phải” của các trưởng nhóm, nhà quản lý, ban lãnh đạo, chủ doanh nghiệp nói chung.
3.1 Đơn giản, dễ sử dụng
Zoho được biết đến với việc tạo ra phần mềm dễ điều hướng và sử dụng, Zoho Projects cũng không ngoại lệ. Ngay cả khi chưa từng dùng phần mềm quản lý dự án khác trước đây hoặc không am hiểu nhiều về công nghệ, bạn vẫn có thể “làm chủ” Zoho Project chỉ trong thời gian ngắn.
Hơn nữa, Zoho Projects còn được thiết lập mặc định để hiển thị các lời nhắc hướng dẫn, nhằm giúp người mới làm quen với các thành phần trong ứng dụng nhanh chóng.
Quá trình tạo và thiết lập tài khoản cho người dùng mới cũng khá đơn giản, thường chỉ mất vài phút để hoàn thành.
>> Xem thêm: Tổng Hợp 15+ Phần Mềm Zoho Dành Cho Doanh Nghiệp
3.2 Tăng cường hiệu quả làm việc nhóm
Nhờ tích hợp các tính năng thảo luận và chia sẻ, người dùng Zoho Projects dễ dàng trao đổi ý kiến với những nhân sự liên quan. Từ đó tăng cường sự gắn kết, rút ngắn thời gian hoàn thành và luôn giữ cho dự án đi đúng hướng.
Ngoài ra, việc thể hiện mọi trách nhiệm, tiến độ và trạng thái hoàn thành nhiệm vụ của mọi nhân sự có liên quan trên Zoho Projects còn giúp tăng tính minh bạch trong đội nhóm. Với người quản lý, điều này cho phép họ dễ dàng và kịp thời theo dõi mọi hoạt động đang diễn ra.
3.3 Tận dụng tối đa tài nguyên
Mọi tài nguyên sẵn có của doanh nghiệp như nhân viên, thời gian trống, các tài liệu có sẵn, ngân sách trong kế hoạch,… đều phải được tận dụng triệt để và phù hợp để thúc đẩy hiệu quả của dự án.
Zoho Projects cho phép bạn làm điều đó một cách khoa học nhờ các báo cáo và phân tích dựa trên số liệu thực tiễn. Chẳng hạn như với biểu đồ nguồn lực, bạn sẽ chắc chắn rằng không có cá nhân nào làm việc quá sức hoặc quá ít.
3.4 Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái ứng dụng Zoho
Zoho Projects tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác của Zoho, cung cấp một hệ sinh thái đầy đủ cho người dùng.
Danh sách ứng dụng tích hợp trong Zoho Projects phụ thuộc vào gói dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn đăng ký. Một số ứng dụng nổi bật gồm Zoho CRM, Zoho Meeting, Zoho Desk, Zoho People, Zoho Analytics, Zoho Flow, Zoho Invoice, v.v.
Kết
Tóm lại, Zoho Projects là một phần mềm quản lý dự án đa tính năng, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm, quản lý tài nguyên, tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu thời gian và chi phí.
Nếu đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý công việc, Zoho Projects chính là trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý trong doanh nghiệp của bạn.
Liên hệ với Công ty Công Nghệ Mật Mã – Đối tác công nghệ của Zoho tại Việt Nam để được tư vấn chi tiết nhất!
