Tiền: 15+ Cách Tiết Kiệm 30% Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Trong quá trình phát triển doanh nghiệp. Đã bao nhiêu lần bạn cháy túi: không có tiền trả công cho nhân viên, không có tiền trả tiền thuê phòng, rồi những khoản vay tới hạn thanh toán…

Nhưng vậy tiền rất quan trọng không chỉ với mỗi doanh nghiệp mà còn với mỗi chúng ta.

Nhưng vậy để duy trì và phát triển doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp là vấn đề không thể xem nhẹ.

Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng matma.com.vn tìm hiểu nhé.

Dưới đây là  tổng kết các mẹo tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp các bạn có thể tham khảo.

1. Chi phí thuê văn phòng

Văn phòng làm việc là không thể thiếu với mỗi công ty doanh nghiệp. Văn phòng là nơi để nhân viên làm việc, là nơi để gặp gỡ khách hàng, tăng sự tin tưởng. Như vậy ta sẽ cho văn phòng với chi phí phù hợp.

1.1 Sử dụng văn phòng chia sẻ

Để tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng nên sử dụng văn phòng chia sẻ. Khi sử dụng dịch vụ này bạn sẽ có một văn phòng cao cấp, một văn phòng được sử dụng cho nhiều doanh nghiệp. 

Ưu điểm của văn phòng chia sẻ:

Có ngay một địa chỉ đắc địa tại trung tâm thành phố giúp các cuộc giao dịch trở nên dễ dàng, tiếp cận một lượng lớn khách hàng tiềm năng.

Tên doanh nghiệp của bạn sẽ được đặt tại toà nhà và hiển thị trên bảng điện tử giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tin tưởng.

Khách hàng của bạn khi đến tại văn phòng sẽ được lễ tân tiếp đón, hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình nhất.

Được sử dụng đầy đủ các trang thiết bị và tiện ích như: phòng tiếp khách; phòng họp; bàn ghế và tủ hồ sơ cá nhân; máy in, máy photocopy, máy scan; máy lạnh, điện nước; internet wifi tốc độ cao; nước uống…

Ưu điểm của loại hình văn phòng cho thuê này có mức chi phí chỉ bằng khoảng 20% so với cho thuê văn phòng thông thường. Do đó, đây là cách tiết kiệm khi thuê văn phòng và rất được tận dụng hiện nay.

1.2 Vị trí thuê phòng

Các bạn nên chú ý đến vị trí thuê văn phòng. Tùy theo lĩnh vực mà vị trí có quan trọng hay không. Nhưng đối với một số doanh nghiệp làm việc trực tuyến hay văn phòng chỉ là nơi để nhân viên làm việc thì vị trí không quan trọng.

Vị trí ở đường lớn và vị trí con hẻm nhỏ rất đáng để chúng ta suy nghĩ. Hoặc chọn văn phòng ở một tòa nhà và một ngôi nhà riêng giá chênh lệch cũng rất cao.

>> Xem thêm: Tính năng email doanh nghiệp an toàn chất lượng bộ công cụ làm việc hiệu quả. 

1.3 Không gian thuê phòng

Với nhân sự chỉ 5-10 nhân viên mà bạn thuê văn phòng rộng vài trăm mét. Thật là lãng phí. Như vậy hãy sử dung không gian văn phòng phù hợp bạn sẽ tiết kiệm được kha khá rồi đấy.

2. Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Ngày nay áp dụng công nghệ vào trong quản lý doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền. Mang lại tính hiệu quả thúc đẩy doanh nghiệp phát triển một cách nhanh chóng.

Các dịch vụ điện thoại thanh toán trực tuyến, các phần miềm bán hàng, ứng dụng quản lý máy tính từ xa. Giờ đây bạn không cần tốn thời gian và công sức để vận hành theo cách truyền thống. 

Thay vì quản lý tài liệu chung mỗi nhân viên sắp xếp lại giấy tờ. Rồi trong quá trình vận chuyển dể bị mất, thay vào đó là dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Nâng cao hiệu xuất làm việc, Tiết kiệm tốn thời gian và chi phí thuê nhân công. Đây là một khoản chi phí đáng kể.

Khi sử dụng công nghệ vào quả lý dữ liệu mỗi năm bạn giảm từ 1-2 nhân sự đối với công ty nhỏ. Mỗi năm nhân sự tốn chi phí rất lớn, rồi cuối năm thưởng tết.

Hiện nay có rất nhiều dịch vụ quản lý email dữ liệu doanh nghiệp tiêu biểu là: Zoho mail quản lý email theo tên miền theo doanh nghiệp. Quản lý tài liệu cũng tương tự như Gsuite của google nhưng với chi phí chỉ bằng 1/5 của googlge. 

Bấm xem bảng giá zoho mail chi tiết. Khi sử dụng zoho mail cho doanh nghiệp của mình bạn sẽ tiết kiệm một chi phí đáng kể. Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp bản miễn phí zoho mail cho các bạn dùng thử.

3. Tìm kiếm các nhà cung ứng tốt nhất

Mỗi doanh nghiệp phát triển được cần có các trang vật tư thiết bị. Hãy chọn nhà cung cấp dịch vụ tương tự nhưng với chi phí thấp nhất.

Khi có một nhân viên mới vào làm việc chúng ta phải cấp máy tính mới. Với những loại tương tự cùng chất lượng nhưng giá rẻ hơn 1-2 tr thì đó quả là một khoản tiền lớn.

Chưa kể đó là chi phí phát sinh một lần còn những khoản phát sinh hàng ngày như giấy in, nước, mực in. Cân nhắc kỹ mỗi năm ta sẽ tiết kiệm được một chi phí khá lớn.

Đối với những doanh nghiệp lớn thì hình thức này mang lại hiệu quả càng cao.

4. Phát triển khách hàng mới theo nguyên lý Pareto

Áp dụng nguyên lý 80/20 vào quy tắc phát triển khách hàng mới.

80% lợi nhuận của doanh nghiệp có từ 20% khách hàng trung thành. Tốn chi phí cho việc phát triển khách hàng mới mà quên đi chăm sóc khách hàng cũ. 

Khách hàng cũ này nhờ marketing truyền miệng mà ta lại có khách hàng mới. Nhờ vậy các doanh nghiệp cần có kế hoạch chăm sóc khách hàng cũ hợp lý.

Hãy biến khách hàng cũ thành khách hàng trung thành của bạn. Họ sẽ giới thiệu khách hàng mới cho bạn.

5. Tận dụng thực tập sinh

Sử dụng thực tập sinh nguồn nhân lực hiệu quả.  Thay vì thuê nhân viên toàn thời gian, doanh nghiệp có thể tuyển thực tập sinh.

Với mức lương của một nhân viên có kinh nghiệm làm toàn thời gian, doanh nghiệp có thể tuyển dụng một vài thực tập sinh.

Thực tập sinh có thể được tuyển dựa trên chuyên môn để mang lại chất lượng công việc tốt nhất và chỉ cần phải trả lương một lần cho quãng thời gian làm việc ngắn của thực tập sinh.

Khi sử dụng thực tập sinh yếu điểm là tốn thời gian đào tạo để đảm bảo yêu cầu công việc.

Chỉ làm thời gian ngắn hạn, nên doanh nghiệp tiết kiệm một khản tiền thưởng du lịch hằng năm.

6. Thuê nhân viên giỏi nhưng ít kinh nghiệm

Nhân sự là vấn đề đau đầu với mối doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí  là một khoản đáng kể. Nhưng vẫn đảm bảo chất lượng nhân sư. 

Khi lựa chọn nhân sư doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn:

Nhân viên kinh nghiệm

Khi lựa chọn những ứng viên này chi phí rất cao. Nhưng đôi khi thái độ làm việc không tốt. Họ nghĩ mình có kinh nghiệm sợ gì không làm chỗ này thì làm chỗ khác. Những người có kinh nghiệm làm việc theo một lỗi cũ ít có tính sáng tạo mới. Tùy theo một số nghành ít thay đổi bạn có thể chọn ứng viên này.

Nhân viên giỏi nhưng chưa có kinh nghiệm

Ưu điểm phí thấp hơn, chịu học hỏi lắng nghe và thường thái độ làm việc tốt. Để tích lũy kinh nghiệm. Đây là ứng viên mà doanh nghiệp cần có. Cần có chính sách chăm sóc nhân sự này để làm việc lâu dài. 

Ứng viên này có những ý tưởng góc nhìn mới về công nghệ dể hòa nhập với văn hóa công ty. Với mức chi phí thấp hơn.

Doanh nghiệp cần ai đó sáng tạo để quản lí một dự án marketing, những sinh viên mới ra trường có thể đưa ra các ý tưởng thu hút giới trẻ.

Nếu chuyên ngành của họ là về mã hoá và lập trình thì họ đã học những công nghệ mới nhất có thể giúp ích trong việc phát triển các ứng dụng mới để bán sản phẩm một cách nhanh và hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Đăng ký email google theo tên miền miễn phí với Google Workspace.

7. Thương lượng chi phí định kỳ

Khi hoạt động nhiều năm doanh nghiệp sẽ có những chi phí định kì. Những chi phí này thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm, hoặc 5 năm một lần. 
Doanh nghiệp nên xác định những khoản chi phí định kì cho những dịch vụ ít sử dụng và dừng sử dụng hẳn những dịch vụ như vậy.

Nếu dịch vụ đó là bắc buộc. Những khoản chi phí định kì cần được thương lại ở một mức thấp hơn với các nhà cung cấp.

Có khả năng cao họ sẽ giảm giá bởi vì doanh nghiệp là một khách hàng lâu năm với họ.

Mức giá thương lượng lại này sẽ cải thiện đáng kể dòng tiền cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: 3+ Loại email theo tên miền công ty miễn phí tạo sự chuyên nghiệp.

8. Sử dụng các kênh marketing hiệu quả

Trong quá trình làm marketing mình nhận thấy các thương hiệu lãng phí quá nhiều tiền cho quảng cáo, như quảng cáo trên truyền hình, tờ rơi, quảng cáo ngoài trời.

Nhưng bạn quên rằng phát triển nội dung chính là câu chuyện phát triển thương hiệu lâu dài. Xây dựng một website với những nội dung giá trị. 

Tỷ lệ chuyển đổi nội dung giá trị cực kì cao.

>> Bấm xem ngay: Cách viết hay bán hàng ngay phát triển nội dung doanh nghiệp toàn diện. Ngày nay nội dung ngày càng phổ biến. Nội dung mang doanh nghiệp đến gần khách hàng hơn. Như vậy để làm sao viết nội dung hay.

9. Tranh thủ các mối quan hệ

Khách hàng đầu tiên là những người bạn. Hãy tận dụng những mỗi quan hệ của bạn biến họ thành khách hàng. Khi bạn xây dựng thương hiệu cá nhân thật tốt biến các mối quan hệ thành bạn bè của bạn.

Để triển khai thương hiệu cá nhân tốt các bạn tham khảo các viết hay bí quyết bán hàng chỉ với một bài viết.

10. Sử dụng bảo hiểm y tế và đảm bảo an toàn lao động

Nghe có vẻ vô lý đóng bảo hiểm thì tăng chi phí sao lại giảm chi phí được nhưng về lâu dài thì.

Khi mọi việc bình thường thì không sao khi có tai nạn xảy ra doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn chi phí như tiền thuốc thang, bồi thường những việc này làm không tốt sẽ ảnh hưởng uy tín công ty. 

Nghiêm trọng hơn khi công an vào cuộc sẽ ảnh hưởng rất nhiều.

Khi tham gia bảo hiểm và đảm bảo an toàn lao đông  tất cả các chi phí điều do bảo hiểm phụ trách. Đừng vì cái lợi nhỏ mà mất đi giá trị lớn.

>> Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết. 

11. Tối ưu hóa bộ máy nhân sự

Kiểm tra lại toàn bộ quy trình làm việc cắt giảm những công việc thừa thãi. Phân chi công việc cho từng phòng ban cho từng nhân sự một cách hợp lý. 

Không để đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bỏ ra thời gian và công sức gấp đôi để giải quyết 1 công việc.

Tôi có 2 mô hình nhân sư

Mô hình 1: 1 giám đốc, 1 thư ký,  3 trưởng phòng,3 phó phòng, mỗi phòng có từ 3-5 nhân viên.

Mô hình 2: 1 giám đốc, 3 trưởng phòng, mỗi phòng có từ 3-5 nhân viên. 

Như các bạn đã thấy thực sự mô hình 2 tối ưu  hơn rồi đúng không.

12. Tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp hiện nay chưa tối ưu hóa hệ thống quy trình quản lý của công ty mình.

Từ đó dẫn đến khó khăn trong việc lập kế hoạch, triển khai, kiểm soát công việc. Việc này dẫn đến lãng phí nhân lực, vật lực, chồng chéo công việc, quản lý khó khăn.

Thay vì chúng ta bỏ thêm tiền cho 1 hệ thống phòng ban quản lý lớn thì chúng ta hoàn toàn có thể quản lý bằng các quy trình được chuẩn hóa. Kiểm soát bằng văn bản, chứng từ, form mẫu, email…

Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, tiền bạc cho việc quản lý doanh nghiệp.

13. Sử dụng các công cụ miễn phí

Doanh nghiệp là một hệ thống phát triển lâu dài và bền vững. Có nhiều hoạt động hiệu quả khi sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp đưa ra những thôn tin phù hợp. 

Các dịch vụ như Zoho CRM có thể giúp thống nhất thông tin bằng cách theo dõi các cuộc họp, các cuộc điện thoại, email và nhiều thứ khác, và thậm chí có thể đồng bộ hóa với điện thoại thông minh của bạn.

Dùng các ứng dụng kết nối đúng chỗ có thể giúp bạn sử dụng ít dịch vụ hơn và dành thời gian cần thiết cho việc tái nhập dữ liệu.

Ngày nay để mang lại lợi nhuận cho mỗi doanh nghiệp có rất nhiều cách nhưng không thể không nói tới email marketing, có nhiều ý kiến trái chiều nói email markeitng không hiệu quả.

14. Sử dụng tín dụng cá nhân cho doanh nghiệp

Tín dụng doanh nghiệp là những khoản cho vay tài chính doanh nghiệp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, mục đích đi vay của doanh nghiệp thường là để đầu tư mua sắm máy móc thiết bị mới, đầu tư khác hay bổ sung vốn lưu động.

Vì là doanh nghiệp nên những khoản cho vay tương đối lớn, tùy theo quy mô và mục đích sử dụng vốn của doanh nghiệp thì khoản vay được tài trợ từ phía tổ chức tài chính tín dụng sẽ khác nhau. 

Còn tín dụng cá nhân là những khoản cho vay tài chính cá nhân phục vụ tiêu dùng cá nhân và gia đình, như mua xe ôtô, các loại xe khác, bất động sản và các vật dụng cá nhân và gia đình.

Sử dụng tín dụng cá nhân cho doanh nghiệp là một sai lầm. Khi sử dụng tín dụng doanh nghiệp dựa vào uy tín tên tuổi công ty bạn sẽ  tiếp cận được nguồn tài chính lớn hơn và có mức lãi xuất tốt hơn.

15. Đừng trả tiền đúng thời hạn, hãy trả sớm

Khi bạn thành toán trước các công ty chiết khấu lên đến 10% tổng giá trị thanh toán.

Hãy đàm phán với các nhà cung cấp của bạn để có thỏa thuận mua bán tốt nhất. Tốt nhất bạn nên nghiên cứu các khoản chiết khấu mà các nhà cung cấp tương tự cung cấp.

16. Hoặc… trả muộn hơn

Các nhà sản xuất lớn thường có các hạn mức thanh toán từ 1 – 2 tháng. Hãy tận dụng những ưu đãi này thành toán các chi phí thiết bị. 

Với uy tín và thương hiệu của mình các bạn có thể gia hạn thanh toán. Cách này giúp bạn có thêm xoay vòng tiền mặt.

17. Tận dụng mức lãi suất tốt hơn

Thiếu tiền là hiện trạng hiển nhiên với mỗi doanh nghiệp. Chắc chắn mỗi doanh nghiệp sẽ có một khoản vạy cho mình. Khi bạn tạo được mức điểm tín dụng doanh nghiệp cao hơn.

Bạn sẽ trở nên tin cậy hơn đối với nhưng tổ chức cho vạy và các chủ nợ.

Kết

Trên đây là những chia sẻ để các bạn có thể tiết kiệm một số tiền lớn cho doanh nghiệp của mình. 

Chúc các bạn thành công!

Video nên xem: