Toàn diện về Zoho Mail| hướng dẫn cách sử dụng Zoho Mail | Email doanh nghiệp với chi phí không tưởng cho các startup và SME

Zoho Mail là gì? Zoho Mail chiếm thị phần và sức cạnh tranh ra sao giữa nhiều đối thủ vừa có tiếng vừa có miếng như Google hay Microsoft? 

Xu thế công nghệ dịch chuyển sang nền tảng điện toán đám mây đang chuyển biến mạnh mẽ từng ngày. Mặc dù thế giới đang chinh phục nền tảng này từ rất lâu nhưng khái niệm “đám mây” còn khá xạ tại thị trường Việt Nam.

Trong những năm 2006, Amazon được xem là người tiên phong nghiên cứu và ứng dụng công nghệ đám mây. Amazon cũng đang là nhà cung cấp đám mây lớn nhất thế giới với AWS. Tuy nhiên, họ hầu như không tạo ra dịch vụ cho người dùng cuối.

Và cũng với tâm thế là “một kẻ đi trước” như Google và Microsoft, không khó để họ đánh giá và nhận ra giá trị khổng lồ từ đám mây với bằng chứng là Microsoft Azure và Google Cloud Platform đang ngày càng hoàn thiện. Nối tiếp sau đó là nhiều doanh nghiệp khác – trong đó có Zoho – công ty công nghệ có tốc độ tăng trưởng hàng đầu hiện nay!

Zoho Mail là một trong các công cụ thuộc bộ ứng dụng đám mây dành cho doanh nghiệp của Zoho – một câu nối giúp bạn “khai mở” nhiều công nghệ đỉnh cao không chỉ của Zoho mà của các giải pháp công nghệ khác được tích hợp.

Trong bài viết này, Mật Mã sẽ cung cấp kiến thức toàn diện và hướng dẫn cách sử dụng Zoho Mail – email doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây như G Suite của Google (đã đổi tên thành Google Workspace) hay Microsoft 365. Nếu chi phí để mua Google Workspace hay Microsoft 365 là điều “bất khả thi” với bạn trong thời điểm này, hãy dành chút thời gian để tìm hiểu về Zoho Mail – chúng tôi tin tưởng đây là sẽ giải pháp rất tốt về chi phí cũng như đỉnh cao công nghệ mà bạn rất nên tìm hiểu.

Cùng bắt đầu!

1. VỀ CÔNG TY ZOHO  

Hơn 26 năm hình thành và phát triển, Zoho đã có một bước tiến xa và dài với hàng trăm giải pháp cho hàng triệu người dùng toàn cầu.

1.1 Sơ lược về Zoho

Zoho Corporation là một công ty phát triển phần mềm Ấn Độ. Trọng tâm của Zoho nằm ở các công cụ kinh doanh và giải pháp công nghệ thông tin dựa trên web, bao gồm bộ công cụ văn phòng, nền tảng quản lý internet và bộ phần mềm quản lý CNTT.

Zoho được thành lập vào năm 1996 tại California, Mỹ. Người sáng lập cũng là CEO của Zoho là Sridhar Vembu, chính là linh hồn của công ty.

Zoho hiện có văn phòng tại 7 quốc gia có trụ sở toàn cầu tại Chennai, Tamil Nadu với trụ sở chính ở Pleasanton, California. Khuôn viên nghiên cứu và phát triển nằm trong Estancia IT Park, Chennai. 

Zoho nổi tiếng với Zoho CRM – nền tảng Cloud CRM cạnh tranh với Salesforce và đây cũng là công cụ được người dùng Việt tiếp cận và sử dụng nhiều nhất từ Zoho.

1.2 Lịch sử Zoho

Năm 1996, tiền thân của Zoho là AdventNet, Inc. Cho đến năm 2009, công ty đổi tên thành Zoho Corporation cùng với bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến cùng tên. Công ty Zoho ra mắt và phát triển mà không cần tài trợ bên ngoài và thuộc sở hữu tư nhân.

Trong suốt thời gian từ 2005 đến nay, Zoho đã cho ra đời nhiều giải pháp. Đến hiện tại, Zoho đã có hơn 50 triệu người dùng trên toàn cầu và gần như đã hoàn thiện bộ giải pháp Zoho One với đủ công cụ cần thiết cho một doanh nghiệp phát triển từ email, công cụ marketing, sale, kế toán, ứng dụng văn phòng…

 

1.3 Các dịch vụ của Zoho

“Bộ phần mềm độc đáo và mạnh mẽ để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn, do một công ty có tầm nhìn dài hạn mang đến nhằm thay đổi cách bạn làm việc.” – đại diện Zoho chia sẻ.

Zoho chủ yếu cung cấp các ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng điện toán đám mây, được chia thành các nhóm là:

1.3.1 Sales & Marketing

Bộ giải pháp hoàn hảo giúp đo lường, báo cáo và triển khai nhiều chiến dịch marketing, tăng khả năng chốt nhiều giao dịch kinh doanh hơn trong thời gian ngắn hơn. Bao gồm: Zoho CRM, Zoho Bigin, Zoho Campaign, Zoho SalesIQ, Zoho Social, Zoho Sites,…

1.3.2 Email & cộng tác

Trao quyền cho đội ngũ của bạn bằng các ứng dụng để cộng tác và thay đổi cách họ làm việc. Bao gồm: Zoho Mail, Zoho Workdrive, Zoho Project, Zoho Show, Zoho Meeting, Zoho Connect,….

>>Xem thêm: Tính năng email doanh nghiệp an toàn chất lượng bộ công cụ làm việc hiệu quả. 

1.3.3 Giải pháp tài chính

Giúp doanh nghiệp giải quyết các thách thức về kế toán, tài chính bằng bộ ứng dụng tài chính hoàn hảo bảo mật an toàn trên đám mây. Bao gồm: Zoho Books, Zoho Invoice, Zoho Expense, Zoho Checkout..

1.3.4 Giải pháp nhân sự

Giảm bớt các cách quản lý nhân sự thủ công, Zoho có đủ bộ giải pháp để bạn quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Một số giải pháp như: Zoho Recruit, Zoho People, Zoho Backtowork, Zoho Workerly

1.3.5 Giải pháp công nghệ thông tin

Hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về CNTT hoặc trực tiếp sử dụng các công cụ này để hỗ trợ khách hàng của bạn từ mọi nơi nhanh chóng và dễ dàng. Bao gồm: Zoho Desk, Zoho assist, Zoho Remotely, Zoho Log Management Cloud,…

Bên cạnh đó, Zoho đã giới thiệu Zoho One – một dạng hệ điều hành cho toàn bộ doanh nghiệp với hơn 40 ứng dụng tích hợp. Với Zoho One, bạn có thể quản lý, kết nối và tự động hóa các quy trình kinh doanh trong tổ chức của mình.

1.4 Đánh giá chung về Zoho so với các công ty cung cấp dịch vụ điện toán mây khác

Amazon mở đường cho các dịch vụ trên đám mây phát triển nhưng họ không “tranh giành” thị phần là người dùng cuối của 3 nhà cung cấp trên (có chăng, Amazon đang cạnh tranh ở quy mô lớn hơn nữa bằng AWS với đối thủ trực tiếp là Azure của Microsoft). 

Trong khi đó, ứng dụng văn phòng trên đám mây chứng kiến cuộc đua tam mã của Zoho, Microsoft và Google.

Khách quan mà nói, mặc dù các dịch vụ cung cấp office suites (bộ ứng dụng văn phòng) không chỉ có riêng Zoho, Microsoft hay Google, phải kể đến như LibreOffice, Apache OpenOffice, WordPerfect Office nhưng để nói đến sự phủ sóng mạnh mẽ và dẫn đầu nền tảng điện toán đám mây thì không thể là ai khác ngoài Google (với Google Workspace), Zoho (với Zoho Workplace) và Microsoft (với Microsoft 365).

Nếu xét riêng về Zoho, nhược điểm cũng như bất lợi lớn nhất của Zoho chính là “sinh sau đẻ muộn”. Nhưng đây cũng có thể xem là thế mạnh của Zoho.

Trong khi 2 ông lớn là Google và Microsoft luôn âm thầm cạnh tranh nhau, Google mong muốn chiếm thị phần mà Microsoft có trong Office. Microsoft lại muốn công cụ tìm kiếm của họ (tức là Bing) có thể thay thế Google.com làm tìm kiếm mặc định của mọi người.

 

“ZOHO – Công ty SaaS (Software-as-a-Service) thành công nhất mà bạn có thể chưa từng nghe đến” – tạp chí Forbes nhận định.

 

 

 

Zoho như một kẻ âm thầm lầm lũi nhưng bứt phá bên trong. Họ tập trung toàn bộ nguồn lực vào xây dựng hệ sinh thái công nghệ cho người dùng doanh nghiệp. Zoho đang cố gắng trở thành một công ty phần mềm cung cấp sản phẩm rất rộng. Một giám đốc điều hành hàng đầu tại Zoho đã mô tả công ty của mình là “đang cố gắng trở thành bộ phận CNTT cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)”.

Mặc dù đối với người dùng nhìn về quy mô và sự phổ biến, Zoho có lẽ không phải là đối trọng của Google hay Microsoft, nhưng với riêng Google và Microsoft, thì Zoho đang là đối thủ đáng gờm bởi họ có sức tăng trưởng quá nhanh, nhanh chóng chiếm lĩnh thị phần người dùng doanh nghiệp của Google và Microsoft chỉ sau một thời gian ra mắt.

Phân tích tương quan lực lượng trên một vài khía cạnh:

TÍNH NĂNG	Microsoft 365	Google Workspace	Zoho Workplace
Giá cả (VND/user/năm)	1.885.000	1.885.000	960.000
Email theo tên miền doanh nghiệp	✔	✔	✔
Chia sẻ email	✔	-	✔
Thu hồi email	✔	✔	✔
Nhiệm vụ nhóm	✔	-	✔
Lưu trữ trực tuyến	OneDrive 1TB	Google Drive 30GB - không giới hạn	Zoho WorkDrive 5GB - Không giới hạn
Lịch	✔	✔	✔
Group Tasks	✔	-	✔
Group Notes	✔	-	✔
Gọi thoại và video	MS Teams	Google Meet	Zoho Cliq
Giới hạn tệp đính kèm	150MB	25MB	1GB
Bộ ứng dụng trực tuyến	✔	✔	✔
Mạng nội bộ của nhóm	MS Sharepoint	Google Site	Zoho Connect
Trình xử lý văn bản	MS Word	Google Docs	Zoho Writer
Bảng tính	MS Excel	Google Sheet	Zoho Sheet
Bảng thuyết trình	MS PowerPoint	Google Slide	Zoho Show
Ứng dụng di động	✔	✔	✔
Phiên bản cho PC	✔	✔	✔

 

 

 2. ZOHO MAIL 

Zoho Mail là giải pháp email doanh nghiệp nhưng không phải lưu trữ trên hosting mà được lưu trữ trên đám mây của riêng Zoho.

Mật Mã đã nghiên cứu và thậm chí sử dụng trực tiếp nhiều email từ nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước. Sau rất nhiều công sức chúng tôi đã xác định Zoho Mail là công ty công nghệ hàng đầu trong ngành và rất đáng để sử dụng. Đó là một giải pháp mạnh mẽ, cung cấp dịch vụ lưu trữ email an toàn, không có quảng cáo. Ngoài ra, nó đi kèm với một phiên bản miễn phí tuyệt vời với lựa chọn các công cụ quản lý bổ sung.

Bên cạnh đó, Zoho Mail cung cấp nhiều thứ hơn là quản lý email đơn giản. Bạn sẽ thấy bất ngờ và có cùng nhận định với chúng tôi nếu tham khảo hết bài viết này.

2.1 Zoho Mail là gì?

Zoho Mail là một giải pháp email doanh nghiệp giải quyết các nhu cầu giao tiếp nội bộ và giao tiếp với khách hàng, lưu trữ dữ liệu giống như hầu hết các dịch vụ email khác như Google hay Yahoo.

Zoho là công ty phát triển trên nền tảng đám mây. Zoho Mail cũng là một cá thể trong hệ sinh thái đám mây của họ (bạn sẽ nhận được nhiều lợi thế hơn nhờ Zoho Mail là cầu nối, sẽ tìm hiểu chi tiết hơn ở bên dưới).

Zoho có cả bản miễn phí và có phí. Các doanh nghiệp nhỏ và người dùng cá nhân có thể tận dụng gói miễn phí vĩnh viễn của Zoho Mail. Bạn có thể đăng ký tối đa 5 người dùng với 5GB bộ nhớ cho mỗi người dùng và giới hạn tệp đính kèm là 25MB. Tuy nhiên, nó bị giới hạn ở quyền truy cập web và chỉ có thể được sử dụng với một tên miền duy nhất.

Đây cũng là ưu điểm và giải pháp đáng tự hào của Zoho hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhỏ. Bởi việc đầu tư cho email doanh nghiệp cũng phải chi một khoản phí không nhỏ.

 

2.2 Những đặc điểm nổi bật của Zoho Mail

Khi tìm hiểu Zoho Mail là gì, không thể bỏ qua những điểm khác biệt của dịch vụ này. Trong quá trình trải nghiệm để hướng dẫn cách sử dụng Zoho Mail cho người dùng, chúng tôi nhận thấy đây là những điểm nổi bật của Mail Zoho so với một số ứng dụng email khác:

2.2.1 Zoho Mail gọn gàng và không có quảng cáo

Phương châm hoạt động của Zoho Mail là “đem lại sự thoải mái toàn diện cho người dùng”. Chính vì vậy, ngay cả với bản miễn phí, bạn cũng sẽ không bị các mẫu quảng cáo làm phiền. Điều này cũng đồng nghĩa với việc, tài khoản của bạn không bị sử dụng vì mục đích thương mại.

Zoho trao quyền cho bạn tự tổ chức và sắp xếp email của mình luôn gọn gàng với:

• Tổ chức và phân loại email của bạn dễ dàng với các thư mục, nhãn, cờ và bộ lọc tự động.
• Cấu trúc thư mục đa cấp, phân tầng rõ ràng, giữ các thư mục luôn ngăn nắp, dễ tìm kiếm.
• Sắp xếp email của bạn theo cấu trúc cây để điều hướng dễ dàng qua các email quan trọng hoặc đã lưu.

2.2.2 Tổ hợp của nhiều tính năng trong một

Giới văn phòng ngày càng đa nhiệm, bạn có thể xử lý nhiều việc cùng lúc. Các tính năng đầy thú vị của Zoho sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.

• Cung cấp các công cụ kéo và thả để đính kèm tệp, dán nhãn và chuyển thư vào thư mục một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Tự động xử lý email đến chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Áp dụng bộ lọc tự động để di chuyển thư từ thư mục này sang thư mục khác.
• Gắn nhãn các email cụ thể dựa trên tiêu chí bạn xác định và nhập bộ lọc từ các nguồn khác.
• Xem email chưa đọc, email được gắn nhãn và email bị gắn cờ cải thiện năng suất của người dùng, giúp người dùng lọc và xác định các email quan trọng.
• Các chủ đề liên quan được trình bày dưới dạng cây lồng nhau để mô tả rõ ràng các thư mục nào có liên quan và liên kết với nhau.

Ví dụ: đôi khi bạn thấy một email phản hồi cho một email bạn đã gửi cách đây không lâu và không nhớ bối cảnh của cuộc trò chuyện. Đừng lo lắng, với Zoho Mail, bạn có thể theo dõi lịch sử của chuỗi email để đọc và hiểu cách cuộc trò chuyện diễn ra mà không phải “lần mò” đọc lại toàn bộ chuỗi email.

Chế độ xem theo thẻ giúp bạn tập trung lại vào công việc của mình và đảm bảo bạn không bao giờ đánh mất những gì mình đang làm. Bạn có thể soạn một email và mở nhiều email khác trong các tab riêng biệt. Giờ đây, bạn có thể nhanh chóng điều hướng giữa các email khác nhau và sau đó đóng các tab để trở lại làm việc với những gì bạn đã làm trước đó.

2.2.3 Email thông minh hơn

Chức năng và tính dễ sử dụng khiến Zoho Mail trở thành một lựa chọn thông minh. Các phím tắt cho phép bạn nhanh chóng hoàn thành một hành động như mở email trong cửa sổ mới hoặc tab mới bằng các lệnh bàn phím đơn giản. Nếu muốn, bạn thậm chí có thể tắt phím tắt ngay từ trình duyệt của mình.

• Tính năng tự bảo vệ chống spam giúp hộp thư đến của bạn luôn sạch sẽ và không có thư rác
• Mọi tệp đính kèm email đến có thể được quét tự động khi vào hộp thư đến của bạn để cung cấp bảo mật tối đa.
• Tạo tối đa 35 phím tắt để điều hướng qua giao diện email của bạn hiệu quả hơn.

Với email dựa trên web, bạn không cần cài đặt và nâng cấp phần mềm nữa, mọi thứ đều được cập nhật trong trình duyệt ngay sau khi các bản cập nhật được tung ra.

Zoho Mail đi kèm với Zoho WorkDrive để bạn có thể quản lý tất cả tài liệu của mình ở một nơi. Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu word, bảng tính và bản trình bày. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được một lịch, nhiệm vụ, ghi chú và mô-đun liên hệ được tích hợp.

2.2.4 Bảng điều khiển đa năng

Zoho Mail cung cấp một bảng điều khiển riêng cho quản trị viên và quản trị viên cấp cao có thể quản lý toàn bộ người dùng của tổ chức từ mọi nơi, trên web hoặc trên di động (đã có app cho iOS và Android). Từ đây, quản trị viên có thể thiết lập chính sách, bảo mật riêng cho tổ chức.

• Thiết lập các chính sách email, kiểm soát các tên miền gửi/nhận email, thiết lập hạn chế truy cập hộp thư từ ứng dụng POP/IMAP, theo dõi mọi thứ bằng nhật ký kiểm toán…
• Bảo vệ dữ liệu của công ty bằng TFA (xác thực hai yếu tố) và đảm bảo người dùng có quyền truy cập an toàn hơn vào tài khoản của họ trên bất kỳ thiết bị nào.
• Quản lý tài khoản người dùng dễ dàng, thêm/xóa hoặc xem cấp độ truy cập của mọi người dùng, thiết lập bí danh email và đặt lại mật khẩu cho tài khoản email.
• Tạo tài khoản email nhóm cho từng nhóm cụ thể, sau đó chỉ định ai là người kiểm duyệt hoặc thành viên.
• Và nhiều cài đặt nâng cao khác

2.2.5 Thú vị: khả năng tích hợp với nhiều công cụ khác

Đây có lẽ là điểm nổi trội nhất khi sử dụng Zoho Mail khi mà bạn có thể tích hợp nhiều ứng dụng marketing, sale vào mail để sử dụng, đồng bộ hóa toàn bộ quy trình và quản lý chiến dịch. Vậy có gì đặc biệt?

• Tài khoản Zoho Mail là cầu nối, giúp bạn đăng nhập và sử dụng (có trả phí) nhiều ứng dụng từ hệ sinh thái của Zoho, từ tiếp thị, bán hàng, email marketing, chiến dịch….
• Tiết kiệm chi phí cực lớn cho doanh nghiệp khi phải mua và sử dụng riêng lẻ nhiều giải pháp nhưng lại khó đồng bộ, thống nhất và quản lý chung.
• Zoho CRM đã quá nổi tiếng, đây là cơ hội để bạn sử dụng và đạt hiệu quả nhiều hơn bằng cách liên kết các giải pháp của Zoho với nhau.

 

Chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn ở các phần TÍNH NĂNG bên dưới.

2.3 Tổng quan về các tính năng của Zoho Mail

Bảng điều khiển cho quản trị viên	Email doanh nghiệp
Bảo mật Email	Email tên miền tùy chỉnh
Chuyển đổi email	Tài nguyên Zoho Mail
Cộng tác với Streams	Chia sẻ email và thư mục
Bộ công cụ Email	Các tính năng nâng cao
Chính sách email	Email Retention và eDiscovery
Tích hợp giải pháp marketing và sale	App Zoho Mail trên di động

 

 3. CÁC GÓI VÀ CHI PHI ZOHO MAIL 

Zoho Mail có 2 gói chính là Mail Lite và Mail Premium, gói nâng cấp Zoho Workplace gồm 2 gói Workplace Standard và Workplace Profesional. 

Mỗi gói Zoho có các tính năng riêng, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp. Có thể sử dụng kết hợp nhiều gói Zoho Mail ví dụ như: bạn có thể mua 20 giấy phép Mail Lite để sử dụng cho nhóm nhân viên có nhu cầu giao tiếp cơ bản và 50 giấy phép Workplace Standard cho nhóm nhân viên có nhu cầu cao hơn. 

3.1 Zoho Mail – email doanh nghiệp và các tác vụ cơ bản

Zoho Mail đang là giải pháp email có chi phí tốt nhất hiện nay so với các dịch vụ email điện toán đám mây khác (chỉ bằng 1/5 Google Workspace). Ngoài ra, Zoho Mail được cung cấp như một giải pháp độc lập với các ứng dụng khác trong bộ Zoho Office.

3.1.1 Zoho Mail Lite

Gói Zoho Mail Lite có 5GB lưu trữ cho mỗi người dùng với các tính năng:

Lưu trữ email cho nhiều tên miền	Thêm và quản lý nhiều miền từ một tài khoản
Bí danh tên miền	Định cấu hình bí danh miền cho các tên miền hiện có của bạn
Chia sẻ email và thư mục	Chia sẻ các email cụ thể hoặc toàn bộ thư mục với các thành viên trong tổ chức
Streams – Công cụ cộng tác	Chia sẻ email hoặc bài đăng và bắt đầu cuộc trò chuyện theo hình thức truyền thông xã hội.
Định tuyến email	Chọn từ các tùy chọn gửi nâng cao để định tuyến email đến miền hoặc máy chủ mà bạn chọn.
Truy cập ngoại tuyến	Đọc, trả lời email và tạo mẫu khi ngoại tuyến
Lưu lại email	Lưu lại email của bạn sau khi nó đã được gửi đến người nhận
eWidget và không gian nhà phát triển	Phân loại các tích hợp mặc định dưới một ứng dụng. Tạo tiện ích mở rộng tùy chỉnh bằng cách sử dụng các công cụ dành cho nhà phát triển
Calendar, Tasks, Notes và Bookmarks	Truy cập, quản lý và tạo, ghi chú/nhiệm vụ/dấu trang trong hộp thư đến của bạn
Truy cập IMAP/POP trong ứng dụng email	Truy cập hộp thư đến của bạn trong ứng dụng email mà bạn chọn bằng giao thức IMAP/POP
Tệp đính kèm lớn lên đến 250MB	Kích thước tệp đính kèm tối đa 250MB và thiết lập quyền xem
Exchange Activesync	Đồng bộ hóa email, danh bạ và lịch với ứng dụng email trên các thiết bị Windows, iOS hoặc Android
Ứng dụng di động cho iOS và Android	Các ứng dụng di động có nhiều tính năng phù hợp với các phần mềm điều hành phổ biến
Các tính năng của Lịch	Lịch dùng chung, Lịch nhóm, Lên lịch cuộc hẹn, Đồng bộ lịch, Lịch trên điện thoại di động

 

Mail Lite phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các đội/nhóm có nhu cầu sử dụng chính là email để giao tiếp, lịch để sắp xếp công việc và sử dụng được trên nhiều thiết bị.

Zoho Mail Lite hiện đang có giá là 360.000 VND/Người dùng/Năm.

3.1.2 Zoho Mail Premium

Gói Zoho Mail Premium có 50GB lưu trữ cho mỗi người dùng với tất cả các tính năng trong Mail Lite và bổ sung thêm các tính năng sau:

Bao gồm các tính năng của Zoho Mail Lite và:
Tập tin đính kèm lớn 1TB	Tải lên tệp đính kèm tối đa 1GB và đặt quyền xem bạn chọn
Lưu trữ và khám phá điện tử	Đặt các chính sách lưu giữ để lưu trữ email và truy xuất chúng bằng cách sử dụng eDiscovery
Sao lưu và khôi phục email	Đặt chính sách sao lưu các email đã xóa khỏi tài khoản người dùng và truy xuất chúng khi cần
Tùy biến nhãn hiệu (nhãn trắng)​	Đổi thương hiệu cho giải pháp email của chúng tôi bằng biểu trưng và URL đăng nhập tùy chỉnh của bạn
S-MIME	Tăng cường bảo mật email của bạn với các dịch vụ Mã hóa và Chữ ký số
Đặt chỗ tài nguyên	Đặt phòng hội nghị với các tiện nghi ưu tiên cho các cuộc họp

 

Mail Premium phù hợp với các doanh nghiệp vừa nhỏ, doanh nghiệp lớn hoặc các đội/nhóm có nhu cầu sử dụng nhiều tên miền email; bảo mật và kiểm soát dữ liệu cao hơn; các công ty đa quốc gia hoặc khách hàng ở đa quốc gia.

Zoho Mail Premium hiện đang có giá là 1.296.000 VND/Người dùng/Năm.

3.2 Zoho Workplace – Email doanh nghiệp và bộ ứng dụng với độ bảo mật cấp cao

Đây mới được xem là đối thủ trực diện của Google Workspace (trước đây là G Suite) và Microsoft 365. Xét về chi phí, Zoho Workplace chỉ bằng 50% của Workspace và 45% của Microsoft 365.

3.2.1 Workplace Standard

Email	Lưu trữ email cho nhiều tên miền
	Bí danh tên miền
	Chia sẻ email và thư mục
	Streams – Công cụ cộng tác
	Định tuyến email
	Truy cập ngoại tuyến
	Lưu lại email
	eWidget và không gian nhà phát triển
	Calendar, Tasks, Notes và Bookmarks
	Tệp đính kèm lớn lên đến 500 MB
	Truy cập IMAP / POP trong ứng dụng email
	Exchange Activesync
	Ứng dụng di động cho iOS và Android
Zoho WorkDrive	Giới hạn tải lên tệp 250 MB
	Chia sẻ tệp và thư mục
	Tìm kiếm nội dung toàn cầu
	Chia sẻ tệp bên ngoài (1 liên kết ngoài cho mỗi tệp)
	Mã hóa ở phần còn lại (AES 256 bit) và mã hóa SSL/TLS
	Xem trước hơn 160 định dạng tệp
	Đồng bộ hóa máy tính để bàn
	Truy cập di động
Zoho Office Suite	Bộ văn phòng đầy đủ tính năng với Zoho Writer (cho tài liệu), Zoho Sheet (cho bảng tính) và Zoho Show (cho bản trình bày)
	Không giới hạn tập tin Writer, Sheet, và Show
	Lên đến 50 cộng tác viên trong một tài liệu
Zoho Cliq	Không giới hạn các tổ chức và các kênh riêng
	Tối đa 100 thành viên mỗi kênh
	Cuộc gọi video và âm thanh 1:1

 

3.2.2 Workplace Professional

Workplace Professional là gói cao cấp nhất của Zoho với đủ bộ công cụ trao tận tay bạn. Workplace Professional có 100GB lưu trữ cho mỗi người dùng, bộ nhớ WorkDrive 100GB cho mỗi người dùng (được dùng chung), bao gồm tất cả các tính năng trong Workplace Standard bổ sung thêm:

Email	Tập tin đính kèm đến 1 GB
	Lưu trữ và khám phá điện tử
	Sao lưu và khôi phục email
	Tùy biến nhãn hiệu (nhãn trắng)
	S-MIME
	Đặt chỗ tài nguyên (Lịch)
Zoho WorkDrive	Thư mục nhóm
	Vai trò và quyền
	Chia sẻ cấp thư mục con
	Chia sẻ tệp bên ngoài (có thể tạo nhiều liên kết)
	Thông báo chưa đọc
	Đồng bộ hóa máy tính để bàn
Zoho Meeting	Hội nghị truyền hình và chia sẻ màn hình lên tới 100 người tham gia
	Lưu trữ đám mây cho tối đa 10 bản ghi
Zoho Connect	Nhóm không giới hạn
	Diễn đàn
	Công cụ quản trị tri thức và nhiệm vụ
	Ứng dụng tùy chỉnh không giới hạn
	Không giới hạn khách truy cập

Với chi phí khá cao, Workplace Professional phù hợp với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, có nguồn vốn ổn định và nhu cầu sử dụng và bảo mật cấp cao.

Zoho Workplace Professional hiện có giá là 1.800.000 VND/Người dùng/Năm.

3.3 So sánh Zoho Mail và Zoho Workplace

3.4 So sánh Zoho Mail miễn phí và Zoho có phí

5.1 Email tên miền doanh nghiệp 

Để giúp THƯƠNG HIỆU nổi bật và xác thực thì tất cả thông tin liên lạc chính thức phải đến từ các địa chỉ email tùy chỉnh có CHỨA TÊN MIỀN DOANH NGHIỆP chẳng hạn support@matma.com.vn.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một tên miền cho doanh nghiệp và thiết lập địa chỉ email tùy chỉnh theo tên miền đó. Tên miền và dịch vụ email theo tên miền là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau, bạn nên hiểu rõ điều này.

5.1.1 Tên miền email

Tên miền thường là tên website đại diện cho công ty của bạn và được cung cấp bởi các công ty bán tên miền như Godaddy, Hostinger, PA Việt Nam… Dịch vụ email theo tên miền là các doanh nghiệp bán dịch vụ email như Zoho.

Ví dụ: matma.com.vn là tên miền, support@matma.com.vn là email theo tên miền đã đăng ký với Zoho.

Phải nói thêm về tên miền, bạn nên chọn các nhà cung cấp có uy tín để đăng ký. Tên miền gặp sự cố cũng ảnh hưởng đến việc sử dụng email của bạn hoặc bất kỳ hoạt động nào có sử dụng email tên miền cũng bị gián đoạn.

5.1.1.1 Tại sao nên sử dụng tên miền tùy chỉnh?

Thật ra, bạn có thể hoặc KHÔNG sử dụng email theo tên miền (nếu chưa có tên miền và không có nhu cầu sử dụng). Tuy nhiên, xét ở cấp độ doanh nghiệp, Mật Mã khuyên bạn NÊN mua tên miền dù chỉ dành riêng cho email. Vì sao? vì email tùy chỉnh có chứa tên miền doanh nghiệp mang lại những giá trị cực lớn cho thương hiệu về lâu dài mà có thể bạn chưa biết.

Theo bạn, honganh@gmail.com và honganh@matma.com.vn, email nào cho bạn cảm giác tin tưởng hơn? Và hãy thừa nhận đi, có phải bạn cũng ngầm đánh giá tính chuyên nghiệp của một tổ chức qua địa chỉ email của họ?

Theo Mật Mã, có 3 khía cạnh mà doanh nghiệp chịu tác động từ một email có tên miền của doanh nghiệp: hình ảnh thương hiệu, phát triển kinh doanh và cơ sở pháp lý. Xem chi tiết ở link bên dưới:

5.1.1.2 Có nên mua tên miền riêng với Zoho Mail?

Zoho là một trong số ít đơn vị cho phép cùng mua tên miền và dịch vụ email. Nhưng chúng ta biết đến họ như một dịch vụ email thôi, dịch vụ tên miền của họ có tốt không và có nên mua chung hay không? 

Một số ưu nhược điểm có thể nhận thấy:

Về ưu điểm, sử dụng cùng một nhà cung cấp giúp cho việc sử dụng email của bạn hoạt động tốt hơn, dễ kiểm soát hơn và sẽ tiết kiệm chi phí hơn.

Về nhược điểm, nếu có cũng do rào cản về ngôn ngữ là chính, vì các vấn đề nhiều người cho là nhược điểm như hình thức thanh toán, hỗ trợ… thì đây thật sự không phải là rào cản trong thời đại công nghệ. 

5.1.1.3 Cách mua tên miền mới từ Zoho Mail

Không cần tham khảo bước này nếu bạn đã có tên miền riêng hoặc muốn mua tên miền từ nhà cung cấp trong nước.

Tham khảo nếu bạn đang có ý định sử dụng email của Zoho và muốn mua tên miền của họ hoặc muốn chuyển từ nhà cung cấp tên miền hiện tại sang Zoho.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể cho bạn.

5.1.1.4 Xác thực tên miền

Sau khi đăng ký tên miền, bạn cần xác thực tính hợp lệ của tên miền vừa mua trước khi cài đặt Zoho Mail.

Với các tên miền mua từ Zoho, các bước xác thực là không bắt buộc. Bước này chỉ áp dụng cho các tên miền không phải Zoho cung cấp.

Vì sao phải xác minh tên miền? 

Việc xác minh bạn là chủ sở hữu tên miền nhằm giúp các chiến dịch email của bạn không bị rơi vào mục spam đồng thời  bảo vệ thương hiệu bằng cách đảm bảo những người khác không thể sử dụng tên miền của bạn khi chưa được phép.

Bạn chỉ cần xác minh một lần, sau đó bạn có thể gửi bằng bất kỳ địa chỉ email nào bằng tên miền đã xác minh.

Xem chi tiết các bước trong bài viết này:

 

5.1.2 Đăng ký Zoho Mail

Sau khi đã có tên miền, bắt đầu đăng ký và sử dụng dịch vụ email từ Zoho. Vậy lý do gì để sử dụng Zoho Mail? Zoho Mail có những điểm nào khác biệt không?

5.1.2.1 Đánh giá ưu nhược điểm của Zoho Mail

Điểm qua một vài điểm mạnh và nhược điểm của Zoho Mail trước khi tìm hiểu chi tiết các tính năng của ứng dụng này.

Ưu điểm:

• Người dùng có thể đăng ký miễn phí nhưng vẫn có tên miền riêng và sử dụng mãi mãi (1 domain, 5 user, 25MB file đính kèm)
• Bộ lọc thư rác cải tiến cấp cao, tình trạng spam cực thấp và thậm chí không có.
• Đăng ký nhanh và dễ sử dụng, giao diện đẹp mắt, không mất quá nhiều thời gian tìm hiểu.
• Sử dụng trên đa thiết bị, tích hợp được nhiều ứng dụng khác
• Hỗ trợ chuyển đổi email từ dịch vụ email khác sang Zoho Mail mà không làm mất dữ liệu và gián đoạn công việc của bạn
• Tài nguyên được lưu trữ đám mây, an toàn vào linh hoạt, bạn có thể truy cập vào bất kỳ thiết bị nào và bất khi nào để sử dụng
• Tính ổn định cao, được giám sát chặt chẽ  từ đội kỹ thuật của Zoho trên toàn cầu
• Tính năng cộng tác, làm việc nhóm trong Zoho Mail rất cao
• Tích hợp sẵn nhiều công cụ trong một giúp bạn giảm thiểu thời gian và quản lý dễ dàng hơn các đầu việc. Lịch, Ghi chú, Nhiệm vụ và Danh bạ được truy cập trực tiếp từ Zoho Mail, không rắc rối, tất cả từ một nền tảng

Nhược điểm:

• Tài khoản miễn phí không hỗ trợ IMAP và POP
• Zoho Mail là ứng dụng mới so với các đối thủ đồng cấp như Google Workspace hay Microsoft 365, người dùng có phần quan ngại.

Để biết Zoho Mail có thật sự “đáng đồng tiền bát gạo” hay không thì cần phân tích rõ các tính năng của Zoho Mail cũng như so sánh trực diện với một số email đám mây nổi tiếng khác là Google Workspace và Microsoft 365. Xem chi tiết phần so sánh sẽ giới thiệu sau.

5.1.2.2 Các tính năng đặc biệt của Zoho Mail dành cho doanh nghiệp

Với hơn 1 một thập kỷ với định danh là công ty công nghệ, Zoho tự hào cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp hàng đầu hiện nay với hơn 50 triệu người dùng trên toàn thế giới. Zoho đã có đủ thử thách và cũng chính là người trải nghiệm ứng dụng này đầu tiên cho hơn 4000 nhân vien của mình, họ tin rằng giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua các thách thức lớn nhất chính là: bảo vệ và bảo mật khối lượng lớn tài nguyên; quản lý tài khoản người dùng và đơn giản hóa quy trình làm việc phức tạp.

Các tính năng nổi bật của Zoho Mail phải kể đến:

S/MIME

Quy mô tổ chức càng lớn, số lượng email giao dịch ngày càng cao và dữ liệu càng nhạy cảm. Việc các email doanh nghiệp cần được bảo vệ tính xác thực và quyền riêng tư là cực kỳ quan trọng. Zoho Mail cung cấp S/MIME để làm việc đó. Chữ ký số và dịch vụ mã hóa trong S/MIME là một tuyến phòng thủ bổ sung chống rò rỉ dữ liệu, lừa đảo, giả mạo email và các cuộc tấn công internet khác.

Tệp đính kèm dung lượng khủng

Giới hạn kích thước tệp đính kèm sẽ không còn là mối bận tâm khi dùng Zoho Mail Premium. Gói Premium không chỉ tăng giới hạn tệp đính kèm lên 40MB mà còn đi kèm với tính năng đính kèm tệp khủng lên tới !GB. Tệp đính kèm của bạn sẽ được tải lên đám mây và một liên kết được thêm vào email. Bạn cũng có thể đặt quyền hạn và chọn người xem tệp của bạn.

Lưu trữ email và eDiscovery

Email tên miền doanh nghiệp của bạn có trách nhiệm lưu giữ thông tin email công ty và các thông tin quan trọng đi kèm để truy cập vào những thời điểm quan trọng. Với giải pháp lưu trữ email của Zoho, bạn có thể thiết lập các chính sách lưu trữ đồng thời tùy chỉnh và sử dụng eDiscovery – Khám phá điện tử để sàng lọc thông tin lưu trữ một cách dễ dàng.

Đặt lịch tài nguyên chung

Quá nhiều đội nhóm cần sử dụng tài nguyên chung nhưng không có cách lên lịch biểu, phân bổ và công bằng cho toàn bộ mọi người, đặc biệt là các công ty quy mô doanh nghiệp lớn. Tính năng Resource Booking của Zoho Mail Premium cho phép bạn BOOK trước các tài nguyên theo thứ tự, theo thời gian rảnh/bận và đồng thời chia sẻ cho nhiều người cùng biết từ CALENDAR của Zoho.

“White label” thương hiệu

Thương hiệu là nền tảng của hầu hết các doanh nghiệp. Với gói Premium của Zoho, bạn có thể nhận được email doanh nghiệp như một thương hiệu của mình mà vẫn tiết kiệm thời gian và công sức để tự xây dựng. Zoho Mail được sử dụng như một giải pháp White Label Email – đánh dấu thương hiệu hoàn chỉnh với logo và URL đăng nhập riêng do chính bạn chọn.

Xem chi tiết tại đây:

 

5.1.2.3 Các đăng ký Zoho Mail

Làm theo hướng dẫn trong bài viết này để bắt đầu đăng ký và sử dụng Zoho Mail của bạn. Sau khi đã có tài khoản và làm quen với giao diện của Zoho Mail, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết các ứng dụng trong Zoho Mail và cách sử dụng chúng để bạn có thể đối chiếu trực quan hơn.

 

5.2 Bộ công cụ Email – Email Suite 

Với Zoho Mail, email không chỉ là một hộp thư đến hay chỉ để gửi email.

Zoho Mail tích hợp cả các công cụ thường xuyên sử dụng nhất của bạn trong email với: Lịch, Nhiệm vụ, Danh bạ liên hệ và Dấu trang.

Các công cụ này tuy riêng lẻ nhưng lại là một, hiện diện ngay trong hộp thư của bạn mà không cần mở thêm nhiều tab hay ứng dụng khác. Giống như 5 ngón tay, mỗi ngón đều có thể sử dụng riêng nhưng khi được kết hợp chúng sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn.

 

5.2.1 Lịch Zoho Mail – không bỏ sót bất kỳ lịch trình nào

Với Calendar Zoho Mail, bạn có thể lập lịch, quản lý, theo dõi các cuộc họp và các sự kiện quan trọng. Dễ dàng chia sẻ nhiều lịch giữa các nhóm hoặc các cá nhân, giúp nhân viên kinh doanh phối hợp nhịp nhàng với nhân viên marketing chẳng hạn. Lịch giúp bạn nâng cao các hoạt động cộng tác với đội ngũ và tương tác với khách hàng.

Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng lịch mà chỉ để xem ngày tháng, hoặc cao hơn là đánh dấu kỷ niệm, thì thiết nghĩ, bạn nên xóa đi vì tính năng quá… nghèo nàn. Tận dụng lịch trong Zoho Mail mà không cần trả thêm phí hay tốn dung lượng bộ nhớ.

Xem toàn bộ các bước bắt đầu và hướng dẫn cách sử dụng Zoho Mail Calendar tại đây:

 

Tóm tắt ngắn gọn các tính năng của Lịch Zoho so với Lịch Workspace và Microsoft 365:

	Zoho Mail Calendar	Workspace Calendar	Outlook Calendar
Lịch tích hợp	√	√	√
Đồng bộ lịch	√	√	√
Lịch nhóm	√	√	√
Lên lịch cuộc hẹn	√	√	√
Đặt trước tài nguyên	√	√
Lịch trên di động	Zoho Mail App	Calendar App	Outllook App

 

5.2.2 Task Zoho Mail – đánh dấu nhiệm vụ cần làm nhanh chóng

Zoho Mail Task không chỉ giúp bạn quản lý nhiệm vụ cá nhân mà còn theo dõi các nhiệm vụ nhóm liền mạch. Hoàn thành danh sách nhiệm vụ nhỏ sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn việc cố gắng hoàn thành một kế hoạch lớn. Zoho Mail Task giúp bạn chia nhỏ nhiệm vụ và tạo lịch trình quản lý thuận tiện hơn.

Với Zoho Mail Task, bạn sẽ được cung cấp đầy đủ tính năng để hoàn thành nhiệm vụ trong sự kiểm soát chặt chẽ, logic và chuyên nghiệp. Nhiệm vụ của Zoho Mail còn có thể tích hợp với Zoho Projects giúp bạn kiểm soát nhiệm vụ ở tầm cao hơn.

Chi tiết Task Zoho Mail gồm những gì và cách sử dụng toàn diện:

 

Tóm tắt ngắn gọn các tính năng của Task Zoho Mail  so với Workspace Task và Microsoft 365 Task:

	Zoho Mail Task	Workspace Task	Microsoft 365 Task
Task phụ	√	√
Task nhóm	√		√
Chia sẻ Task	√		√
Task định kỳ	√		√
Hỗ trợ tệp đính kèm trong Task	√
Thêm mail dưới dạng Task	√	√	√
Liên kết Task với email	√
Truy cập Task trên điện thoại di động	Stream App	Google Task App	Outlook tích hợp với Microsoft List và Planner

 

5.2.3 Note Zoho Mail – ghi chú nhanh mọi ý tưởng

Công cụ ghi chú được tích hợp ngay trong giao diện Zoho Mail giúp bạn ghi nhớ và liệt kê mọi tác vụ nhanh hơn mà không cần đến ứng dụng của bên thứ ba.

Ngoài ra, không chỉ là nơi để ghi chú toàn bộ ý tưởng của bạn mà Note còn có thể đính kèm hình ảnh, tệp tin để mang lại giao diện đẹp mắt, dễ hình dung và dễ kiểm soát hơn.

Tính năng đặc biệt thú vị của Note Zoho Mail là khả năng cộng tác giữa các nhóm ngay trong note, tạo note cho nhóm để tăng cường công tác trong tổ chức của bạn.

 

Tóm tắt ngắn gọn các tính năng của Note Zoho Mail so với Workspace Note và Microsoft 365 Note:

	Zoho Mail Note	Workspace Note	Microsoft 365 Note
Note cá nhân	√	√	√
Note nhóm	√	√	√
Cố định Note	√	√	√
Chia sẻ Note	√	√	√
Hỗ trợ tệp đính kèm trong Note	√	√	√
Thêm mail dưới dạng Note	√	√	√
Liên kết Note với email	√		√
Truy cập Note trên điện thoại di động	Stream App	Google Keep App	Microsoft OneNote App

 

5.2.4 Contact Zoho Mail – danh bạ liên hệ tích hợp

Danh sách liên hệ là công cụ không thể thiếu trong một ứng dụng thông minh như Zoho Mail. Với Zoho Mail Contact, bạn có thể kiểm soát toàn bộ danh sách người gửi, nhận với đầy đủ thông tin, truy vấn ngay khi cần mà không cần sử dụng đến ứng dụng bên ngoài.

Với một danh sách liên lạc chất lượng và toàn diện, bạn không phải lo lắng email có gửi sai địa chỉ hay không, có thể nhập hàng loạt địa chỉ cùng lúc hay không.

Contact cũng được phân loại để phù hợp với nhu cầu liên hệ cá nhân hay tổ chức của bạn.

Chi tiết cách phân loại Zoho Mail Contact và cách sử dụng chi tiết:

 

5.2.5 Bookmark Zoho Mail – dấu trang được phép chia sẻ

Không giống các loại dấu trang thông thường, chỉ lưu và sử dụng cá nhân, Bookmark của Zoho Mail có thể được chia sẻ đến các nhóm hoặc các thành viên trong nhóm của bạn.

Ngoài ra, Bookmark của Zoho Mail còn giúp bạn lưu trữ các URL, trang web cần đánh dấu hoàn toàn trên đám mây để truy cập bất cứ khi nào bạn cần mà không bị phụ thuộc vào trình duyệt web.

Nếu thấy ứng dụng này thú vị, bạn có thể tìm hiểu chi tiết tại đây:

 

 5.3 Bảng điều khiển cho quản trị viên – Control Panel 

Control Panel là bảng điều khiển dành cho quản trị viên để quản lý toàn bộ tài khoản Zoho Mail của tổ chức.

Số lượng người dùng càng nhiều, dữ liệu và thông tin càng phức tạp, Control Panel giúp bạn theo dõi và kiểm soát dễ dàng hơn bởi cấu trúc đơn giản, dễ hiểu, dễ cấu hình.

Các quyền quản lý của quản trị viên trong tổ chức bao gồm:

5.3.1 Kiểm soát lưu trữ, quản lý và cài đặt tên miền

• Lưu trữ và đăng ký: Thật dễ dàng để kích hoạt lưu trữ cho một tên miền đã được sở hữu ngay sau khi bạn đăng ký Zoho Mail thành công
• Quản lý nhiều tên miền: Bạn có thể thêm và xử lý nhiều tên miền cho tổ chức của mình trong cùng một tài khoản. Tên miền và dữ liệu tên miền được lưu trữ trên đám mây, quản trị viên có thể theo dõi thông qua bảng điều khiển. Chính vì vậy, quản trị viên được giảm bớt gánh nặng phải duy trì các máy chủ cho từng tên miền riêng lẻ nếu như đăng ký email hosting mà không phải email đám mây.
• Quản lý nhiều bí danh: Kiểm soát hàng loạt các bí danh email và quyền hạn liên quan, vừa đảm bảo email của mọi người gọn gàng vừa chắc chắn email đến đúng nơi cần đến.
• Các tùy chỉnh giao diện: Tùy chỉnh URL, ảnh đại diện và chủ đề để phù hợp với hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp.

5.3.2 Quản lý người dùng – User Details

Trong bảng điều khiển, mục User Details chứa đầy đủ thông tin về người dùng trong toàn bộ tổ chức. Tại đây, quản trị viên cũng có thể tùy biến từng cài đặt lên từng tài khoản người dùng nhanh chóng.

Xem chi tiết các tác vụ liên quan đến User từ quyền của Quản trị viên:

 

Còn tiếp…