2 Triệu doanh nghiệp với 60 triệu người dùng trên khắp thế giới là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy sức hấp dẫn của Zoho Books.
Zoho Books không chỉ đơn thuần là một phần mềm kế toán. Đây là một trợ thủ đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, quản lý hóa đơn, tạo báo giá, lập báo cáo tài chính, thanh toán trực tuyến và nhiều hơn thế nữa.
Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu Zoho Books là gì, tính năng và lợi ích của nó.
Nội dung chính
1. Zoho Books là gì?
Zoho Books là một phần mềm quản lý bán hàng, quản lý tài chính và phân tích kinh doanh. Phần mềm được phát triển bởi Zoho Corporation, một công ty công nghệ có tiếng với những giải pháp công nghệ ấn tượng cho doanh nghiệp.
Zoho Books cung cấp các công cụ và tính năng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, tạo hóa đơn, theo dõi thu chi, quản lý tồn kho, tạo báo cáo tài chính và nhiều tính năng khác liên quan đến tài chính.
Với Zoho Books, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác và nâng cao hiệu suất của các khâu quản lý bán hàng, quản lý tài chính và phân tích kinh doanh.
Phần mềm này tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho. Điển hình như Zoho CRM, Zoho Inventory và Zoho Analytics.
>> Xem thêm: Zoho CRM là gì? | Tổng quan về nền tảng Zoho CRM
2. Zoho Book gồm những tính năng nào?
Quản lý tài chính, quản lý bán hàng và phân tích kinh doanh là 3 khâu quan trọng tạo nên bức tranh tài chính của doanh nghiệp. Nếu thực hiện thủ công, đó sẽ là một chuỗi các công việc phức tạp và tốn thời gian. Nhưng nếu có sự đồng hành của Zoho Books, mọi quy trình sẽ được tự động hóa và đơn giản hóa.
Zoho Books cung cấp một loạt tính năng đáng chú ý sau đây.
2.1 Tạo và quản lý hóa đơn
Zoho Books cho phép tạo hóa đơn chuyên nghiệp và tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm logo, thông tin liên hệ, điều chỉnh mẫu hóa đơn, tạo các mục hàng hóa/dịch vụ hoặc thiết kế hóa đơn mới hoàn toàn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thể dễ dàng theo dõi trạng thái thanh toán cho từng hóa đơn. Từ đó ghi nhận nhanh các khoản thanh toán, phát hiện hóa đơn chưa thanh toán hoặc gửi nhắc nợ cho khách hàng khi cần thiết.
2.2 Tạo báo giá
Zoho Books cung cấp các mẫu báo giá có sẵn mà bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp của mình. Bạn có thể thêm logo, thông tin công ty, các điều khoản, điều kiện hoặc các chi tiết khác.
Bạn cũng có thể áp dụng chiết khấu linh hoạt cho mục báo giá, hoặc tổng giá trị báo giá. Chiết khấu có thể tính dưới dạng phần trăm hoặc số tiền cụ thể.
Sau khi có bảng báo giá, bạn có thể gửi trực tiếp cho khách hàng qua email từ trong Zoho Books. Song với đó, phần mềm cũng có tính năng chia sẻ dưới dạng liên kết, cho phép gửi nhanh đến khách hàng qua các ứng dụng nhắn tin.
Ngoài ra, Books cũng cho phép bạn theo dõi trạng thái của báo giá đã gửi. Từ đó, bạn có thể biết liệu khách hàng đã xem báo giá hay chưa. Trường hợp khách chưa xem, bạn có thể nhắc lại để không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh quan trọng.
>> Xem thêm: 4 Phần mềm quản lý báo giá thịnh hành nhất, “mắt xích” tăng trưởng cho doanh nghiệp!
2.3 Quản lý thu chi
Zoho Books cho phép nhập thông tin chi tiết về các giao dịch thu và chi để theo dõi, kiểm soát các giao dịch tài chính hàng ngày. Để trực quan, người dùng có thể tạo danh sách thu, chi và gắn vào hóa đơn liên quan.
Trong đó, danh mục thu bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ hoặc các nguồn thu khác. Danh mục chi bao gồm chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí tiếp thị, v.v.
Bạn cũng có thể tạo ngân sách cho các khoản chi tiêu và theo dõi chúng.
2.4 Quản lý hàng tồn kho
Một tính năng quan trọng khác của Zoho Books đó là tạo và quản lý danh sách hàng tồn kho. Bạn có thể tạo mã SKU, đơn vị đo lường và giá bán cho từng mục hàng.
Khi có giao dịch mua bán, Zoho Books tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho. Nếu số lượng hàng tồn kho giảm xuống mức cảnh báo hoặc đạt đến mức tối thiểu, Zoho Books sẽ gửi cảnh báo cho doanh nghiệp.
2.5 Quản lý thông tin khách hàng
Bạn có thể tạo hồ sơ cho từng khách hàng trong Zoho Books. Thông tin khách hàng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, thông tin liên hệ và các chi tiết khác mà bạn muốn lưu trữ.
Khi có giao dịch với khách hàng được tạo hồ sơ, bạn sẽ dễ dàng theo dõi thanh toán, gửi nhắc nợ và theo dõi công nợ.
Đặc biệt, Books còn lưu trữ thông tin về lịch sử mua hàng của từng khách hàng. Nhờ đó, bạn có thể xem các hóa đơn đã tạo, các sản phẩm đã mua và các giao dịch khác liên quan đến từng khách hàng.
Không dừng lại ở đó, Books cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu để bạn hiểu rõ hơn về thông tin khách hàng. Ví dụ như tỷ lệ khách hàng trung thành, giá trị trung bình của mỗi khách hàng, v.v.
2.6 Lập báo cáo tài chính
Tính năng lập báo cáo tài chính là một phần quan trọng của Zoho Books. Nó cung cấp cho người dùng khả năng tạo ra các báo cáo chi tiết về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Trong đó bao gồm các báo cáo tài chính cơ bản. Ví dụ như báo cáo lợi nhuận với các thông tin về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Hoặc với báo cáo cân đối kế toán, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về tổng tài sản, tổng nợ,… Từ đó đánh giá khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Books cũng cho phép tạo nhanh các báo cáo tài chính chi tiết. Ví dụ như báo cáo doanh thu theo từng khách hàng, từng sản phẩm hoặc từng dự án.
Mặt khác, doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh báo cáo trên Books dựa trên nhu cầu cụ thể.
Bạn cũng có thể đặt lịch tạo và gửi báo cáo tài chính tự động. Ví dụ như tạo báo cáo tài chính vào mỗi cuối tháng và gửi đến các bên liên quan như ban lãnh đạo, cổ đông,…
2.7 Thanh toán trực tuyến
Với tính năng tích hợp thanh toán trực tuyến, Zoho Books cho phép doanh nghiệp chấp nhận thanh toán từ khách hàng qua PayPal, Stripe, Braintree, v.v.
Ngay từ bước tạo hóa đơn, bạn đã có thể liên kết hóa đơn với các tùy chọn thanh toán trực tuyến. Khi nhận được hóa đơn, khách hàng chỉ cần tiến hành thanh toán.
2.8 Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu
Người dùng Books có thể tìm kiếm và truy cập nhanh đến tài liệu. Ví dụ như tìm theo từ khóa hoặc tiêu đề của tài liệu liên quan.
Với tính năng chia sẻ tài liệu, bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu với các bên liên quan như khách hàng, đối tác. Hơn hết, Books còn cho phép thiết lập quyền chỉ đọc hoặc được chỉnh sửa cho từng người nhận.
Ngoài ra, nếu cần xem xét, đánh giá hoặc phê duyệt một tài liệu bất kỳ, bạn cũng có thể thực hiện ngay trên Books.
2.9 Khác
Ngoài những tính năng cốt lõi được đề cập bên trên, Zoho Books còn bao gồm một số tính năng nhỏ thú vị khác.
Chẳng hạn như khả năng phân quyền người dùng theo vai trò, khả năng tương thích với thiết bị di động, quản lý danh sách nhà cung cấp, quản lý đơn đặt hàng, v.v.
3. Vì sao doanh nghiệp nên dùng Zoho Books?
Hơn 2 triệu doanh nghiệp tại 160 quốc gia khắp thế giới đã nhìn thấy tiềm năng và dịch chuyển lên Zoho Books. Họ sẵn sàng chuyển đổi vì những lý do quan trọng sau đây.
3.1 Dễ sử dụng và triển khai
Zoho Books được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng và trực quan. Bạn dễ dàng tìm hiểu và sử dụng các tính năng của Zoho Books mà không cần có kiến thức chuyên sâu. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian đào tạo cho doanh nghiệp.
Vì là một dịch vụ đám mây trên nền tảng web, nên việc triển khai Zoho Books cũng không phức tạp. Bạn không cần phải đầu tư vào phần cứng hoặc cơ sở hạ tầng để sử dụng phần mềm này.
Thay vào đó, bạn sẽ cần trả phí dịch vụ hàng tháng hoặc hàng năm để dùng bản Zoho Books tương ứng với quy mô doanh nghiệp của mình.
3.2 Tiết kiệm thời gian và công sức
Rõ ràng, khi mọi thứ được vận hành bằng công nghệ, bạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Theo các số liệu thống kê, Zoho Books giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình 40 giờ mỗi tháng trong khâu quản lý bán hàng, quản lý tài chính và phân tích kinh doanh.
3.3 Khả năng tích hợp và mở rộng
Zoho Books tích hợp tốt với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho. Nổi bật nhất gồm Zoho CRM, Zoho Inventory, Zoho Projects, Zoho Expense,… Điều này cho phép đồng bộ dữ liệu dễ dàng.Ví dụ, bạn có thể liên kết đơn hàng từ Zoho CRM với hóa đơn tương ứng trong Zoho Books, giảm đáng kể rủi ro do nhập sai dữ liệu.
Phần mềm cũng tương thích với hơn 300 ứng dụng doanh nghiệp từ Zapier. Phổ biến như PayPal, Stripe, Shopify,… Nhờ vậy, bạn có thể liên kết hoặc đồng bộ hóa dữ liệu từ các nền tảng khác vào Zoho Books. Chẳng hạn như đồng bộ giao dịch thanh toán từ PayPal vào Zoho Books.
>> Xem thêm: Zoho Projects là gì? Trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp
3.4 Phù hợp với nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp
Zoho Books được thiết kế phù hợp với nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. Từ bán lẻ, thương mại điện tử cho đến sản xuất và phân phối, Books đều có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng.
Ngoài ra, hạn chế của một số ứng dụng quản lý tài chính đó là không thể mở rộng số lượng người dùng và tính năng khi cần. Nhưng điều đó không phải là vấn đề của Zoho Books.
Vì là một dịch vụ đám mây với đa dạng các gói nên khi doanh nghiệp của bạn phát triển, Books cũng “phát triển theo”. Bạn có thể lựa chọn bản Books dành cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ như Standard hoặc Professional. Sau đó nâng cấp lên Premium, Elite hoặc Ultimate trong tương lai khi có nhu cầu.
3.5 Bảo mật và bảo vệ dữ liệu
Zoho Books sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu người dùng. Dữ liệu được mã hóa trong quá trình truyền và lưu trữ theo tiêu chuẩn bảo mật SSL (Secure Sockets Layer) và AES (Advanced Encryption Standard). Doanh nghiệp của bạn cũng có thể bật xác thực hai yếu tố (2FA) để tăng cường bảo mật.
Đối với người dùng trong tổ chức, Books cho phép giới hạn vai trò và quyền hạn cho từng người dùng. Ví dụ như phần quyền cho ai có khả năng chỉnh sửa, ai không có khả năng xóa dữ liệu, v.v.
Bạn cũng không phải lo lắng về tình huống mất dữ liệu. Vì mọi thứ được lưu trữ trên đám mây. Bất cứ khi nào cần, bạn đều có thể khôi phục lại dữ liệu.
>> Xem thêm: Lưu trữ đám mây là gì? Cách lưu dữ liệu trên đám mây có bảo mật như chúng ta vẫn nghĩ?
Kết
Trên đây là định nghĩa Zoho Books là gì, những tính năng thú vị và lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng.
Tổng kết lại, Zoho Books là phần mềm quản lý bán hàng, quản lý tài chính và phân tích kinh doanh đáng xem xét cho mọi doanh nghiệp. Bạn vẫn đang loay hoay tìm lời giải cho bài toán quản lý tài chính doanh nghiệp? Hãy trải nghiệm Zoho Books ngay hôm nay!
Liên hệ với Công ty Công nghệ Mật Mã – Đối tác công nghệ của Zoho để có thông tin chi tiết nhất.
