Ngày nay, email là một công cụ giúp mọi người trao đổi thông tin trong thời đại phát triển của công nghệ.
Và đặc biệt trong công việc email vẫn chưa có đối thủ.
Đối với các doanh nghiệp họ luôn cần một giải pháp quản lý tài khoản, lưu trữ thư, thiết lập các chiến dịch với Email.
Đó là lý do Email Server ra đời.
Đây là giải pháp tối ưu tuyệt vời đối với tổ chức để kiểm soát tuyệt đối với các dữ liệu điện tử nội bộ công ty và đối tác bên ngoài.
Vậy Mail Server là gì? Bài viết hôm nay cùng matma-com-vn-142889.hostingersite.com tìm hiểu kỹ nhé.
Nội dung chính
1. Mail Server là gì?
Mail Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử.
Mail Server có các tính năng lưu trữ và sắp xếp các Email trên internet, Mail Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại…
Ngày nay Mail Server được phát triển trên nền điện toán đám mây với tốc độ nhanh chóng ổn định, đảm bảo tính an toàn với khả năng khôi phục dữ liệu cao.
Các Email Server thực chất là một Server vật lý hoặc là một Server đám mây được cấu hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử.
Một hệ thống Mail Server đảm bảo được một số vấn đề như chống mail bị virus, spam, bị đưa vào danh sách đen hay không check được webmail,…
>>Xem ngay: 3 cách tạo email tên miền công ty bằng Mail server nổi tiếng hiện nay. An toàn bảo mật cao, không gian lưu trữ lơn, tạo và quản lý nhiều người dùng, email theo đuôi tên miền tạo sự chuyên nghiệp.
2. Cách thức hoạt động Email Server
Khi sử dụng Mail Server bạn cần nhớ đến 2 thuật ngữ
2.1 Outgoing Mail Server là gì
Outgoing Mail Server hay Mail Server gửi đi sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
Đây là giao thức dịch chuyển emai được sử dụng từ rất lâu đời để liên lạc với server từ xa. Đồng thời cho phép gửi nhiều thư cùng một lúc tới các server khác nhau.
2.2 Incoming Mail Server là gì?
Giao thức này hay còn được biết đến dưới 2 hình thức:
POP3 (Post Office Protocol version 3) được sử dụng để kết nối tới server email và tải email xuống máy tính cá nhân thông qua một ứng dụng email như Outlook, Thunderbird, Windows Mail, Mac Mail,
IMAP (Internet Message Access Protocol), POP3 cũng đều được dùng để kéo emails về emails client, tuy nhiên khác biệt với POP3 là nó chỉ kéo email headers về, nội dung email vẫn còn trên server.
Đây là kênh liên lạc 2 chiều, thay đổi trên mail client sẽ được chuyển lên server.
Sau này, giao thức này trở nên phổ biến nhờ nhà cung cấp mail lớn nhất thế giới.
Các bạn có thể tham khảo một số khái niệm như POP3, IMAP là gì và một số khái niệm liên quan.
3. Các loại Mail Server phổ biến
3.1 Các nhà phân phối Mail Server
3.1.1 G Suite của Google
G Suite được phát triển trên nền tảng Gmail của Google nên khá dễ sử dụng, giao diện tương tự Gmail nên mang lại trải nghiệm người dùng tuyệt đối.
G Suite được phát triển dành cho công việc doanh nghiệp. Với G suite bạn dễ dàng thực hiện các cuộc gọi video, chat, chia sẻ tài liệu, lưu trữ tài liệu.
Và càng nâng cao hơn khi có thể thực hiện được việc cùng sửa tài liệu trực tuyến, thiết lập lịch làm việc.
Lưu trữ tài liệu tại đây đều được lưu bởi server của Google.
Vì thế, người dùng có thể dễ dàng lấy tài liệu ở bất cứ nơi đâu, thiết bị công nghệ nào. Điều này rất thuận lợi cho những người thường xuyên di chuyển.
Tuy nhiên G Suite làm người tiêu dùng cảm thấy lo lắng chính là sever chủ không được đặt ở Việt Nam.
Vì thế nếu không may xảy ra các vấn đề rắc rối về công nghệ rất có thể những tài liệu được lưu trữ có thể bị mất.
Các dữ liệu cũng khó được khôi phục khi chuyển qua sever email hay server tự mở tại công ty.
>>Xem ngay: G Suite là gì các tính năng cách cài đặt sử dụng G Suite miễn phí. Nói tới G Suite có một số tính năng cần thiết cho doanh nghiệp như, xét duyệt thư đến và đi của nhân viên mới, tạo hộp thư nhóm, lưu trữ email làm bằng chứng pháp lý…
3.1.2 Outlook 365 của Microsoft
Giao diện của Outlook365 được thiết kế theo tính các nhân hóa. Người dùng có thể tùy chỉnh cơ bản để làm cho hộp thư của mình gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.
Focus là nơi Outlook 365 chứa những thư quan trọng. Other là nơi chứa tất cả những thứ còn lại.
Đây là sự sáng tạo tuyệt vời giảm rất nhiều thời gian cho mình.
Tìm kiếm nội dung ngày càng được cải thiện. Lúc trước, nếu muốn tìm một file đính kèm nào đó thì phải chịu khó nhớ tiêu đề email hoặc người gởi, sau đó nhập vào tìm kiếm.
Đôi khi trả về kết quả không mong muốn.
Còn Outlook 365 tổng hợp tất cả mọi file vào một nơi duy nhất, khi cần tìm kiếm một file nào đó chỉ cần bấm vào là xong.
Nó giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho mình.
Nếu bạn thích bạn có thể nhấn mở file ngay trên chính giao diện mail, thay vì mở tài liệu bằng các app khác. Đây là ưu điểm vượt trội của Outlook so với Gmail về tính năng.
Cuối cùng, Outlook 365 cho phép mình quản lý tất cả mọi hộp thư của mình trong một giao diện duy nhất, xem thư mới trong một giao diện duy nhất, và thông báo đến cũng từ một giao diện mà thôi.
Gmail, Yahoo, Outlook 365 lẫn iCloud, tất cả đều chỉ cần quản lý bằng Outlook là đủ.
Tất nhiên, lúc bạn soạn thư mới thì bạn được quyền chọn lựa hộp thư nào sẽ gửi đi, giống như nhiều ứng dụng email khác vậy thôi.
>>Xem ngay: Outlook là gì? với những tính năng tương tự giao diện đơn giản dễ sử dung, mang tính cá nhân hóa cao, sắp xếp hộp thư gọn gàng.
3.1.3 Zoho mail
Zoho Mail là một dịch vụ email theo tên miền riêng trên nền điện toán đám mây miễn phí, có tính năng hoạt động tương tự như Yahoo hay Gmail.
Khi sử dụng Zoho Mail, người dùng có thể đồng bộ các dữ liệu trên cùng hệ thống như Zoho Docs và Zoho Storage.
Tính năng này rất giống với Gmail.
Điểm khác biệt và tạo sự thuận lợi cho người dùng là bạn có thể sử dụng tên miền riêng ngay từ lúc đăng ký và không phải thông qua dịch vụ khác giống như Google App Business.
Điều này càng khiến các doanh nghiệp thêm thích thú khi sử dụng Zoho Mail để tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình.
Zoho Corporation cung cấp giải pháp Zoho Mail có nguồn gốc từ Ấn Độ.
Sau nhiều năm họ đã phát triển trên 150 quốc gia như Mỹ, Anh, Nhật, Hàn, Trung Quốc….
Zoho cho biết tính đến 2020 họ có hơn 50 triệu người dùng trên khắp thế giới đang sử dụng một trong các sản phẩm của họ. Hiện tại, Zoho có khoảng 9000 nhân viên trên toàn cầu.
Xem ngay: Zoho Mail là gì? cách tạo email tên miền riêng doanh nghiệp miễn phí. Giúp các tích hợp từng chức năng cần thiết cho doanh nghiệp của mình.
3.2 Mail Server độc lập
Mail Server là hệ thông đuộc thiết kế độc lập cho các tổ chức. Hệ thống yêu cầu kiểm soát và linh hoạt hơn đối với các dịch vụ thư.
Nó bổ sung các tính năng như hợp tác, đồng bộ hóa Outlook, quản trị từ xa, Webmail và Quản trị Web nâng cao hơn và kết nối cơ sở dữ liệu, cung cấp cho bạn sức mạnh và kiểm soát cần thiết cho các hoạt động quy mô lớn.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp với giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu.
4. Tại sao nên chọn Mail Server
Ngày nay Spam mail ngày càng nhiều, ngoài ra còn có các phần miềm độc hại làm ảnh hưởng đến thiết bị của bạn.
Vì vậy, vấn đề bảo mật và an toàn luôn là vấn đề an toàn doanh nghiệp quan tâm.
Từ đó Mail Server được đánh giá cao hơn cả vì được phát triển bởi các tập đoàn công nghệ hàng đầu. Với đội ngũ kỹ thuật lên đến hàng ngàn người.
Đối với chủ doanh nghiệp, email là một công cụ hàng đầu để liên lạc với khách hàng tiềm năng và đối tác.
Email tên miền riêng theo doanh nghiệp luôn luôn thể hiện sự chuyên nghiệp tin tưởng đối với khách hàng của bạn.
Mail Server được phát triển trên mô hình điện toán đám mây với khả năng an toàn bảo mật đẳng cấp nhất thế giới.
Với tính năng bảo mật 2 lớp, nhận dạng rủi ro xâm nhập.. giúp tài khoản của bạn bảo mật hơn.
Trải nghiệm người dùng tuyệt vời. Với Email Server được những kỹ sư lập trình chuyên nghiệp. Nên giao diện dễ dàng sử dụng thân thiện với các thiết bị.
Thời gian chờ hầu như bằng không, tốc độ tải email nhanh.
Với Mail Server vai trò quản trị viên còn được thể hiện rất mạnh mẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể quản lý và kiểm soát hệ thống.
Mail Server được phát triển bởi các nhà công nghệ hàng đầu.
Cải tiến trong hàng thập kỷ qua giúp cho hộp thư của bạn luôn sạch sẽ và gọn gàng, bạn không phải đối mặt việc phải nhận hàng tá thư quảng cáo spam mỗi ngày.
Tiết kiệm chi phí để khởi tạo một dịch vụ mail bạn có biết bao nhiêu chi phí bao gồm thiết bị phần cứng, đội ngũ IT vận hành hệ thống, Dịch vụ phần miềm cài đặt lưu trữ trên thiết bị…
Khi sử dụng các dịch vụ mail có sẵn bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Xem ngay: 3 nhà cung cấp email doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam với độ an toàn bảo mật cao tuyệt đối.
5. Các thuật ngữ khi sử dụng Mail Server
Để sử dụng Mail Server các bạn cần nắm rõ một số thuật ngữ như:
5.1 TLS Mail Server là gì?
TLS là bảo mật tầng truyền tải (Transport Layer Security).
TLS hoạt động cùng với tầng ổ bảo mật SHL (Secure Sockets Layer). Mục đích chính cung cấp phương thức vận chuyển mã hoá cho đăng nhập được chứng thực của SASL.
5.2 SASL Mail Server là gì?
SASL là lớp xác thực và bảo mật đơn giản (Simple Authentication and Security Layer).
Để xác thực người dùng. SASL thực hiện xác thực, sau đó TLS cung cấp vận chuyển mã hoá dữ liệu xác thực.
5.3 Webmail là gì?
Webmail là email trên nền website.
Một số webmail mà các bạn có thường thấy như hotmail, gmail, yahoo mail. Webmail cho phép người dùng truy cập email bất cứ lúc nào.
Với tốc độ phát triển của thiết bị di động các nhà cung cấp email còn phát triển ứng dụng mail của mình trên thiết bị di động.
Giúp cho người dùng có thể trao đổi làm việc mọi lúc mọi nơi.
Các dữ liệu tài nguyên trên mail và thiết bị khác nhau được đồng bộ hóa theo thời gian thực nhanh chóng.
5.4 SMTP-IN Queue là gì?
Trước khi gởi các thư đi, giao thức SMTP sẽ làm một thao tác sao lưu toàn bộ thư điện tử gửi đi từ email server của doanh nghiệp ở SMTP-IN Queue.
Nói cách khác, SMTP-IN Queue chính là kho lưu trữ thông tin thư từ trước khi được gửi đi.
>>Xem thêm: Tính năng và Chi phí email doanh nghiệp chi tiết 2021 3 giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu.
5.5 Local Queue là gì?
Sau khi tiếp nhận thông tin thư từ, hệ thống sẽ tự động điều phối phân loại và xếp thư từ theo thứ tự ngay hàng thẳng lối trước khi chuyến vào hộp thư của người nhận.
Việc xếp hàng các bức thư chính là Local Queue.
Để tăng cường khả năng bảo mật và giữ an toàn cho hệ thống email server, trước khi thư được gửi đến người dùng, local queue và remote queue sẽ tiến hành quét virut.
Sau đó kiểm tra spam để chắc chắn về chất lượng thư gửi đi. Tránh trường hợp mail server bị các Blacklist liệt vào danh sách IP spam.
5.6 Local Mailboxes là gì?
Local Mailboxes là hộp thư của các account có đăng kí tài khoản mail server của công ty. Khi bạn đăng ký một dịch vụ Mail cho doanh nghiệp.
Tài khoản quản trị viên của bạn có thể quản lý hàng trăm hàng ngàn User. Mối User này có các hộp thư riêng.
Các bạn xem thêm các Bảng giá Google Workspace chinh phục người dùng mới nhất 2020.
5.7 Email Authentication là gì?
Email Authentication là tính năng xác nhận danh tính của các user khi truy cập vào hộp thư email. Tính năng này giúp bạn bảo mật thông tin thư từ của chính mình.
Nói cách khác Alternate Email là một dạng email dự phòng.
Khi quên mật khẩu của mail server, bạn có thể sử dụng email này để giúp bạn lấy lại mật khẩu một cách nhanh chóng.
5.8 Mail Exchanger Record (MX) là gì?
MX record có nhiệm vụ là chỉ đường cho email đi đến mail server của bạn. MX record thường đi kèm theo một A record sẽ trỏ về địa chỉ IP của mail server.
Một thông số pref có giá trị số để chỉ ra mức độ ưu tiên của các mail server. Giá trị pref càng nhỏ thì mức độ ưu tiên càng cao.
Xem ngay: cách tạo tài khoản G Suite trong 5 phút. Bạn muốn tìm một nhà cung cấp dịch vụ Mail Server an toàn, uy tín, ổn định cao hãy chọ G Suite của Google.
6. Nên đăng ký mail Server ở đâu?
Bạn muốn sử dụng Mail Server không biết nơi nào có thể sử dụng dịch vụ Mail Server tốt.
6.1 Imcomda
Incomda chỉ tập trung vào xây dựng đội ngũ, nghiên cứu thị trường. Khi đăng ký Incomda bạn có thể sử dụng G Suite của Google Và Microsoft 365 của Miccrosoft.
Hoàn tất các chứng chỉ chuyên gia triển khai, bán hàng theo yêu cầu của Google để đủ điều kiện pháp lý trở thành đối tác được chứng nhận của hãng về giải pháp điện toán đám mây bao gồm bộ ứng dụng Google Apps for Business (nay là G Suite) và nền tảng Google Cloud Platform.
Xem bài viết chi tiết về Incomda đối tác cao cấp của Google và Microsoft tại Việt Nam.
6.2 Một số con số nói về Imcomda
Hơn 10 năm xây dựng và phát triển doanh nghiệp điện toán đám mây và bảo mật.
3 chuyên gia có trên 12 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ đám mây và bảo mật.
2 huy hiệu đối tác giải pháp doanh nghiệp do Google chứng nhận.
1 huy hiệu đối tác nhà cung cấp giải pháp điện toán đám mây cấp 1 do Microsoft chứng nhận.
8 chứng chỉ chuyên gia do Google chứng nhận dành cho đối tác đã vượt qua bao gồm chứng chỉ về kỹ thuật, bảo mật, quản trị viên, marketing, quản lý tiếp thị kỹ thuật số và kiến thức bán hàng.
60 nghìn người dùng tính đến 03/2018: số người dùng đang được chúng tôi quản lý và hỗ trợ từ xa bởi dịch vụ đám mây.
10 nghìn câu hỏi của người dùng về G Suite đã được giải đáp qua Email bởi 5 chuyên gia trong suốt 10 năm qua.
>>Xem thêm: cách đăng ký email công ty Google miễn phí.
6.3 Công Ty TNHH Công nghệ Mật Mã
Tháng 2 năm 2020 Zoho Corporation chính thức công nhận Mat Ma Co., LTD là đối tác ủy quyền của hãng tại thị trường Việt Nam.
Theo đó, Mat Ma Co., LTD được phép tư vấn và cấp phép bản quyền phần mềm điện toán đám mây bao gồm Zoho Mail và Zoho Workplace tại thị trường Việt Nam.
Vào tháng 2 năm 2015, Google chính thức công nhận Mat Ma Co., LTD trở thành đối tác cung cấp giải pháp điện toán đám mây của hãng tại Việt Nam theo chương trình Google Cloud Partner.
Như vậy là mình đã giới thiệu với các bạn Mail Server là gì. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mà lựa chọn cho mình gói Mail phù hợp.
Chúc các bạn thành công!
