Trong công việc Mail hiện nay là công cụ trao đổi lưu trữ được các công ty lớn và nhỏ sử dụng.
Trong đó ứng dụng Mail Exchange của Microsoft được mọi người đánh giá cao bởi tính năng an toàn bảo mật cao và tính ổn định mà dịch vụ mail này mang lại.
Vậy bài viết hôm nay chúng ta cùng matma.com.vn tìm hiểu Mail Exchange là gì?
Nội dung chính
1. Mail Exchange là gì?
Mail Exchange là phần mềm do Microsoft phát triển chuyên phục vụ các giải pháp e-mail và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp.
Tiếp nối thành công của những phiên bản trước, Microsoft đã chính thức ra mắt phiên bản Exchange Server 2016.
Phiên bản này giúp đơn giản hóa công việc quản lý, bảo vệ thông tin liên lạc và đặc biệt là đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc đồng bộ hóa các thiết bị di động.
Mail Exchange Server là một máy chủ gửi thư và máy chủ lịch làm việc được phát triển bởi Microsoft . Nó chạy hoàn toàn trên các hệ điều hành Windows Server của nhà cung cấp.
Ngày nay, để phù hợp với nhu cầu phát triển của công nghệ đám mây. Microsoft đã chuyển từ Mail Exchange Server sang Mail Exchange Online.
Mail Exchange
2. Các tính năng Mail Exchange
Chúng ta cùng tìm hiểu một số tính năng của Mail Exchange như:
2.1 Nơi lưu trữ tài nguyên an toàn
Khi bạn tìm một file tài liệu quan trọng muốn tìm nó gởi cho khách hàng. Bạn có các công cụ lưu trữ như ổ cứng máy tính, lưu trữ trên Zalo, lưu trữ trên Skype… Và còn rất nhiều nơi để lưu trữ khác.
Có rất nhiều nơi để lưu mà không biết tìm ở đâu.
Thật là bất tiện đúng không nào?
Ngày này, thời gian mọi người sử dụng email trong công việc trung bình 4-5 tiếng một ngày. Mail exchang là một nơi để ta lưu trữ tài liệu tuyệt vời đúng không nào.
Với Mail Exchang thời gian tìm kiếm không còn là vấn đề. Chỉ với vài giây bạn đã tìm được file tài liệu theo yêu cầu.
Ngoài ra, Mail Exchang cấp cho người dùng không gian lưu trữ và chia sẻ tệp lên đến 1T. Thực sự quá khủng.
Tất cả tài nguyên của bạn đều được lưu trữ trên Mail. Đây là dữ liệu vô cùng quan trọng.
Liệu chúng có mất do tin tặc hay Hacker hay không.
Bạn đừng lo, đứng sau Mail Exchang là ông lớn công nghệ hàng đầu thế giới Microsoft. Với đội ngũ hàng ngàn kỹ sư công nghệ làm việc hàng ngày để bảo vệ dữ liệu cho bạn.
Microsoft cung cấp cho bạn sử dụng email tên miền riêng miễn phí.
>>Xem ngay: Cách tạo email tên miền riêng Microsoft miễn phí. Lưu trữ email làm bằng chứng pháp lý, chia sẻ tập tin cộng tác dễ dàng, hội họp trực tuyến.
2.2 Tính ổn định cao
Là một công cụ sử dụng trong công việc hằng ngày. Hệ thống mail phải hoạt động ổn định 24/24. Đang gởi một mail quan trọng cho một đối tác, bạn nhận được thông báo email chưa được gởi.
Lúc đó thực sự cảm giác rất khó chịu.
Với Mail Exchang mọi thứ hoạt động ổn định 24/24 nhưng trong quá trình sử dụng hệ thống có nâng cấp một số tính năng mới.
Và bảo trì hệ thống có thế ngừng dịch vụ trong khoản vài giờ. Mọi thứ đều được thống báo cho khách hàng để mọi người sắp xếp.
Nếu bạn muốn sư dụng mail cho doanh nghiệp của mình thì Zoho Mail không thể không biết đến. Cũng như dịch vụ Email khác Zoho đảm bảo an toàn bảo mật, tích hợp các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp như lưu trữ, làm việc nhóm hiệu quả.
2.3 Làm việc nhóm hiệu quả
Với Mail Exchang không chỉ là hộp thư đến. Microsoft tích hợp công cụ chát Skype giúp mọi người trao đổi thông tin một cách nhanh chóng.
Một đều mà mình yêu thích ở Mail Exchang tất cả được tích hợp trong một ứng dụng. Không cần phải thoát ra khỏi ứng dụng.
Ngoài ra chỉ với một vài thao tác bạn có thể tạo nhóm khoản vài chục thành viên trong nhóm trao đổi chia sẻ file nhanh chóng dễ dàng hơn.
Microsoft Team
2.4 Mọi lúc mọi nơi
Hệ thống Mail được phát triển trên môi trường điện toán đám mây. Nên mọi người có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần một nơi có thiết bị kết nối và mạng internet.
Với đám mây cho phép bạn phát triển hệ thống mail cho doanh nghiệp mình chỉ với vài thao tác.
>>Xem ngay: cách cài Gmail vào Outlook trong 5 phút đơn giản dễ sử dụng.
2.5 Tiết kiệm chi phí
Để tạo một dịch vụ Mail đầy đủ các tính năng. Không gian lưu trữ tuyệt vời, ổn định cao.
Chi phí lắp đặt thiết bị, thuê nhân viên lắp đặt bảo trì thiết bị, thuê nhân viên lập trình cho các ứng dụng trên Mail. Sau khi xây dựng xong chưa chắc hệ thống chạy ổn định.
Nay hư cái này mai hư cái kia.
Chi phí lắp đặt và duy trì hệ thống cao nhưng chắc chắn là không ổn định bằng các hệ thống mail xây dựng sẵn.
Khi sử dụng các goi Mail Exchange bạn tiết kiệm khá nhiều chi phí nhưng hiệu quả thật bất ngờ.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp với giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu.
2.6 Hộp thư đến thông minh
Truy cập vào hộp Mail, Exchange được cá nhân hóa hơn, thông minh hơn dễ xem và thao tác.
Cải tiến tìm kiếm cho bạn kết quả nhanh hơn và đầy đủ hơn.
Với Add-In của Microsoft, Exchange tùy biến linh hoạt và tích hợp mở rộng với nhiều ứng dụng mạnh mẽ, hiện đại và đồng bộ hóa quy trình làm việc.
Ngoài ra bạn có thể thiết kiế tùy chỉnh hộp thư đến hay email theo sự sáng tạo riêng của bạn.
>>Xem ngay: Outlook là gì? Một trong những gói mail hàng đầu của Microsft, ngoài những tính năng cơ bản còn có một số tính năng khác khiến bạn phải bất ngờ.
2.7 Khả năng lập lịch mạnh mẽ
Sắp xếp thời gian các cuộc hẹn của bạn một cách có khoa học.
Lên lịch cho các cuộc hẹn, ngoài ra Mail exchange còn cung cấp có các thành viên tính năng hiển thị lịch còn trông của bạn và đăt lịch hẹn trên chính ứng dụng.
Tự động ghi lại các sự kiện từ email, như các chuyến bay và đặt chỗ khách sạn, đồng thời, nhận các đề xuất về địa điểm họp dựa trên vị trí của bạn.
>>Xem ngay: Google Workspace là gì? Một trong những bộ công cụ email hàng đầu cho doanh nghiệp cung cấp email theo tên miền, tạo công cụ chia sẻ file làm việc nhóm hiệu quả…
3. Các gói mail Exchange và chi phí
Với những tính năng vô cùng tuyệt với vây Mail Exchang có những gói nào và chi phí ra sao chúng ta cùng tìm hiểu tiếp nhé.
3.1 Exchange Online Plan 1 (Với chi phí $4/tháng)
- Mỗi người dùng nhận được 50 GB dung lượng lưu trữ hộp thư và có thể gửi thư có kích cỡ lên tới 150 MB
- Người dùng có thể kết nối các phiên bản Outlook được hỗ trợ với Exchange Online để có thể sử dụng ứng dụng máy khách phong phú mà họ đã biết
- Đối với truy nhập máy khách web, Outlook trên web mang đến trải nghiệm dựa trên trình duyệt cao cấp giống với giao diện của máy khách Outlook đầy đủ
- Hộp thư đến Ưu tiên giúp bạn dễ dàng theo dõi những email quan trọng nhất. Hộp thư đến của bạn bao gồm hai tab: Ưu tiên, dành cho email bạn cần xử lý ngay và Khác, dành cho mọi email khác. Bạn có thể chuyển đổi các tab vào mọi thời điểm và luôn thấy email được chuyển vào Khác
- So sánh lịch để lên lịch cuộc họp và truy nhập các tính năng cộng tác, gồm lịch dùng chung, nhóm, danh sách địa chỉ toàn cầu, liên hệ bên ngoài, nhiệm vụ, phòng hội thảo và chức năng ủy quyền
- Mọi hộp thư đều được bảo vệ bởi tính năng bảo vệ chống thư rác và phần mềm xấu cao cấp qua Exchange Online Protection
- Giữ hộp thư đến gọn gàng bằng cách tự động di chuyển thư cũ sang Hộp thư Lưu trữ Tại Chỗ
>>Bấm xem ngay: Đăng ký email tên miền Google miễn phí.
3.2 Exchange Online Plan 2 (Với chi phí $8/tháng)
- Mỗi người dùng nhận được 100 GB dung lượng lưu trữ hộp thư và có thể gửi thư có kích cỡ lên tới 150 MB
- Tận dụng dung lượng lưu trữ không giới hạn (100 GB dung lượng lưu trữ trong hộp thư chính của người dùng cộng với dung lượng lưu trữ không giới hạn trong Hộp thư Lưu trữ Tại Chỗ của người dùng)
- Tận dụng các dịch vụ Unified Messaging được lưu trữ cung cấp tính năng trả lời cuộc gọi, giao diện người dùng quay số vào và chức năng tổng đài tự động của công ty
- Kiểm soát dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp bằng các chính sách ngăn mất dữ liệu (DLP) tích hợp sẵn dựa trên tiêu chuẩn quy định như thông tin định danh cá nhân (PII) và ngành thẻ thanh toán (PCI), giúp xác định, kiểm soát và bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm thông qua phân tích nội dung chuyên sâu
Mail Exchange online
Mail Exchang là một trong những tính năng trong gói Microsoft 365 của Microsoft.
>>Xem thêm: Bảng giá Microsoft 365 với nhiều tính năng tuyệt với hơn Mail Exchange Online.
3.3 Microsoft 365 Business Standard
- Lưu trữ email với hộp thư 50 GB và địa chỉ miền email riêng
- Ngoài ra còn bổ sung các ứng dụng văn phòng.
- Phiên bản trên máy tính của các ứng dụng Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote cùng với Access và Publisher chỉ dành cho PC
- OneNote: Truy nhập vào các tính năng bổ sung của OneNote (các tính năng có thể khác nhau)
- Các phiên bản Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên web
- Một giấy phép sử dụng cho 5 điện thoại, 5 máy tính bảng và 5 PC hoặc máy Mac cho mỗi người dùng
- Dung lượng lưu trữ và chia sẻ tệp với 1 TB dung lượng lưu trữ OneDrive
- Cập nhật thông tin cũng như tham gia các site liên lạc và site nhóm trong toàn bộ mạng nội bộ của bạn bằng SharePoint
- Tổ chức các cuộc họp trực tuyến và hội thảo video không giới hạn cho tối đa 250 người bằng Microsoft Teams
- Không gian làm việc dựa trên trò chuyện để kết nối các nhóm của bạn với Microsoft Teams
- Cho phép khách hàng lên lịch cuộc hẹn trực tuyến bằng Microsoft Bookings
- Cộng tác giữa nhiều phòng ban và vị trí bằng Yammer
- Quản lý nhiệm vụ và làm việc nhóm với Microsoft Planner
- Số lượng người dùng tối đa: 300
- Hỗ trợ triển khai FastTrack không mất thêm chi phí khi mua 50 chỗ trở lên
- Hỗ trợ qua điện thoại và web 24/7
Chúc các bạn thành công!
