25+ Quy tắc sử dụng email hiệu quả trong công việc [New 2024]

Ngày nay việc sử dụng email ngày càng phổ biến hàng ngày hàng giờ chúng ta điều sử dụng email. Nhưng chúng ta chưa biết cách sử dụng email thế nào cho hiệu quả, an toàn tiện lợi. 

Trong bài viết này mình sẽ đưa ra những quy tắc sử dụng email. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn sử dụng email trở nên chuyên nghiệp hơn.

1. Sử dụng email hiệu quả trong công việc

Dưới đây là các cánh sử dụng email hiệu quả trong công việc.

1.1 Hãy bắt đầu một tiêu đề ngắn gọn, súc tích

Tiêu đề là yếu tố quyết định người khác có đọc email hay không. Ai cũng vậy thường thì người ta sẽ đọc tiêu đề trước. Để xem nội dung có quan trọn hay không. Nội dung đang nói chủ đề gì.

Không nên viết hoa tất cả các từ trong tiêu đề. Mẹo nhỏ viết hoa chữ cái đầu tạo thiện cảm và chuyên nghiệp.

Nên

5+ Giải pháp lựa chọn nhân sự giỏi cho doanh nghiệp.

Không nên

ĐỊA ĐIỂM DU LỊCH CUỐI TUẦN NÀY 

Sẽ như thê nào nếu tiêu đề email của bạn lan man, không theo một chủ đề nào.

Hãy bắt đầu một tiêu đề cụ thể và thú vị:

5 bước cải thiện giao tiếp hiệu quả sau 3 ngày

Zoho mail khuyến mãi 50% chi phí trong tuần này

Nên tránh các tiêu đề sau:

Xin chào, bạn đang làm gì đấy.

Mình gởi bạn cái này.

1.2 Luôn kiểm tra nội dung và địa chỉ email người nhận

Khi sử dụng email bạn đại diện trước tiên là cho bản thân mình sau đó là cho doanh nghiệp. Sẽ như thế nào khi bạn gởi nội dung báo giá cho xếp của mình.

Thật là một thảm họa!

Người đọc email sẽ cảm thấy bạn là người cẩu thả. Một trong những thói quen tạo nên lỗi này là coppy rồi dán. Như vậy các bạn nên hạn chế.

Để khắc phục lỗi này các bạn nên cẩn thận kiểm tra địa chỉ nội dung trước khi gởi email.

>> Xem ngay: Cách đính kèm file trong gmail đơn giản hiệu quả.

1.3 Chia bố cục email và dòng hợp lý

Khi người dùng mở email của bạn toàn một rừng chữ liên tiếp.

Hãy chia nội dung thành từng đoạn nhỏ. Giải quyết một vấn đề nào đó. Trong mỗi đoạn chi thành các câu ngăn để người đọc cảm thấy thoải mái và không mỏi mắt.

Nội dung email thường phải ngắn gọn không lan mang.

1.4 Tạo chữ ký email thật chuyên nghiệp.

Chữ ký email là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi bức thư email. Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi.

Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
Tên công ty bạn đang làm việc.
Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.

Hãy tạo một chữ ký email thật chuyên nghiệp bạn nhé.

>> Bấm xem ngay: những điều cần biết để tạo chữ ký email chuyên nghiệp đẹp hấp dẫn, hướng dẫn chi tiết

1.5 Đơn giản với font mặc định

Định dạng toàn bộ nội dung cùng một font. Sẽ rất khó chịu khi một nội dung mà nhiều định dạng, nhiều màu, in đậm in nghiên tùy ý.

Hãy làm mọi thứ thật đơn giản nhưng tinh tế. Với các font như: Arial, Times New Roman, Calibri cùng kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen là cách hiệu quả và tối ưu nhất.

1.6 Thêm địa chỉ email người nhận cuối cùng

Tập thói quen điền địa chỉ người gửi sau cùng
Trước khi viết một email, tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ người nhận tạm thời. Sau đó tập trung viết nội dung email. Khi bức thư đã hoàn chỉnh, hãy nhập lại email người nhận.

Có thể bạn sẽ hỏi, làm vậy được gì?

Bạn được nhiều hơn mất. Bạn luôn gửi thư đến đúng người. Nội dung email luôn được hoàn chỉnh trước khi gửi. Người nhận thư sẽ đánh giá bạn cao hơn…

1.7 Kiểm tra trước khi gởi

Sau khi soạn xong nội dung một email mình có thói quen. Đọc đi đọc lại, tiêu đề nội dung.

Đối với những người cẩn thận thì lỗi chính tả là một vấn đề lớn, khi đọc một email có lỗi chính tả họ rất khó chịu. Hoặc đơn giản họ nghĩ  là bạn không chuyên nghiệp.

Ngoài sửa lỗi chính tả chúng ta nên cần thận kiểm tra cú pháp nội dung. Nội dung phải dể hiểu, kiểm tra file đính kèm có đúng không, đặc biệt phải kiểm tra chính xác địa chỉ email.

>> Xem thêm: Google Drive File Stream là gì ? Đồng bộ hóa dữ liệu hiệu quả

1.8 Chuyên nghiệp đến cả lời chào

Hãy bắt đầu thư bằng một lời chào thân thiện và kết thúc thư bằng một lời chúc nào đó. 

Chào anh chị.

Thông qua cuộc trao đổi với Công Ty Mật Mã Em thấy anh/ chị có quan tâm đến dịch vụ tên miền doanh nghiệp. Em có gởi môt mail chi tiết lợi ích hướng dẫn sử dụng. Không biết anh chị đã nhận được chưa? 

Em sẵn sàng tư vấn thêm về các tính năng giúp anh/chị đạt được những yêu cầu đề ra. Anh/chị hãy chọn một khung giờ rảnh trong tuần dưới đây để em liên hệ lại để tư vấn chi tiết nhé. 

Cảm ơn anh chị đã quan tâm đến dịch vụ của  em.

Trân trọng, cảm ơn anh chị hoặc chúc bạn cuối tuần vui vẻ.

Ký tên,”

Còn đối với bạn bè tùy mức độ thân thuộc bạn có thể gởi mẫu email sau đây.

Chào Nguyên.

Trong cuối tuần này mình có tổ chức tiệc sinh nhật vào ngày 26/08/2020. Tại địa chỉ 127 Cách Mạng Tháng 8, Q Tân bình vào lúc 16h. Rất mong bạn đến chung vui với mình.

Sự hiện diện của bạn là niềm vui đối với chúng tôi.

Thân mời

Chữ ký email.

>> Bấm xem ngay: Cách viết email chuyên nghiêp cách viết tiêu đề email, tối ưu nội dung email, những lời chào mang lại cảm tình người nhận

1.9 Chuyên nghiệp – Nên bắt đầu từ địa chỉ email

Tên của bạn được người khác dùng nhiều. Trong email thì địa chỉ như tên đại diện cho bạn. Hãy đặt một cái tên thật đẹp, đặt tên dể nhớ, ngắn gọn. Tùy theo mục đích sử dụng mà bạn có thể đặt tên:

Khi bạn sử dụng mail cá nhân thì đặt email theo tên bạn là hợp lý:

linhnguyen@gmail.com

congphuong@gmail.com

tantai@gmail.com

Các kiểu đặt tên nên tránh như:

heocondethuong@gmail.com

coutcamau@gmail.com

Đặt email có thể bị trùng một số mẹo khá hay như: infolinhnguyen@gmail.com, infohuyhoang@gmail.com

Đại loại như vậy, kiểu đặt tên này chưa được trưởng thành cho lắm. Nếu bạn đặt email dạng này rồi thì bạn có thể tạo lại email. Google cho phép bạn tạo 5 tài khoản email. Xem hướng dẫn tạo email nhanh chi tiết chỉ trong 2 phút.

Nếu bạn đại diện cho công ty doanh nghiệp thì lại càng quan trọng hơn:

hotro@matma.com

lienhe@incomda.com

hotro@thietkeweb.com

Khi đặt tên email cá nhân đại diện cho email doanh nghiệp nên gắn tên miền theo website công ty tạo sự chuyên nghiệp. Zoho mail gì  giải pháp email cho tên miền doanh nghiệp.

>> Bấm xem ngay: Zoho mail là gì? hướng dẫn tạo email tên miền riêng doanh nghiệp miễn phí có video chi tiết

1.10 Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt

Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu.

Nhưng nếu người nhận không hiểu, bạn đã không thành công trong giao tiếp.

Vì vậy nên hạn chế viết tắt trong các lá thư điện tử, đặc biệt là với những thư quan trọng.

1.11 Tính năng gởi cho tất cả mọi người – Reply All 

Khi bạn gởi mail hoàng loạt đến tất cả mọi người. Tính năng này rất hay nếu nội dung gởi đúng tất cả mọi người. Nhưng chỉ cần có 1 hoặc 2 người nội dung không phù hợp.

Không ai muốn đọc mail mà không liên quan đến mình.

1.12 Bạn biết gì về CC và BCC

Phân biết CC và BCC trong email

Trong email, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt.

CC: những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi
BCC: những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi
Tôi nên chọn cách nào?

Nếu gửi thư điện tử cho nhiều người, nên chọn gửi BCC. Những người nhận trong cùng danh sách email đồng gửi sẽ không biết được nhau.

Điều đó đảm bảo quyền riêng tư của mỗi người. Đó là cách tốt nhất để không bị lộ email khi chưa có sự đồng ý của người khác.

1.13 Dấu chấm than (!) phải đúng nơi, đúng chỗ

Dấu chấm than thực sự phát huy hiệu quả trong email với những sự bày tỏ thái độ tích cực, vui mừng hay phấn khởi của bạn. Nhưng đừng vì thế mà lúc nào bạn cũng sử dụng.

Ở cuối câu, đa số chúng ta hay sử dụng dấu chấm than. Điều đó sẽ không hay về mặt cảm xúc. Hãy sử dụng một cách chọn lọc và khôn ngoan để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

1.14 Sự hài hước phải đúng lúc

Email là công cụ dành cho công việc. Sự hài hước có thể làm mất đi tính quan trọng của công việc. Trừ khi người nhận là người quen hoặc thân thuộc không thì nên bỏ yếu tố hài hước.

Còn nếu muốn hài hước, hãy sử dụng các công cụ chat. Đó là lúc bạn tha hồ buôn dưa lê, bán dưa chuột với muôn vàn sự hài hước của bản thân.

1.15 Sử dụng một trình duyệt an toàn

Lời khuyên của chúng tôi? Sử dụng một dịch vụ như ( Gmail , Zoho Mail, Outlook…) và mở trong một trình duyệt an toàn, hiện đại ( Chrome , Firefox , Safari…)

Sử dụng các nhà cung cấp email uy tín với đội ngũ kỹ thuật phần mềm lên tới hàng ngàn người. Do đó tính bảo mật và ngăn ngừa virut hầu như là tuyệt đối.

Sử dụng các dịch vụ mail uy tín đảm bảo rằng nội dung của các thư đã được quét bằng hệ thống an ninh của nhà cung cấp, trong khi sử dụng một trình duyệt an toàn đảm bảo rằng nội dung nguy hiểm không thể được tải về máy tính của bạn.

>> Xem thêm: G Suite là gì? 7+ tính năng G Suite chinh phục người dùng. Thời gian chờ hầu như bằng không, kiểm duyệt email đi và đến của nhân viên mới, Lưu trữ email làm bằng chứng pháp lý.

2. Cách sử dụng email chuyên nghiệp

Dưới đây là cách sử dụng email chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo.

2.1 Hãy trả lời email dù đó chỉ là gửi nhầm cho bạn

Khi đọc một email không đúng nội dung hoặc gởi lầm cho bạn. Bạn sẽ lờ đi, đơn giản vì email đó không gởi cho bạn.

Nhưng thú thật sự văn minh và lịch sự điều thiể hiện trọng mỗi chúng ta. Khi gởi một email quan trọng họ mong chờ nhận được email phản hồi. Khi bạn trả lời chỉ cho họ email bị nhầm. Họ sẽ gởi lại để nội dung đến đúng đối tượng. 

Điêu tốt đẹp luôn bắt nguồn từ những điều nhỏ nhất.

2.2 Nói và viết – Phải phân biệt được

Bạn biết không?

Email không chỉ đơn giản viết là xong, đó còn là cách bạn giao tiếp với người khác.

Phong cách nói chuyện hàng ngày cũng ảnh hưởng rất nhiều đến phong cách viết trong email. Nếu không để ý, nội dung thư điện tử của bạn sẽ thiếu nhất quán, lan man và không cần thiết.

Với văn phong viết, nội dung cần rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu.

Nếu muốn trò chuyện, hãy tận dụng sức mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Facebook Messenger, Skype hay Twitter…

Bởi vì, không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư.

2.3 Hãy cân nhắc và suy nghĩ thật kỹ

Luôn đặt cảm xúc của mình ở người nhận. Khi bạn khó chịu vì đọc email của bạn, cũng chính là lúc bạn nên xem lại email của mình.

Điều này giúp bạn tránh bị hiểu lầm hoặc mất thiện cảm với người mà bạn muốn truyền tải nội dung đến.

Vậy tôi phải làm sao?

Mọi thứ cần có thời gian. Nhưng để đạt hiệu quả cao nhất, bạn nên tránh sử dụng những từ tiêu cực như: thất bại, tệ hại, vô dụng,… mà hãy thường xuyên sử dụng những từ như: làm ơn, cảm ơn,…

>> Xem thêm: Cách tạo email tên miền Google miễn phí. Các bạn có ngay 30 ngày sử dụng miễn phí người dùng không giới hạn

2.4 Nếu tức giận thì đừng gửi email

Nếu tức giận đừng nên làm bất cứ điều gì  – bạn sẽ hối hận đấy.

Khi tức giận bạn sẽ không biết nội dung mình gởi có thể tổn thương nặng nề đến người khác.

Hãy gởi mail vài giờ hoặc vài ngày sau đó khi bạn đã bình tỉnh hơn. Hoặc gặp trực tiếp nói chuyện để làm rõ vấn đề.

2.5 Không nói xấu người khác (bằng email)

Nếu muốn người khác không biết thì đừng làm. Đừng viết những gì làm tổn thương nói xấu người khác. Mọi hoạt động email của bạn điều được lưu trữ lại. 

Hãy cẩn thận.

2.6 Đừng trả lời chậm trễ

Đối với email Spam email không lành mạnh bạn có thể lờ đi.

Nhưng đối với những email quan trọng.

Hãy trả lời ngay và nhanh không bạn có thể quên.

Hãy trả lời một nội dung hoàn chỉnh. Chỉ mất vài phút để phản hồi một email chuyên nghiệp. Phản hồi một email chỉ cần ngắn gọn dể hiểu đầy đủ nội dung.

2.7 Thư rác vấn đề đau đầu của người dùng

Thư rác được định nghĩa cơ bản là thư gửi không mong muốn, cho dù với số lượng bất kỳ, một hay nhiều thư; người nhận chưa bao giờ đăng ký nhận thư từ nguồn này. Các thư rác có thể gặp nhiều dạng:

Thư quảng cáo sản phẩm.

Thư lừa đảo lấy thông tin cá nhân, tài khoản Internet.

Thư phát tán virus.

Thư rác là thư mang nội dung vô giá trị, thường được gởi vô tội vạ đến một số nhóm người nhất định. Nhằm mục đích quảng cáo, lừa gạt.

Hãy cẩn thận với email từ nguồn không xác định các bạn nhé.

Để hạn chế thư rác các bạn tham khảo bài viết:

Hãy bắt đầu từ chúng ta nói không với thư rác. 

>> Bấm xem ngay: Chặn thư rác hướng dẫn chi tiết, chặn không muốn nhận thư từ 1 người 1 địa chỉ email hay làm phiền khiến bạn khó chịu

2.8 Làm gọn hộp thư đến của bạn

Vấn đề thư rác đang là vấn đề thách thức đối với nhà cung cấp dịch vụ email lớn như Gmail, Outlook, Zoho Mail, Apple Mail… Mặc dù được các kỹ sư đưa ra thuật toán để giảm hơn 99 % thư rác nhưng vẫn không tránh khỏi.

Khi bạn sử dụng các bộ lọc này, nó sẽ tự động loại bỏ bớt một phần nào các thư rác.

Nếu không may nhận được, hãy cẩn thận với các thông tin cá nhân.

Đừng điền những thông tin ấy vào trong danh sách yêu cầu nào đó từ một email lạ.

Đó là cách mà các spammer chuyên nghiệp lấy thông tin từ bạn.

2.9 Cẩn thận với các đính kèm và đường dẫn lạ

Khi nhận được một file đính kèm từ một tài khoản lại. Bạn sẵn sàng mở mà không có vấn đề gì? Nếu không nhận thức được nguy cơ bạn đã nhiễm virut trên máy tính của bạn.

Khi đọc email, hãy kiểm tra kỹ các file đính kèm và đường dẫn (link). Nếu thấy lạ lẫm, bạn nên liên hệ người gửi để xác thực lại.

Bạn nhận được email liên quan đến tiền hay thanh toán bạn hãy cẩn thận. Đôi khi mất chút thời gian nhưng lại an toàn cho bạn về sau.

2.10 Đưa ra những thông tin liên quan

Trong ngày nay chúng ta đang cần sử dụng một dịch vụ nào đó. Nên dẫn link đến website hoặc dẫn đến một tài liệu liên quan. Trong thời đại công nghệ thôn tin ngày nay người dùng rât ít thời gian, hãy làm nôi dung trở nên dể dàng và tiện lợi hơn.

2.11 Đánh dấu thư quan trọng

Việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng đó là cả một vấn đề. Mỗi ngày bạn nhận được vài chục cho đến vài trăm email. Trong đó có 1 email yêu cầu trình bày kế hoạch rất gấp. Vô tình bạn quên đánh dấu.Chợt nhớ ra bạn tốn rất nhiêu thời gian để đọc lại email.

Hãy đánh dấu thư quan trọng tránh lãng phí thời gian.

2.12 Dùng phần mềm diệt virut

Trong thời đại công nghệ thôn tin hiện nay hầu như chúng ta đáng sống với virut. Các chương trình diệt virut miễn phí như AVG Free có thể kiểm tra từng thư bạn gởi và nhận.

Quét thư đến và đi là bước đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính của bạn.

>> Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí

2.13 Học cách quản lý email

Sử dụng dấu sao để chỉ ra thư là đặc biệt: thủ thuật này nhằm đánh dấu một số thư là quan trọng hoặc để chỉ ra rằng bạn cần trả lời chúng sau.

Tùy chỉnh mật độ hiển thị của email: chọn số lượng thư hiển thị trên màn hình để phù hợp với công việc của bạn

Sắp xếp email của bạn bằng các nhãn: khi quét hộp thư đến bạn nhanh chóng tìm thấy thư cần tìm.

Tìm kiếm thư thay vì sắp xếp: thay vì phải mất thời gian cho việc sặp xếp theo ngày tháng hoặc theo người gửi, hãy tận dụng chức năng tìm kiếm trong email.

Kết

Trên đây là tổng hợp các quy tắc sử dụng email trong công việc. Mong rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích!

Video nên xem: