Thắc mắc: Tôi không muốn nhận email từ 1 địa chỉ nào đó thì phải làm thế nào?

Bạn nghe âm thanh báo có email mới, khấp khởi mừng thầm “lương đã về”.

Nhưng thật ra là một email quảng cáo từ 1 công ty bất động sản. Địa chỉ email đó mỗi ngày đều đặn gửi cho bạn một mail.

Có khó chịu không cơ chứ! Bạn chỉ muốn block luôn cái địa chỉ email này cho khỏi bị làm phiền nữa. Nhưng làm cách nào?

“Tôi không muốn nhận email từ 1 địa chỉ nào đó thì phải làm thế nào?”. Đây là thắc mắc chung của rất nhiều người dùng email hiện nay. Những email không chỉ gây khó chịu mà còn chiếm nhiều dung lượng trống hòm thư của bạn. 

Mật Mã xin chia sẻ cách để bạn loại bỏ những email không mong muốn từ những cá nhân, tổ chức thường xuyên gửi thư rác cho bạn.

1. Cách cài đặt để không nhận email từ 1 địa chỉ cụ thể

Tuy nhiên đừng quá lo lắng, Mật Mã sẽ giúp bạn “giải quyết” những địa chỉ email phiền toái ngay bây giờ. 

Ngoài ra, tùy vào Email bạn đang sử dụng từ nhà cung cấp nào thì sẽ có cách khác nhau. Mật Mã sẽ hướng dẫn cách chặn 1 địa chỉ Email khi bạn không muốn nhận Email từ 1 địa chỉ cụ thể nào đó trên 3 nhà cung cấp lớn là Gmail, Zoho Mail và Microsoft Outlook.

1.1 Cách chặn nhận email từ 1 địa chỉ trên Gmail

Mời bạn làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Vào https://mail.google.com và đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn trên máy tính.

Bước 2: Vào mục spam để mở các tin nhắn rác bên góc trái màn hình

Bước 4: Click vào địa chỉ mail người gửi mà bạn không muốn nhận mail nữa và bấm vào biểu tượng mũi tên (hoặc 3 chấm) ở góc phải như hình bên dưới.

Bước 5: Chọn mục Block <tên người gửi>.

Bước 6: Trong cửa sổ mới hiện ra, bạn xác nhận Block lần nữa. Kể từ lúc này, các Email của địa chỉ mail bị chặn khi gửi đến sẽ được chuyển thẳng vào mục Spam, bạn sẽ không thấy bất kỳ Email nào của họ trong hộp thư đến nữa.

1.2 Cách chặn nhận Email từ 1 địa chỉ trên Zoho Mail

Nếu là người dùng Zoho Mail và không muốn nhận Email từ 1 địa chỉ nào đó thì bạn làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào Zoho Mail và chuyển đến mục Cài đặt – Setting nằm ở thanh công cụ bên phải màn hình hoặc vào trực tiếp link này: https://mail.zoho.com/zm/#settings/all

Bước 2: Điều hướng đến mục Mail >> chọn Danh sách chống thư rác – Anti-spam Lists như hình bên dưới:

Bạn có thể bấm vào trực tiếp link: https://mail.zoho.com/zm/#settings/all/antispam

Bước 3: Nhấp vào tab Địa chỉ Email – Email Address và sau đó nhấp vào Email Danh sách trắng/Danh sách đen – Whitelist/Blacklist Emails và bấm vào trường Add new blacklist Email để thêm Email bạn muốn.

Bước 4: Sau khi hoàn thành, nhấn phím enter là xong.

1.3 Cách chặn nhận Email từ 1 địa chỉ trên Microsoft Outlook

Nếu đang dùng Mail Outlook thì bạn chỉ cần:

Bấm chuột phải vào thư của người gửi mà bạn muốn chặn, rồi bấm Thư rác >< Chặn Người gửi, Email đó lập tức vào danh sách bị chặn của bạn.

Người bị chặn vẫn có thể gửi thư cho bạn, nhưng tất cả đều bị chuyển vào thư mục Email Rác. Bạn có thể xem lại trong Email rác để không bỏ sót những thư quan trọng.

>> Xem ngay 3 cách tạo email tên miền công ty miễn phí.

2. Những lý do người dùng không muốn nhận email từ 1 địa chỉ bất kỳ

Có rất nhiều lý do để chặn 1 địa chỉ email mà xuất phát điểm chính là sự làm phiền và không cần thiết đối với bạn.

2.1 Tin nhắn spam, quảng cáo

Việt Nam đứng thứ hai thế giới về vấn nạn thư rác, thư quảng cáo, spam. Miễn là bạn có địa chỉ email thì chắc chắn sẽ bị làm phiền vì thư rác từ rất nhiều cá nhân và tổ chức.

2.2 Che mất các thư quan trọng

Đa số người dùng thường không biết đến tính năng “Bộ lọc” của email dẫn đến những thư xa lạ nằm cùng cấp với các thư công việc, thư quan trọng.

Thư rác thì lại quá nhiều, vô hình chung các thư quan trọng hay thư chưa được đọc bị trộn lẫn và  bạn hoàn toàn có thể xóa luôn chúng mà không hề hay biết!

2.3 Hạn chế dung lượng lưu trữ thư

Với người dùng email miễn phí thì dung lượng lưu trữ luôn có hạn. Chính vì vậy, khi hộp thư đến quá đầy (do tin nhắn rác) thì bạn sẽ không nhận được các thư được đánh giá là quan trọng hơn, gây ra khá nhiều khó khăn.

Tất nhiên với người dùng biết sử dụng thì chỉ cần xóa bớt thư hoặc lọc thư rác. Còn với người không biết thì một thời gian dài họ không nhận được thư mong muốn mà không hay biết cũng là lẽ đương nhiên (thế nên bạn cần phải đọc bài viết này nếu bạn đang gặp phải tình trạng tương tự).

>> Xem ngay: 5 tips tối ưu dung lượng lưu trữ Zoho Mail của bạn từ chuyên gia Zoho

2.4 Tin nhắn độc hại, chứa virus

Email rác hay Email chứa phần mềm độc hại, chứa các đường link độc hại thường không có gì khác biệt. Thế nên chúng ta vẫn mở mail và nhấp vào các đường link bên trong một cách vô thức. Hành động này hoàn toàn có thể khiến bạn bị ăn cắp thông tin, mất sạch dữ liệu, rất nguy hiểm!

Bạn muốn tạo một email chuyên nghiệp, bạn muốn cho bạn bè biết sở thích, thông tin của mình như: họ tên, số điện thoại, ảnh đại diện, danh sách mạng xã hội… Tất cả đã có trong chữ ký email.

>> Bấm xem ngay: tạo chữ ký email đẹp chuyên nghiệp.

3. Làm cách nào để loại bỏ triệt để những nội dung, địa chỉ Email không mong muốn?

“Chặn mà lâu lâu vẫn nhận được, có cách nào chặn vĩnh viễn không? – Mật Mã nhận được nhiều thắc mắc như vậy từ người dùng.

Nhiều trường hợp bạn không thể chặn hết hoàn toàn thư rác không mong muốn. Và không lẽ, cứ mỗi lần có địa chỉ Email rác bạn đều phải thực hiện thao tác này, một cách thủ công và mệt mỏi?

3.1 Làm quen với thư rác

Cách đơn giản nhất là… làm quen với thư rác! Hãy xem chúng như một điều hiển nhiên khi sử dụng Email miễn phí.

Bên cạnh đó, nếu liên tục nhận Email từ một địa chỉ thì bạn đừng mở ra xem đến lần thứ hai. Điều này góp phần báo với bên quảng cáo rằng bạn không phải là đối tượng của họ và họ sẽ ngừng gửi thư cho bạn vào những lần sau.

Nhưng không phải là không có cách triệt để.

3.2 Nâng cấp gói Email đang sử dụng hiện tại

Nếu như không muốn các Email vô thưởng vô phạt, không liên quan cứ ngày ngày nhảy vào Email của bạn thì đừng dùng bản miễn phí nữa!

Hãy nâng cấp lên các gói Email có phí nếu mức độ sử dụng email của bạn đang khá cao. Hãy nâng cấp khi bạn là doanh nghiệp và muốn tối ưu hiệu quả công việc cho nhân viên hơn, thay vì cứ bị tin nhắn rác làm phiền.

Các gói Email có phí hầu như đều có tính năng lọc thư rác, bộ lọc thư rác đồng thời phân loại Email rất hiệu quả. Các Email bị nghi là spam hoặc địa chỉ Email thuộc danh sách đen đều được loại bỏ và bạn không “có cơ hội” để nhìn thấy chúng nữa!

Vậy sử dụng dịch vụ Email có phí nào phù hợp với người mới như tôi?

Phù hợp hay không còn tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, mục đích sử dụng, dung lượng sử dụng và… túi tiền của bạn. Các Email có phí hiệu quả hàng đầu hiện nay phải kể đến Google Workspace của Google, Microsoft 365 của Microsoft và Zoho Workplace của Zoho.

>> Có thể bạn quan tâm: